Công văn là hình thức văn bản hành chính dùng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, đóng vai trò quan trọng trong hoạt động hàng ngày để thực hiện các hoạt động thông tin và giao dịch nhằm thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của tổ chức. Bởi vậy, trong hoạt động tổ chức nói chung còn sử dụng biểu mẫu công văn với nội dung chính dưới đây.
1. Công văn là gì?
Công văn là hình thức văn bản hành chính dùng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Công văn là phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan Nhà nước với cấp trên, cấp dưới và với công dân. Thậm chí trong các tổ chức xã hội và các doanh nghiệp trong hoạt động hàng ngày cũng phải soạn thảo và sử dụng công văn để thực hiện các hoạt động thông tin và giao dịch nhằm thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của mình.
Dựa vào mục đích ban hành, công văn được phân thành các loại như sau:
– Công văn hướng dẫn:
Công văn hướng dẫn là công văn có nội dung hướng dẫn thực hiện về nội dung nào đó đã được quy định mà chưa rõ ràng hoặc chưa được quy định trong văn bản quy phạm pháp luật, văn bản nội bộ, quy định của đơn vị, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp theo yêu cầu của cấp dưới.
– Công văn giải thích:
Công văn giải thích là công văn được dùng để cụ thể hóa, chi tiết hóa nội dung của các văn bản khác về thực hiện một công việc nào đó mà cơ quan, cá nhân nhận được chưa rõ, có thể hiểu không đúng về các quy định
Về cơ bản, công văn hướng dẫn và công văn giải thích khá giống nhau nên sẽ có nhiều người hiểu nhầm về 2 loại công văn này.
– Công văn chỉ đạo:
Công văn chỉ đạo là công văn của cấp trên thông tin cho cơ quan, bộ phận cấp dưới về các công việc cần triển khai, cần thực hiện. Nội dung của loại công văn này gần giống với chỉ thị, nên các chủ thể cần cẩn trọng khi sử dụng loại văn bản này.
– Công văn đôn đốc, nhắc nhở:
Công văn đôn đốc nhắc nhở là công văn của cấp trên nhằm nhắc nhở, chấn chỉnh cấp dưới khi thực hiện các hoạt động, công việc, biện pháp, quyết định đã có yêu cầu thực hiện trước đó.
– Công văn đề nghị, yêu cầu:
Công văn đề nghị yêu cầu là công văn của các cơ quan, bộ phận cấp dưới, gửi cấp trên hoặc cơ quan, bộ phận ngang cấp để đề nghị, yêu cầu cơ quan, bộ phận đó cung cấp các thông tin, giải quyết công văn có liên quan đến nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan đó.
– Công văn phúc đáp:
Là công văn dùng để trả lời về những vấn đề mà cơ quan, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp yêu cầu thuộc thẩm quyền, nhiệm vụ, quyền hạn của mình.
– Công văn xin ý kiến:
Là công văn của cấp dưới yêu cầu cấp trên cho ý kiến chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện một hoặc một số công việc nhất định khi có vấn đề phát sinh.
2. Các nội dung chính trong công văn
Công văn phải có đủ các phần sau đây:
- Quốc hiệu và tiêu ngữ.
- Địa danh và thời gian gửi công văn.
- Tên cơ quan chủ quản và cơ quan ban hành công văn.
- Chủ thể nhận công văn (cơ quan hoặc cá nhân).
- Số và ký hiệu của công văn.
- Trích yếu nội dung.
- Nội dung công văn.
- Chữ ký, đóng dấu.
- Nơi gửi.
– Phần mở đầu: Nêu lý do, tóm tắt mục đích viết Công văn
- Công văn hướng dẫn: hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ đối với cấp dưới.
- Công văn đôn đốc: đôn đốc cấp dưới, tránh được sự thiếu triệt để trong những hoạt động chuyên môn hoặc kịp thời chỉ ra những sai sót cần khắc phục trong thực tiễn.
– Phần nội dung: Nêu cách giải quyết, nêu quan điểm, thái độ của cơ quan gửi Công văn. Trong nội dung công văn thường có 3 phần là:
- Viện dẫn vấn đề.
- Giải quyết vấn đề.
- Kết luận vấn đề.
3. Các biểu mẫu trong công văn năm 2022
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2
___________________
Số: …/…3…-…4…
V/v ……….6…….
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
________________________
…5…, ngày … tháng … năm …
Kính gửi:
– …………………………..;
– …………………………..;
…………… …… ……… ……… …….7…… ……… …………………… ………… ……… ……… ………… … ……… ………… …………… …………… ……… ………… …………… ……… ……… …………… ……… ……… ………… ……… ………… ……… ………………/.
Nơi nhận:
– Như Điều…. ;
– …………..;
– Lưu: VT, …8…9…
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
(Chữ ký của người có thẩm quyền,
dấu/chữ ký số của cơ quan, tổ chức)
Họ và tên
_____________________________________________________________________
……… ……… ………… ………… ……..10………… ……… ………… ……
Ghi chú:
1 Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
2 Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn.
3 Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn.
4 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo công văn.
5 Địa danh.
6 Trích yếu nội dung công văn.
7 Nội dung công văn.
8 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
9 Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
10 Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax (nếu cần).
Toàn bộ những nội dung trên là hướng dẫn của ACC về biểu mẫu công văn. Để đảm bảo cho hoạt động của các tổ chức diễn ra một cách nhanh chóng, thuận tiện, việc tuân thủ các quy định về soạn thảo công văn là một điều cần thiết. Bởi ậy, khi có nhu cầu, liên hệ với ACC qua 1900.3330 để biết thêm chi tiết nhé!
Đánh giá post
