Trong bài viết này, Học Excel Online sẽ hướng dẫn bạn tìm hiểu cách sử dụng hàm SUMIF để tính tổng các ô theo điều kiện. Bài viết sẽ tập trung vào các ví dụ với tiêu chí ngày tháng, văn bản, số, ký tự đại diện, ô rỗng (blank) và ô không rỗng.
Microsoft Excel có chức năng tổng hợp các dữ liệu lớn từ các báo cáo và phân tích. Một trong những hàm hữu ích nhất có thể giúp bạn giải quyết một số vấn đề bằng hàm SUMIF. Thay vì cộng tất cả các số trong một phạm vi, nó cho phép bạn tính tổng giá trị đáp ứng tiêu chí. Hãy cùng Học Excel Online tìm hiểu ngay sau đây.
Hàm SUMIF trong Excel
Hàm SUMIF tính tổng theo điều kiện hay tiêu chí mà bạn đưa ra.
Nó có cú pháp và tham số sau:
SUMIF(range, criteria, [sum_range])
Trong đó:
-
Range (Bắt buộc) – vùng dữ liệu được đánh dấu theo tiêu chí.
-
Criteria (Bắt buộc) –
điều kiện hay tiêu chí đưa ra để đối chiếu với vùng dữ liệu ở tham số đầu tiên
. Nó có thể được cung cấp dưới dạng một số, văn bản, ngày tháng, tham chiếu ô, biểu thức logic hoặc hàm.
-
Sum_range (tùy chọn) –
vùng dữ liệu sẽ tính tổng
. Nếu bị bỏ qua, thì phạm vi sẽ được cộng lại.
Hàm có sẵn trong tất cả các phiên bản Excel 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 và các phiên bản cũ hơn.
Hàm SUMIF cơ bản
Cho người mới bắt đầu, chúng ta hãy xây dựng hàm SUMIF trong Excel ở dạng đơn giản nhất.
Trong bảng mẫu bên dưới, giả sử bạn muốn nhận được tổng doanh số cho một vùng cụ thể, chẳng hạn như North. Để hoàn tất, chúng ta xác định các tham số sau:
-
Range – danh sách các vùng (B2:B10).
-
Criterion – “North” hay ô chứa vùng quan tâm (F1).
-
Sum_range – số tiền bán hàng được cộng vào (C2:C10)
Đặt các tham số lại với nhau, chúng ta nhận được các công thức sau:
=SUMIF(B2:B10, “north”, C2:C10)
Hay
=SUMIF(B2:B10, F1, C2:C10)
Cả hai chỉ tính tổng các ô North:
Làm thế nào để sử dụng hàm SUMIF trong Excel
Thoạt nhìn, SUMIF là một hàm có cú pháp khá phức tạp. Những lưu ý sau đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về logic bên trong của nó và tránh được những lỗi thường gặp.
- SUMIF chỉ hỗ trợ một tiêu chí
Cú pháp của hàm SUMIF chỉ có 1 điều kiện. Để tính tổng với nhiều tiêu chí, hãy sử dụng hàm SUMIFS (cộng các ô đáp ứng tất cả các điều kiện) hoặc xây dựng công thức SUMIF với tiêu chí OR (tính tổng các ô đáp ứng bất kì điều kiện nào).
- Cú pháp tiêu chí SUMIF
Đối với tiêu chí, hàm SUMIF cho phép sử dụng các kiểu dữ liệu khác nhau bao gồm văn bản, số, ngày tháng, tham số ô, phép toán logic (>, <, =, <>), ký tự đại diện (?, *, ~) và các hàm khác.
Nếu tham số tiêu chí bao gồm giá trị văn bản, ký tự đại diện hoặc phép toán logic theo sau là văn bản, số hoặc ngày, hãy đặt toàn bộ tiêu chí trong dấu ngoặc kép. Ví dụ:
=SUMIF(B2:B10, “north*”, C2:D10)
=SUMIF(C2:D10, “>100”)
=SUMIF(B2:B10, “<>north”, C2:D10)
=SUMIF(C2:C10, “<=9/10/2020”, B2:B10)
Khi một phép toán logic được theo sau bởi một tham chiếu ô hoặc một hàm khác, các tiêu chí phải được cung cấp dưới dạng một chuỗi. Đối với điều này, bạn sử dụng dấu và (&) để nối một phép toán logic và một tham chiếu hoặc hàm. Ví dụ:
=SUMIF(B2:B10, “>”&F1)
=SUMIF(C2:D10, “<=”&TODAY(), B2:B10)
Xin lưu ý rằng các phép toán so sánh được đặt trong dấu ngoặc kép trong khi tham chiếu ô thì không.
