Biểu mẫu trong Access là đối tượng cơ sở dữ liệu mà bạn có thể sử dụng để tạo giao diện người dùng cho một ứng dụng cơ sở dữ liệu. Biểu mẫu “được liên kết” là biểu mẫu được kết nối trực tiếp với nguồn dữ liệu, như bảng hoặc truy vấn và có thể được dùng để nhập, chỉnh sửa hoặc hiển thị dữ liệu từ nguồn dữ liệu đó. Ngoài ra, bạn có thể tạo một biểu mẫu “không được liên kết”, không liên kết trực tiếp với nguồn dữ liệu, nhưng vẫn chứa các nút lệnh, nhãn hoặc điều khiển mà bạn cần để vận hành ứng dụng.
Bài viết này chủ yếu tập trung vào các biểu mẫu được liên kết. Bạn có thể sử dụng các biểu mẫu được liên kết để kiểm soát quyền truy nhập vào dữ liệu, như loại trường hay hàng dữ liệu sẽ hiển thị. Ví dụ: một số người dùng nhất định có thể chỉ cần xem một số trường trong bảng gồm nhiều trường. Việc cung cấp cho những người dùng đó một biểu mẫu chỉ chứa các trường họ cần sẽ giúp họ sử dụng cơ sở dữ liệu dễ dàng hơn. Bạn cũng có thể thêm các nút lệnh và các tính năng khác vào biểu mẫu để tự động hóa các thao tác được thực hiện thường xuyên.
Hãy nghĩ về biểu mẫu được liên kết như cửa sổ mà qua đó mọi người có thể xem và tiếp cận cơ sở dữ liệu của bạn. Một biểu mẫu hiệu quả sẽ tăng tốc độ sử dụng cơ sở dữ liệu của bạn vì mọi người không phải tìm kiếm nội dung họ cần. Một biểu mẫu hấp dẫn trực quan sẽ giúp làm việc hiệu quả và thoải mái hơn với cơ sở dữ liệu, đồng thời biểu mẫu còn giúp ngăn chặn việc nhập dữ liệu không chính xác.
Lưu ý: Bài viết này giả sử bạn đã tạo một bảng (hoặc một truy vấn dựa trên một hoặc nhiều bảng) và rằng bạn muốn xây dựng biểu mẫu để xem hoặc thao tác với dữ liệu.
Tạo biểu mẫu bằng cách sử dụng công cụ Biểu mẫu
Bạn có thể sử dụng công cụ Biểu mẫu để tạo một biểu mẫu bằng một thao tác bấm chuột duy nhất. Khi bạn sử dụng công cụ này, tất cả các trường từ nguồn dữ liệu cơ sở sẽ được đặt trên biểu mẫu. Bạn có thể bắt đầu sử dụng biểu mẫu mới ngay hoặc bạn có thể sửa đổi biểu mẫu trong dạng xem Bố trí hoặc dạng xem Thiết kế để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của bạn.
Sử dụng công cụ Biểu mẫu để tạo một biểu mẫu mới
-
Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm vào bảng hoặc truy vấn có chứa dữ liệu bạn muốn thấy trên biểu mẫu.
-
Trên tab Tạo, trong nhóm Biểu mẫu, hãy bấm vào Biểu mẫu.
Access sẽ tạo biểu mẫu và hiển thị nó trong dạng xem Bố trí. Ở dạng xem Bố trí, bạn có thể thay đổi thiết kế cho biểu mẫu trong khi biểu mẫu đang hiển thị dữ liệu. Ví dụ, bạn có thể điều chỉnh kích cỡ của hộp văn bản cho vừa với dữ liệu, nếu cần.
Nếu Access tìm thấy một bảng đơn có mối quan hệ một-nhiều với bảng hoặc truy vấn mà bạn đã dùng để tạo biểu mẫu, Access sẽ thêm một cơ sở dữ liệu cho biểu mẫu đó, dựa trên bảng hoặc truy vấn liên quan. Ví dụ: nếu bạn tạo một biểu mẫu đơn giản, dựa trên bảng Nhân viên và xác định có mối quan hệ một-nhiều giữa bảng Nhân viên và bảng Đơn hàng thì biểu dữ liệu sẽ hiển thị tất cả các bản ghi trong bảng Đơn hàng liên quan đến bản ghi Nhân viên hiện tại. Bạn có thể xóa biểu dữ liệu khỏi biểu mẫu nếu bạn quyết định không cần nữa. Nếu có nhiều bảng có mối quan hệ một-nhiều với bảng mà bạn dùng để tạo biểu mẫu, Access sẽ không thêm bất cứ biểu dữ liệu nào vào biểu mẫu.
