Cấu trúc, từ vựng, mẫu thư viết email trong Tiếng Anh – Paris English

Vì hiện tại việc sử dụng email bằng tiếng Anh ngày càng quan trọng và bức thiết, từ các bức thư rất đơn giản như cảm ơn, xin lỗi, thư mời,… trong đời sống hàng ngày cho đến thư xin việc hay thư tín trong giao dịch thương mại,… Hôm nay, PARIS ENGLISH xin tổng hợp lại Cách viết thư trong Tiếng Anh. Cùng PARIS ENGLISH tìm hiểu thêm nhé!

1. Cấu trúc của một bức thư

• Salutation & Greeting (Chào hỏi)

• Opening comment (Câu chào hỏi ban đầu)

• Reasons for writing (Lý do viết thư)

• Main point (Nội dung chính)

• Concluding sentence (Kết thúc email)

• Signing off (Ký tên)

2. Greeting – Chào Hỏi

• Nếu bạn đã biết tên người nhận.

Cấu trúc: Dear + title (danh xưng)  + surname (họ),

Ví dụ: Dear Mrs. Hoang, Dear Mr. Brown, Dear Ms. Nguyen,

• Nếu mối quan hệ gần gũi, bạn dùng tên first name.

Ví dụ: Hi Kelly, Dear Kelly,….

• Trong trường hợp trang trọng hơn, hoặc khi bạn chưa biết thông tin người nhận.

Ví dụ: “To whom it may concern,” hoặc “Dear Sir/Madam,”

3. Opening Comment – Hỏi Thăm

a. Hỏi sức khỏe (thân mật)

Ví dụ: How are you? How are you doing? How are things? How have you been? (Anh khỏe không, anh dạo này thế nào?)

b. Hỏi thăm (trang trọng)

Ví dụ:

I hope you are doing well. (Hy vọng cô vẫn khỏe)

I hope you have a nice weekend. (Hy vọng là cô có một kỳ nghỉ cuối tuần vui vẻ.)

c. Một bức thư hồi đáp, nên bắt đầu bằng “thank you”

Ví dụ:

Thank you for contacting ABC Company. (Cảm ơn vì đã liên lạc tới công ty ABC)

Thank you for your prompt reply (Cảm ơn vì đã hồi đáp)

Thank you for getting back to me (Cảm ơn đã hồi đáp)

d. Reasons For Writing: Lý Do Viết Thư

I am writing to + ….

Ví dụ:

• I am writing to enquire about…(Tôi viết thư để yêu cầu….)

• I am contacting you for the following reason (Tôi viết thư này vì lý do sau)

• I recently read/heard about … and would like to know… (Tôi gần đây được biết tin về… và muốn biết…)

• I received your address from …..and would like to … (tôi nhận được địa chỉ của các anh từ… và muốn được biết…)

4. Main Point – Nội Dung Chính

Phần này đề cập tới nội dung chính bạn muốn gửi tới người nhận, tiếp theo phần lý do viết thư. Phần nội dung chính có thể chia theo một số dạng sau, bạn nên nhớ các cụm từ cần thiết để khi viết thư cho tiết kiệm thời gian nhé.

Dạng 1: Referring to previous matters (Đề cập đến các vấn đề đã trao đổi trước đó)

• Further to our conversation, I’m pleased to confirm our appointment for 9.30am on Tuesday, 7 January. (Theo như chúng ta đã trao đổi, tôi rất vui được xác nhận lịch hẹn của chúng ta vào hồi 9:30 sáng thứ Ba ngày 7 tháng 1.)

• As you started in your letter, … (Như khi bạn bắt đầu trong thư, …)

• Regarding … / Concerning … / With regards to … (Về vấn đề… / Liên quan đến… / Liên quan với…)

• As you told me,… (Như bạn đã nói với tôi…)

• As you mentioned in the previous one,… (Như bạn đã đề cập trước đó…)

• As I know what you wrote me,… (Như những gì bạn đã viết cho tôi…)

Dạng 2: Making a request (Yêu cầu)

• I would be grateful if … (Tôi sẽ biết ơn nếu…)

• I wonder if you could … (Tôi tự hỏi nếu bạn có thể… )

• Could you tell me something about …? (Bạn có thể cho tôi biêt về…)

• I would particularly like to know … (Tôi đăc biệt muốn biết…)

• I would be interested in having more details about … (Tôi quan tấm đến việc có thêm chi tiết về việc…)

• Could you please help me …(inform the student of final exam…), please? (Ông có thể vui lòng giúp tôi … (thông báo cho học sinh của kỳ thi cuối cùng …), xin vui lòng?)

• I would like to ask your help … (Tôi muốn nhờ sự giúp đỡ của anh về…)

Dạng 3: Giving good news (Thông báo tin tốt)

• We are pleased to announce that …(Chúng tôi rất vui khi được thông báo rằng..)

• I am delighted to inform you that ..(Tôi rất vui khi báo với anh rằng…)

• You will be pleased to learn that …(Anh sẽ hài lòng khi biết rằng….)