- Range và sum_range phải có cùng kích thước
Để công thức SUMIF hoạt động chính xác, tham số sum_range phải có cùng kích thước với dải ô, nếu không bạn có thể nhận được kết quả sai lệch. Vấn đề là sum_range chỉ xác định ô phía trên bên trái của phạm vi sẽ được tính tổng, vùng còn lại được xác định bởi kích thước và hình dạng của tham số phạm vi.
Với những điều kiện trên, công thức dưới đây sẽ thực sự tính tổng các ô trong C2:C10 chứ không phải trong C2:D10. Tại sao? Bởi vì dải ô bao gồm 1 cột, 9 hàng và sum_range cũng vậy.
=SUMIF(B2:B10, “north”, C2:D10)
- Range và sum_range không thể là mảng
Mặc dù SUMIF có thể xử lý một hằng số mảng trong các tiêu chí như được hiển thị giống như ví dụ này, nó không hỗ trợ các mảng trong dải ô và sum_range. Hai tham số này chỉ có thể là vùng giá trị.
- SUMIF không phân biệt chữ hoa chữ thường
Theo thiết kế, SUMIF trong Excel không phân biệt chữ hoa chữ thường, nghĩa là nó coi chữ hoa và chữ thường như nhau.. Để tạo công thức SUMIF phân biệt chữ hoa chữ thường, hãy sử dụng hàm SUMPRODUCT cùng với EXACT.
Ví dụ về hàm SUMIF trong Excel
Vì bạn đã biết các quy tắc chính của việc sử dụng hàm SUMIF trong Excel, đã đến lúc áp dụng kiến thức thực tế và cải thiện các kỹ năng đã học.
Ví dụ 1: SUMIF lớn hơn và nhỏ hơn
Để tính tổng các số lớn hơn hoặc nhỏ hơn một giá trị cụ thể, hãy định dạng tiêu chí SUMIF bằng một trong các phép toán logic sau:
-
Lớn hơn (>)
-
Lớn hơn hoặc bằng (> =)
-
Nhỏ hơn (<)
-
Nhỏ hơn hoặc bằng (<=)
“Trong B2:B10”, giả sử bạn muốn tính tổng các số lớn hơn 200. Để thể hiện điều kiện này, hãy đặt toán phép toán so sánh (>) trước số đó và đặt cấu trúc trong dấu ngoặc kép:
=SUMIF(B2:B10, “>200”)
Nếu điều kiện nằm trong ô khác, giả sử là E1, hãy nối phép toán logic và tham chiếu ô:
=SUMIF(B2:B10, “>”&E1)
Theo cách tương tự, bạn có thể tính tổng các giá trị nhỏ hơn 200 bằng cách sử dụng phép toán nhỏ hơn (<):
=SUMIF(B2:B10, “<200”)
Ví dụ 2. SUMIF bằng
Công thức SUMIF với tiêu chí “bằng” hoạt động cho cả số và văn bản. Trong các tiêu chí như vậy, dấu bằng không thực sự bắt buộc.
Ví dụ: để tìm tổng số các mặt hàng được giao trong 3 ngày, bất kỳ công thức nào dưới đây sẽ cho chúng ta kết quả đúng:
=SUMIF(C2:C10, 3, B2:B10)
hay
=SUMIF(C2:C10, “=3”, B2:B10)
Để tính tổng nếu bằng ô, chỉ cần cung cấp cho tham chiếu ô cho tiêu chí
=SUMIF(C2:C10, F1, B2:B10)
Trong đó B2: B10 là số lượng, C2: C10 là thời gian vận chuyển và F1 là thời gian giao hàng mong muốn.
Tương tự như vậy, bạn có thể sử dụng tiêu chí “bằng” với các giá trị văn bản. Ví dụ: để cộng tất cả số lượng Apple, hãy chọn bất kỳ công thức nào dưới đây:
=SUMIF(A2:A10, “apples”, B2:B10)
=SUMIF(A2:A10, “=apples”, B2:B10)
=SUMIF(A2:A10, F1, B2:B10)
Trong đó A2: A10 là danh sách các mục để so sánh với giá trị trong F1.
Lưu ý: Các công thức trên ngụ ý rằng tiêu chí phù hợp với toàn bộ nội dung ô. Do đó, hàm SUMIF sẽ cộng thêm doanh số bán hàng của Apple, nhưng không phải là Green Apple. Để tính tổng các kết quả phù hợp, hãy xây dựng tiêu chí “nếu ô chứa” như trong công thức phép toán đại diện SUMIF.