Tạo biểu mẫu tách bằng cách sử dụng công cụ Biểu mẫu Tách
Biểu mẫu tách cung cấp cho bạn đồng thời hai dạng xem dữ liệu — dạng xem Biểu mẫu và dạng xem Biểu dữ liệu.
Biểu mẫu tách phân biệt tổ hợp biểu mẫu/biểu mẫu con, trong đó hai dạng xem được kết nối với cùng một nguồn dữ liệu và được đồng bộ với nhau mọi lúc. Nếu bạn chọn một trường trong một phần của biểu mẫu thì bạn cũng sẽ chọn cùng trường đó trong phần kia của biểu mẫu. Bạn có thể thêm, chỉnh sửa hoặc xóa dữ liệu khỏi một trong hai phần (miễn là nguồn bản ghi có thể cập nhật và bạn chưa đặt cấu hình biểu mẫu để ngăn chặn những thao tác này).
Làm việc với các biểu mẫu tách sẽ đem đến cho bạn lợi ích của cả hai loại biểu mẫu trong một biểu mẫu duy nhất. Ví dụ: bạn có thể sử dụng phần biểu dữ liệu trong biểu mẫu để xác định nhanh bản ghi, rồi sử dụng phần biểu mẫu để xem hoặc chỉnh sửa bản ghi.
Cách tạo biểu mẫu tách bằng công cụ Biểu mẫu Tách:
-
Trong Ngăn Dẫn hướng, hãy bấm vào bảng hoặc truy vấn có chứa dữ liệu bạn muốn có trong biểu mẫu của mình. Hoặc mở bảng hoặc truy vấn trong dạng xem Biểu dữ liệu.
-
Trên tab Tạo, trong nhóm Biểu mẫu, bấm Xem thêm Biểu mẫu, rồi bấm Biểu mẫu Tách.
Access sẽ tạo biểu mẫu và hiển thị nó trong dạng xem Bố trí. Ở dạng xem Bố trí, bạn có thể thay đổi thiết kế cho biểu mẫu trong khi biểu mẫu đang hiển thị dữ liệu. Ví dụ: bạn có thể điều chỉnh kích cỡ của hộp văn bản cho vừa với dữ liệu, nếu cần. Để biết thêm thông tin về các dạng xem biểu mẫu, hãy xem mục Hiểu rõ dạng xem Bố trí và dạng xem Thiết kế.
Tạo biểu mẫu hiển thị nhiều bản ghi bằng cách sử dụng công cụ Nhiều Mục
Khi bạn tạo biểu mẫu bằng cách sử dụng công cụ Biểu mẫu, biểu mẫu mà Access tạo sẽ hiển thị một bản ghi mỗi lần. Nếu bạn muốn một biểu mẫu hiển thị nhiều bản ghi nhưng dễ tùy chỉnh hơn một biểu dữ liệu, bạn có thể sử dụng công cụ Nhiều Mục.
-
Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm vào bảng hoặc truy vấn có chứa dữ liệu bạn muốn thấy trên biểu mẫu.
-
Trên tab Tạo, trong nhóm Biểu mẫu, bấm vào Xem thêm Biểu mẫu, rồi bấm Nhiều Mục.
Access tạo biểu mẫu và hiển thị biểu mẫu ở dạng xem Bố trí. Trong dạng xem Bố trí, bạn có thể thay đổi thiết kế cho biểu mẫu trong khi biểu mẫu đang hiển thị dữ liệu.
Khi bạn sử dụng công cụ Nhiều Mục, biểu mẫu mà Access tạo sẽ giống một biểu dữ liệu. Dữ liệu được sắp xếp trong các hàng và cột và bạn có thể xem nhiều bản ghi cùng lúc. Tuy nhiên, biểu mẫu Nhiều Mục sẽ cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn tùy chỉnh hơn biểu dữ liệu, chẳng hạn như khả năng thêm các yếu tố đồ họa, nút và các điều khiển khác. Để biết thêm thông tin về cách tùy chỉnh biểu mẫu của bạn, hãy xem mục Tinh chỉnh biểu mẫu của bạn trong dạng xem Bố trí và Tinh chỉnh biểu mẫu của bạn trong dạng xem Thiết kế.
Tạo biểu mẫu bằng cách sử dụng Trình hướng dẫn Biểu mẫu
Để có thêm lựa chọn về loại trường xuất hiện trên biểu mẫu của mình, bạn có thể sử dụng Trình hướng dẫn Biểu mẫu thay vì các công cụ dựng biểu mẫu khác đã được đề cập. Bạn cũng có thể xác định cách nhóm và sắp xếp dữ liệu, cũng như sử dụng các trường từ hai bảng hoặc truy vấn trở lên, miễn là bạn đã chỉ định mối quan hệ giữa các bảng và truy vấn trước đó.
-
Trên tab Tạo, trong nhóm Biểu mẫu, bấm vào Trình hướng dẫn Biểu mẫu.