Dạng 4: Giving bad news (Thông báo tin xấu)

• We regret to inform you… (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với ông/bà rằng…)

• It is with great sadness that we… (Vô cùng thương tiếc báo tin…)

• After careful consideration we have decided… (Sau khi đã xem xét cân nhắc, kỹ lưỡng chúng tôi đã quyết định…)

• I am writing in reply to your letter of 4 September regarding your outstanding invoice. (Tôi viết thư để trả lời lá thư của ông/bà gửi ngày 4 tháng 9 về tờ hóa đơn chưa được thanh toán của công ty ông/bà)

Dạng 5: Complaining (Phàn nàn)

• I am writing to express my dissatisfaction with …(Tôi muốn bày tỏ sự không hài lòng của mình về…)

• I am writing to complain about … (Tôi viết thư này để phàn nàn về…)

• Please note that the goods we ordered on ( date ) have not yet arrived. (Làm ơn lưu ý rằng hàng chúng tôi đặt vào ngày… vẫn chưa được giao..)

• We regret to inform you that our order No. —– is now

   

  considerably overdue. (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với các anh rằng đơn hàng của chúng tôi số…. thì đã quá hạn lâu)

• I would like to query the transport charges which seem unusually high (Tôi  muốn thắc mắc về phí vận tải – cái mà có vẻ cao một cách bất thường)

Dạng 6: Apologizing (Xin lỗi)

• We are sorry for the delay in replying to … (Chúng tôi rất xin lỗi về việc chậm trễ trả lời…)

• I regret any inconvenience caused (by) … (Tôi lấy làm tiếc về bất cứ sự bất tiện nào gây ra bởi…)

• I would like to apologise for the (delay, inconvenience)… (Tôi muốn xin lỗi cho sự.. trì hoãn, bất tiện..)

• Once again, please accept my apologies for … (Một lần nữa, làm ơn chấp nhận lời xin lỗi của tôi về..)

Dạng 7: Orders (Đặt hàng/hủy hàng/nhận đơn đặt hàng)

• Thank you for your quotation of … (Cảm ơn về báo giá của anh về..)

• We are pleased to place an order with your company for.. (Chúng tôi muốn đặt một đơn hàng với các anh cho sản phẩm…)

• We would like to cancel our order n° ….. (Chúng tôi muốn hủy đơn hàng số…)

• Please confirm receipt of our order. (Làm ơn xác nhận đơn đặt hàng của chúng tôi)

• I am pleased to acknowledge receipt of your order n° …..(Tôi muốn xác nhận đã nhận đơn đặt hàng của các anh số…)

• Your order will be processed as quickly as possible. (Đơn hàng của các anh sẽ được xử lý sớm nhất có thể)

• It will take about (two/three) weeks to process your order. (Sẽ mất khoảng 2/3 tuần để xử lý đơn hàng của các anh)

• We can guarantee you delivery before …(date) (Chúng tôi có thể đảm bảo việc giao hàng trước ngày…)

• Unfortunately these articles are no longer available /are out of stock. (Rất tiếc mặt hàng đó không còn/hết hàng)

Dạng 8: Prices (Gía cả)

• Please send us your price list. (Làm ơn gửi cho chúng tôi báo giá)

• You will find enclosed our most recent catalogue and price list. (Anh vui lòng xem bảng báo giá và danh mục hàng hóa gần nhất đính kèm)

• Please note that our prices are subject to change without notice.(Làm ơn chú ý rằng giá cả của chúng tôi có thể thay đổi không báo trước)

• We have pleasure in enclosing a detailed quotation. (Chúng tôi xin được đính kèm bảng báo giá chi tiết)

• We can make you a firm offer of … (Chúng tôi có thể xác nhận giá chính xác..)

5. Concluding Sentence – Kết Thúc Thư

Bạn có thể kết thúc thư bằng việc sử dụng một trong các cụm từ sau tùy tình huống:

• Let me know if you need any more information. (Hãy cho tôi biết nếu anh cần thêm thông tin)

• Please get back to me as soon as possible. (Hãy trả lời email sớm nhất có thể nhé.)

• I look forward to hearing from you soon. (Tôi rất mong sớm nghe tin từ bạn.)

• Please do not hesitate to contact me/Please feel free to contact me if you need further information. (Đừng ngại liên hệ với tôi nếu anh cần thêm thông tin nhé)

• I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible. (Tôi sẽ rất cảm ơn nếu ông/bà có thể giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.)

• If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me. (Nếu ông/bà cần thêm thông tin gì, xin cứ liên hệ với tôi.)

• I look forward to… (Tôi rất trông đợi…)

• Please respond at your earliest convenience. (Xin hãy hồi âm ngay khi các ngài có thể).