Ví dụ 3: SUMIF không bằng
Để xây dựng tiêu chí “không bằng”, hãy sử dụng phép toán logic “<>”.
Khi một giá trị, văn bản hoặc số, được thay thế bằng tiêu chí, hãy nhớ đặt toàn bộ cấu trúc bằng dấu ngoặc kép.
Ví dụ, để tính tổng số tiền với lô hàng ngoài 3 ngày, công thức như sau:
=SUMIF(C2:C10, “<>3”, B2:B10)
Để tìm tổng số tất cả các mặt hàng ngoại trừ Táo, công thức là:
=SUMIF(A2:A10, “<>apples”, B2:B10)
Khi giá trị tiêu chí nằm trong một ô khác, hãy nối phép toán “không bằng với” và một tham chiếu ô như sau:
=SUMIF(A2:A10, “<>”&F1, B2:B10)
Ví dụ 4: SUMIF không trống
Để tạo loại công thức “nếu ô không trống thì tính tổng”, hãy sử dụng “<>” làm tiêu chí. Thao tác này sẽ cộng tất cả các ô chứa bất kỳ thứ gì trong đó, bao gồm cả các chuỗi có độ dài bằng không.
Ví dụ: đây là cách bạn có thể tính tổng doanh số bán hàng cho tất cả các khu vực, tức là trong đó cột B không trống:
=SUMIF(B2:B10, “<>”, C2:D10)
Ví dụ 5. SUMIF trống
Để tính tổng các ô trong một số cột nếu ô tương ứng trong một cột khác trống, hãy sử dụng một trong các tiêu chí sau:
-
“” – tính tổng các ô nếu một ô khác trống; các ô chứa chuỗi trống cũng được coi là trống.
-
“=” – để tính tổng các ô hoàn toàn trống.
Trong bảng mẫu của chúng ta, công thức sau sẽ tính tổng doanh số cho các khu vực không xác định, tức là ô trong cột B trống:
=SUMIF(B2:B10, “”, C2:D10)
Ví dụ 6. Ký tự đại diện SUMIF trong Excel
Để tính tổng các ô dựa trên kết quả khớp từng phần, bao gồm một trong các ký tự đại diện trong tiêu chí của bạn:
-
Dấu chấm hỏi (?) Để thay thế bất kỳ ký tự đơn nào.
-
Dấu hoa thị (*) để thay thế bất kỳ số lượng ký tự nào.
Ví dụ: công thức dưới đây sẽ chỉ tính tổng doanh số cho khu vực phía Bắc:
=SUMIF(B2:B10, “north”, C2:D10)
Để tổng doanh số bán hàng cho tất cả các khu vực, bao gồm North, North-East và North-West, hay đặt dấy hoa thị ngay sau văn bản:
=SUMIF(B2:B10, “north*”, C2:D10)
Nếu bạn muốn nhập vùng quan tâm vào một ô xác định trước (F1), sau đó nối một tham chiếu ô và một ký tự đại diện được đặt trong dấu ngoặc kép:
=SUMIF(B2:B10, F1&”*”, C2:D10)
Để khớp dấu chấm hỏi hoặc dấu hoa thị, hãy đặt dấu ngã (~) trước ký tự, ví dụ “~?” hoặc “~ *”.
Ví dụ: để tổng hợp doanh số cho các khu vực được đánh dấu *, hãy sử dụng “* ~ *” cho tiêu chí. Trong trường hợp này, dấu hoa thị đầu tiên là ký tự đại diện và dấu hoa thị thứ hai là ký tự dấu hoa thị.
=SUMIF(B2:B10, “*~*”, C2:D10)
Nếu tiêu chí (* trong trường hợp này) được cho là được nhập vào một ô riêng biệt, thì hãy nối một dấu ngã và tham chiếu ô, như sau:
=SUMIF(B2:B10, “*”&”~”&F1, C2:D10)
Ví dụ 7: SUMIF trong Excel với ngày tháng
Việc sử dụng ngày tháng làm tiêu chí SUMIF rất giống việc sử dụng số. Điều quan trọng nhất là thay thế định dạng ngày mà Excel có thể hiểu được. Nếu bạn không chắc định dạng ngày nào được hỗ trợ và định dạng ngày nào không, hàm DATE có thể là một giải pháp.