-
Làm theo các chỉ dẫn trên các trang của Trình hướng dẫn Biểu mẫu.
Lưu ý: Nếu bạn muốn bao gồm các trường từ nhiều bảng và truy vấn trên biểu mẫu, đừng bấm Tiếp theo hoặc Kết thúc sau khi bạn chọn các trường từ bảng hoặc truy vấn đầu tiên trên trang đầu của Trình hướng dẫn Biểu mẫu. Thay vào đó, lặp lại các bước chọn một bảng hoặc truy vấn và bấm vào bất kỳ trường bổ sung nào mà bạn muốn bao gồm trên biểu mẫu. Sau đó, bấm Tiếp theo hoặc Kết thúc để tiếp tục.
-
Trên trang cuối cùng của trình hướng dẫn, bấm Kết thúc.
Tạo biểu mẫu bằng cách sử dụng công cụ Biểu mẫu Trống
Nếu trình hướng dẫn hoặc công cụ tạo biểu mẫu không đáp ứng được nhu cầu của bạn, bạn có thể sử dụng công cụ Biểu mẫu Trống để dựng một biểu mẫu. Đây có thể là một cách rất nhanh để dựng biểu mẫu, đặc biệt là khi bạn dự định chỉ đưa một vài trường vào biểu mẫu của mình.
-
Trên tab Tạo, trong nhóm Biểu mẫu, bấm Biểu mẫu Trống.
Access sẽ mở một biểu mẫu trống trong dạng xem Bố trí và hiển thị ngăn Danh sách Trường.
-
Trong ngăn Danh sách Trường, hãy bấm vào dấu cộng (+) cạnh bảng hoặc các bảng có chứa các trường bạn muốn thấy trên biểu mẫu.
-
Để thêm một trường vào biểu mẫu, hãy bấm đúp vào trường hoặc kéo trường vào biểu mẫu.
-
Sau khi thêm trường đầu tiên, bạn có thể thêm một vài trường cùng lúc bằng cách nhấn và giữ phím CTRL, bấm vào một số trường, rồi kéo đồng thời tất cả chúng vào biểu mẫu.
-
Thứ tự của các bảng trong ngăn Danh sách Trường có thể thay đổi, tùy theo phần nào của biểu mẫu hiện đang được chọn. Nếu trường bạn muốn thêm không hiển thị, hãy thử chọn một phần khác của biểu mẫu, rồi thử thêm trường một lần nữa.
-
-
Sử dụng các công cụ trong nhóm Đầu trang/Chân trang ở tab Thiết kế để thêm logo, tiêu đề hoặc ngày và thời gian vào biểu mẫu.
-
Sử dụng công cụ này trong nhóm Điều khiển của tab Thiết kế để thêm nhiều điều khiển hơn vào biểu mẫu.
Để chọn điều khiển nhiều hơn một chút, hãy chuyển sang dạng xem Thiết kế bằng cách bấm chuột phải vào biểu mẫu, rồi bấm Dạng xem Thiết kế.
Hiểu rõ dạng xem Bố trí và dạng xem Thiết kế
Dạng xem bố trí Dạng xem bố trí là dạng xem trực quan nhất, dùng để sửa đổi biểu mẫu và bạn có thể sử dụng dạng xem này cho hầu hết mọi thay đổi bạn muốn thực hiện với biểu mẫu trong Access.
Ở dạng xem Bố trí, biểu mẫu thực sự đang chạy. Do đó, bạn có thể xem mọi dữ liệu xuất hiện khi bạn sử dụng biểu mẫu. Tuy nhiên, bạn cũng có thể thay đổi thiết kế biểu mẫu trong dạng xem này. Vì bạn có thể xem dữ liệu trong khi đang sửa đổi biểu mẫu nên đây là một dạng xem cực hữu ích để đặt kích cỡ điều khiển hay thực hiện hầu hết các tác vụ khác ảnh hưởng đến giao diện và khả năng sử dụng của biểu mẫu.
Nếu bạn gặp một tác vụ không thể thực hiện được trong dạng xem Bố trí, bạn có thể chuyển sang dạng xem Thiết kế. Trong một số trường hợp, Access sẽ hiển thị thông báo cho biết bạn phải chuyển sang dạng xem Thiết kế trước khi có thể thực hiện một thay đổi cụ thể.
Dạng xem thiết kế Dạng xem thiết kế cung cấp cho bạn một dạng xem cấu trúc biểu mẫu chi tiết hơn. Bạn có thể xem các mục Tiêu đề, Chi tiết và Chân trang của biểu mẫu. Biểu mẫu sẽ không thực sự chạy khi được hiển thị ở dạng xem Thiết kế. Do đó, bạn không thấy được dữ liệu cơ sở trong khi đang thực hiện thay đổi thiết kế. Tuy nhiên, có một số tác vụ mà nếu ở dạng xem Thiết kế bạn có thể thực hiện dễ dàng hơn ở dạng xem Bố trí. Bạn có thể:
-
Thêm nhiều điều khiển hơn vào biểu mẫu của bạn, chẳng hạn như khung đối tượng được liên kết, ngắt trang và biểu đồ.