6. Signing Off: Ký Tên

– Trường hợp thân mật:

• Best,

• Best wishes,

• Regards,

• Take care,

• Bye,

– Trường hợp trang trọng (đã đề cập tên trong phần chào hỏi – Dear Mr, Mrs, Ms,…)

• Best regards,

• Warm regards,

• Yours sincerely,

– Trường hợp trang trọng (chưa đề cập tên trong phần chào hỏi – Dear Sir/Madam,)

• Yours faithfully,

7. Các Lưu Ý Khi Viết Email

1. Không viết tắt: Phải viết đầy đủ I am, I will, I have seen, I do not,… không được viết I’m, I’ll, I don’t, I’ve seen,…

2. Không dùng từ thông tục, tiếng lóng, từ thân mật: wanna, kid, dad, mate,…

3. Không dùng động từ want cho ngôi thứ nhất, hãy dùng would like. Không dùng động từ should cho ngôi thứ 2 (đừng lên lớp khuyên bảo đối tác), chỉ dùng cho ngôi thứ nhất (xin lời khuyên). Dùng may hoặc could thay cho can, would thay cho will, …

4. Hãy lễ độ dù cho đang bực tức: dùng Dear ở đầu thư, và dùng Please khi muốn yêu cầu.

5. Hãy viết cho ngắn gọn, nhưng đủ ý. Câu văn cũng vậy, ngắn, không dùng câu phức với 3, 4 mệnh đề (complex sentense). Câu phải có đầy đủ subject, verb, direct object và indirect object nếu có.

6. Hãy nhớ dùng và dùng chính xác các dấu chấm câu: chấm, chấm phẩy, phẩy, dấu hai chấm. Nếu 1 ý chính có nhiều ý phụ, dùng dấu gạch đầu dòng. Hạn chế dùng hoặc tuyệt đối không dùng dấu chấm than (!).

7. Tuyệt đối tránh: lỗi văn phạm, lỗi chính tả.

8. Tránh lỗi ambiguity: câu, từ nhiều nghĩa, gây hiểu lầm. Dùng từ đơn giản, không dùng từ bác học..

9. Cuối thư:

• Regards, Best Regards, 2 cách này dùng thông dụng trong nhiều tình huống.

• Sincerely Yours, Dùng trong thư xin việc, thư khiếu nại, thư mời vì mang nghĩa “chân thành”– Faithfully Yours, Dùng trong thư trả lời của nhà cung cấp cho khách hàng, vì mang nghĩa “trung thành”.

8. Một Số Từ Viết Tắt Thường Sử Dụng  Khi Viết Email

• ASAP = as soon as possible

• CC = carbon copy (khi bạn gửi thư cho quá một người, nên thêm từ này để báo cho người nhận biết những ai sẽ nhận thư)

• ENC = enclosure (khi bạn gửi kèm theo thư những giấy tờ khác)

• PP = per procurationem (Đây là tiếng La-tinh, nghĩa là bạn ký thay cho người khác khi viết thư; nếu họ không có mặt để tự ký)

• PS = postscript (dùng khi bạn muốn thêm vài điều nữa sau khi bạn đã hoàn tất bức thư và đã ký tên – thông thường đối với thư viết tay)

• PTO (informal) = please turn over (chắc chắn rằng người đọc thư biết rằng bức thư còn được tiếp tục ở mặt sau)

• RSVP = please reply (Vui lòng hồi đáp)

Nguồn: Internet

Như vậy, bài viết Cách viết thư trong Tiếng Anh đã được PARIS ENGLISH chia sẻ tới các bạn. Hy vọng, bài viết mà trung tâm giới thiệu sẽ là nguồn tham khảo hữu ích cho những ai đã, đang và sẽ học tiếng Anh. Ngoài ra còn rất nhiều bài viết về các chủ đề khác nhau trên PARIS ENGLISH, bạn có thể truy cập trang tại đây để học tiếng Anh mỗi ngày nhé!

Đăng kí ngay khóa học Tiếng Anh để được trải nghiệm khóa học cùng giáo viên bản xứ với những phương pháp học độc đáo và hiện đại chỉ có tại Paris English nhé!

Các khóa học Tiếng Anh tại

Paris English

Các chi nhánh của trung tâm Anh Ngữ Paris English

Trụ sở chính

868 Mai Văn Vĩnh, Quận 7, TP. HCM.

089.814.9042

Chi nhánh 1

135A Nguyễn Thị Diệu, Quận 3, TP. HCM.

089.814.6896

Chi nhánh 2

173 Hùng Vương, Hoà Thành, Tây Ninh.

0276.730.0799

Chi nhánh 3

397 CMT8, TP. Tây Ninh, Tây Ninh.

 0276.730.0899

Chi nhánh 4

230 Tôn Đức Thắng, Phường Phú thuỷ, TP Phan Thiết, Bình Thuận.

0938.169.133

Chi nhánh 5

380 Trần Hưng Đạo, Phường Lạc Đạo, TP Phan Thiết, Bình Thuận.

0934.019.133

Youtube

Trung Tâm Anh ngữ Paris – Chi nhánh Tây Ninh

Facebook 

Trung tâm Anh ngữ Paris – Chi nhánh Phan Thiết

Trung tâm Anh ngữ Paris – Chi nhánh Tây Ninh

Hotline

0939.72.77.99