Giả sử bạn đang tìm cách tính tổng doanh số ngày 10/9/2020, tiêu chí có thể được thẻ hiện như sau:
=SUMIF(C2:C10, “<9/10/2020”, B2:B10)
hay
=SUMIF(C2:C10, “<“&DATE(2020,9,10), B2:B10)
hay
=SUMIF(C2:C10, “<“&F1, B2:B10)
Trong đó F1 là ngày mục tiêu.
Để tính tổng các ô dựa trên ngày hôm nay, bao gồm hàm TODAY trong tiêu chí của bạn. Ví dụ: công thức dưới đây sẽ tính tổng doanh số bán hàng với ngày giao hàng trước ngày hôm nay:
=SUMIF(C2:C10, “<“&TODAY(), B2:B10)
Để tính tổng trong một chuỗi ngày, bạn cần xác định riêng biệt ngày nhỏ hơn và lớn hơn. Điều này có thế được thực hiện với sự trợ giúp của hàm SUMIFS hỗ trợ nhiều tiêu chí.
Ví dụ: để tính tổng nếu một ngày nằm giữa hai ngày, thì đây là công thức để sử dụng:
=SUMIFS(B2:B10, C2:C10, “>=”&F1, C2:C10, “<=”&G1)
Trong đó B2:B10 là tổng phạm vi, C2:C10 là danh sách ngày cần kiểm tra, F1 là ngày bắt đầu và G1 là ngày kết thúc.
Cách thực hiện SUMIF từ một sheet khác
Khi bạn cần tính tổng dữ liệu có điều kiện từ một trang tính khác, chỉ cần cũng cấp tham chiếu bên ngoài cho các đối số SUMIF. Cách dễ nhất là bắt đầu nhập công thức, chuyển sang sheet khác và chọn vùng bằng chuột. Excel sẽ tự động chèn tất cả các tham chiếu mà bạn không cần phải lo lắng về cú pháp đúng.
Ví dụ: công thức dưới đây sẽ có các giá trị trong C2:C10 trên Data sheet dựa trên tiêu chí tròn B3 trên Sheet 1:
=SUMIF(Data!B2:B10, B3, Data!C2:C10)
Công thức SUMIF phân biệt chữ hoa chữ thường trong Excel
Như đã đề cập, về bản chất, hàm SUMIF trong Excel không phân biệt chữ hoa chữ thường. Để tính tổng các ô tính tổng các ô có điều kiện cần cân nhắc các từ viết hoa, bạn sẽ phải sử dụng một số hàm khác, cụ thể là hàm SUMPRODUCT và EXACT xử lý chữ hoa và chữ thường là ký tự khác nhau:
SUMPRODUCT(–(EXACT(range, criteria)), sum_range)
Giả sử bạn có một danh sách các mã mặt hàng trong cột A, nơi mà chữ hoa và chữ thường được xác định khác nhau. Mục tiêu của bạn là tính tổng các số trong cột B cho một mục cụ thể, chẳng hạn A-01.
Để hoàn tất, bạn có thể nhập mục đích trực tiếp vào đối số thứ 2 của hàm EXACT:
=SUMPRODUCT(–(EXACT(A2:A10, “A-01”)), B2:B10)
Hoặc nhập mã mặt hàng vào một ô riêng (E1) như trong hình:
=SUMPRODUCT(–(EXACT(A2:A10, E1)), B2:B10)
Hàm này hoạt động như thế nào?
Hàm EXACT so sánh mặt hàng mục tiêu với từng mặt hàng trong danh sách nguồn và trả về giá trị TRUE nếu tìm kết quả không khớp, nếu không thì là FALSE:
{TRUE;FALSE;FALSE;FALSE;FALSE;FALSE;TRUE;FALSE;FALSE}
Toán tử đơn ngôi kép (–) chuyển đổi TRUE và FALSE thành 1 và 0, tương ứng:
{1;0;0;0;0;0;1;0;0}
Hàm SUMPRODUCT nhân các phần tử của mảng trên với các mục tương ứng trong B2: B10:
SUMPRODUCT({1;0;0;0;0;0;1;0;0}, {250;155;130;255;160;280;170;285;110})
Bởi vì nhân với 0 bằng 0 chỉ những mục mà EXACT trả về TRUE (1) mới tồn tại:
SUMPRODUCT({250;0;0;0;0;0;170;0;0})
Cuối cùng, SUMPRODUCT cộng các sản phẩm và xuất ra tổng.
Đó là cách sử dụng SUMIF trong Excel. Hy vọng rằng, các ví dụ về công thức của chúng tôi đã cung cấp cho bạn một số hiểu biết tốt. Dù sao, cảm ơn bạn đã đọc và hy vọng sẽ gặp bạn trên blog của chúng tôi vào tuần tới!