-
Chỉnh sửa nguồn điều khiển hộp văn bản trong chính các hộp văn bản, mà không cần sử dụng bảng thuộc tính.
-
Đổi kích cỡ các mục trong biểu mẫu, như mục Tiêu đề Biểu mẫu hoặc mục Chi tiết.
-
Thay đổi một số thuộc tính biểu mẫu không thể thay đổi trong dạng xem Bố trí.
Tinh chỉnh biểu mẫu của bạn trong dạng xem Bố trí
Sau khi tạo biểu mẫu, bạn có thể dễ dàng tinh chỉnh thiết kế của biểu mẫu bằng cách làm việc trong dạng xem Bố trí. Sử dụng dữ liệu biểu mẫu thực tế như hướng dẫn, bạn có thể sắp xếp các điều khiển và điều chỉnh kích cỡ của chúng. Bạn có thể đặt các điều khiển mới trên biểu mẫu và đặt các thuộc tính cho biểu mẫu và điều khiển biểu mẫu.
Để chuyển sang dạng xem Bố trí, hãy bấm chuột phải vào tên biểu mẫu trong Ngăn Dẫn hướng , rồi bấm Dạng xem Bố trí.
Access hiển thị biểu mẫu ở dạng xem Bố trí.
Bạn có thể sử dụng bảng thuộc tính để thay đổi các thuộc tính của biểu mẫu, cũng như các điều khiển và mục của biểu mẫu. Để hiển thị bảng thuộc tính, nhấn F4.
Bạn có thể sử dụng ngăn Danh sách Trường để thêm các trường từ bảng hoặc truy vấn cơ sở vào thiết kế biểu mẫu của mình. Để hiển thị ngăn Danh sách Trường:
-
Trên tab Thiết kế, trong nhóm Công cụ, bấm Thêm các Trường Hiện có hoặc sử dụng phím tắt bằng cách nhấn ALT+F8.
Khi đó, bạn có thể kéo trực tiếp các trường từ ngăn Danh sách Trường vào biểu mẫu của bạn.
-
Để thêm một trường đơn, hãy bấm đúp và kéo trường từ ngăn Danh sách Trường vào mục trên biểu mẫu mà bạn muốn hiển thị trường.
-
Để thêm vài trường cùng một lúc, nhấn và giữ phím CTRL và bấm vào các trường bạn muốn thêm. Sau đó, kéo các trường đã chọn vào biểu mẫu.
Tinh chỉnh biểu mẫu của bạn trong dạng xem Thiết kế
Bạn cũng có thể tinh chỉnh thiết kế biểu mẫu của mình bằng cách làm việc trong dạng xem Thiết kế. Bạn có thể thêm các điều khiển và trường mới vào biểu mẫu bằng cách thêm chúng vào lưới thiết kế. Bảng thuộc tính sẽ cho phép truy nhập vào nhiều thuộc tính mà bạn có thể đặt để tùy chỉnh biểu mẫu của mình.
Để chuyển đổi sang dạng xem Thiết kế, bấm chuột phải vào tên biểu mẫu trong Ngăn Dẫn hướng, rồi bấm Dạng xem Thiết kế.
Access sẽ hiển thị biểu mẫu ở dạng xem Thiết kế.
Bạn có thể sử dụng bảng thuộc tính để thay đổi các thuộc tính của biểu mẫu, cũng như các điều khiển và mục của biểu mẫu. Để hiển thị bảng thuộc tính, nhấn F4.
Bạn có thể sử dụng ngăn Danh sách Trường để thêm các trường từ bảng hoặc truy vấn cơ sở vào thiết kế biểu mẫu của mình. Để hiển thị ngăn Danh sách Trường:
-
Trên tab Thiết kế, trong nhóm Công cụ, bấm Thêm các Trường Hiện có hoặc sử dụng phím tắt bằng cách nhấn ALT+F8.
Khi đó, bạn có thể kéo trực tiếp các trường từ ngăn Danh sách Trường vào biểu mẫu của bạn.
-
Để thêm một trường đơn, hãy bấm đúp và kéo trường từ ngăn Danh sách Trường vào mục trên biểu mẫu mà bạn muốn hiển thị trường.
-
Để thêm vài trường cùng một lúc, nhấn và giữ phím CTRL và bấm vào các trường bạn muốn thêm. Sau đó, kéo các trường đã chọn vào biểu mẫu.
