Giấy mời họp là văn bản hành chính sử dụng nhiều trong đời sống và công việc. Mẫu giấy mời họp luôn phải đúng quy định về hình thức và cách trình bày. Vậy một văn bản giấy mời họp đúng tiêu chuẩn ra sao? Hãy theo dõi bài viết để được giải đáp vấn đề này nhé!
Giấy mời họp là gì?
Giấy mời họp là một trong những hình thức thông báo về thời gian, địa điểm của một sự kiện hội họp. Việc sử dụng giấy mời họp thể hiện cho sự chuyên nghiệp, tôn trọng của ban tổ chức cuộc họp dành cho người được mời. Những người nhận được giấy mời họp đều là những nhân tố quan trọng trong sự kiện này buộc phải có mặt để sự kiện được diễn ra suôn sẻ nhất.
Giấy mời họp hay còn được gọi là thư mời họp sẽ được các doanh nghiệp sử dụng rộng rãi và phổ biến khi có bất kì ột cuộc họp quan trọng được diễn ra. Thông thường, việc soạn thảo mẫu thư mời họp sẽ do bộ phận hành chính nhân sự của công ty thực hiện và được ban giám đốc phê duyệt trước khi đưa vào sử dụng.
Những trường hợp sử dụng giấy mời họp
Thực tế hiện thư mời họp mặt được sử dụng trong rất nhiều trường hợp khác nhau, tùy thuộc vào tính chất hoạt động của đơn vị. Mỗi trường hợp sử dụng mẫu thư mời họp sẽ đều hướng đến những mục đích khác nhau.
Một số trường hợp sử dụng giấy mời nhận họp phổ biến
Một số trường hợp điển hình như: Mời họp phụ huynh, họp cán bộ cấp cao trong công ty, họp đại hội, họp hội nghị,… Và với mỗi trường hợp sẽ có mục đích sử dụng khác nhau. Mẫu giấy mời họp mà chúng tôi sẽ cung cấp cho các bạn dưới đây là một văn bản chung nhất và có thể sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau.
Nội dung cần có trong thư mời họp
Một mẫu thư mời họp đúng tiêu chuẩn cần phải truyền đạt đến người đầy đủ thông tin cần thiết. Những nội dung không thể thiếu trong bất kì một văn bản thư mời họp nào gồm:
- Tên cơ quan viết ở góc trái
- Tiêu đề giấy mời in hoa có dấu
- Quốc hiệu, tiêu ngữ phía bên phải
- Kính gửi (họ và tên người được mời)
- Mục đích cuộc họp
- Địa điểm tổ chức
- Lý do tổ chức cuộc họp
- Chữ ký của lãnh đạo cơ quan (hoặc người chủ trì cuộc họp)
Trước khi viết thư mời họp cần phải xác định danh tính đối tượng cần mời tham dự cuộc họp, hội nghị để sử dụng ngôn từ chính xác.
XEM THÊM: [Download] Mẫu biên bản cuộc họp dùng cho mọi trường hợp
Download mẫu giấy mời họp
Mẫu thư mời họp 1
Download mẫu thư mời họp mới nhất
Mẫu thư mời họp 2
Download giấy mời họp
Mẫu thư mời 3
Download Giấy mời họp
Cách viết mẫu giấy mời họp, thư mời họp
Trước khi viết mẫu thư mời họp người viết cần xác định được đối tượng tham gia cuộc họp là ai, mục đích của cuộc họp này là gì. Từ đó viết nội dung thư phù hợp với đối tượng tham gia. Thư mời họp cần đảm bảo tính ngắn gọn, khách quan và nêu được trọng tâm của buổi họp, không nên quá dài dòng lan man.
Thông thường một mẫu thư mời họp sẽ bao gồm những nội dung cơ bản dưới đây, bạn có thể tham khảo để viết mẫu thư mời họp chuyên nghiệp nhất:
- Tên cơ quan, tổ chức, người được mời: Ở mục này bạn cần nêu ra đầy đủ những thông tin về cơ quan, tổ chức hay đối tượng được mời của buổi họp. Ví dụ với đối tượng được mời là cá nhân thì trong thư mời cần nêu được đầy đủ họ tên, chức vụ của người được mời: Ông Nguyễn Văn Dũng, chức vụ: Trưởng phòng Marketing.
- Tóm tắt nội dung cuộc họp: Đây là nội dung quan trọng trong mẫu giấy mời họp. Thông qua tóm tắt nội dung buổi họp người tham gia sẽ nắm được họ cần chuẩn bị những giấy tờ, hồ sơ gì cho buổi họp. Tuy nhiên khi viết phần tóm tắt nội dung bạn chỉ cần nêu nội dung một cách sơ lược, tóm tắt để người nhận nắm được cơ bản về cuộc họp. Không nên trình bày quá lan man, dài dòng gây khó hiểu cho người nhận.
- Thời gian và địa điểm: Thời gian và địa điểm là nội dung không thể thiếu trong một mẫu giấy mời họp. Khi lên kế hoạch cho cuộc họp người tổ chức sẽ có kế hoạch cho thời gian và địa điểm diễn ra buổi họp. Bạn cần điền một cách chính xác thông tin này để người tham dự có thể nắm được và có mặt đúng giờ trong buổi họp.
Tham khảo thêm: Cách viết thư cảm ơn khách hàng chuyên nghiệp
Những lưu ý khi viết thư mời họp
Một số những lưu ý mà người cần quan tâm khi viết giấy mời họp bao gồm:
- Thông tin của người mời họp cần đầy đủ, chính xác
- Tóm tắt nội dung cuộc họp để người được mời nắm rõ thông tin cơ bản
- Thời gian địa điểm diễn ra sự kiện họp cung cấp đầy đủ, cụ thể
- Với mỗi mẫu giấy mời cuộc họp thì người viết thường chỉ phải viết phần đề nghị, nhưng vẫn có một vài trường hợp đặc biệt cần phải lưu ý đối với người được mời họp, cần phải chuẩn bị ( trang phục, tiết mục văn nghệ; hài kịch; phát biểu…)
- Cần có chữ ký người đại diện ở cuối mỗi mẫu giấy mời họp
- Tuyệt đối không được gạch xóa, làm vấy bẩn vào thư mời họp
Trên là những vấn đề liên quan đến giấy mời họp mà nhiều bạn đọc quan tâm. Hy vọng rằng những mẫu giấy mời họp mà chúng tôi cung cấp đã giúp bạn đọc có thể sử dụng trong trường hợp cần thiết. Đừng quên những bài viết hữu ích khác của chúng tôi nhé!
