Công văn thông báo là văn bản được sử dụng phổ biến trong các cơ quan Nhà nước, các tổ chức, doanh nghiệp… Trong bài viết dưới đây LuatVietnam sẽ cung cấp một số mẫu Công văn thông báo phổ biến và hướng dẫn cách soạn Công văn.
3. Một số mẫu Công văn thông báo được dùng phổ biến
1. Công văn thông báo là gì? Khi nào cần làm Công văn thông báo?
1. Công văn thông báo là gì? Khi nào cần làm Công văn thông báo?
Công văn là một loại văn bản hành chính được quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP bao gồm: Công văn dùng để thông báo, đề xuất, đề nghị,…
Trong đó, Công văn thông báo là văn bản được sử dụng phổ biến với mục đích thông báo về một việc nào đó của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp để chủ thể khác biết, từ đó có phương hướng thực hiện các công việc tiếp theo cho phù hợp.
Như vậy, có thể thấy Công văn thông báo được soạn thảo khi bên soạn Công văn có nhu cầu truyền đạt thông báo nào đó, thường được sử dụng trong các trường hợp:
– Trường hợp pháp luật, hợp đồng,… có quy định bắt buộc phải ra thông báo như: Thông báo chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng thuê nhà, hợp đồng hợp tác…
– Trường hợp pháp luật, hợp đồng, điều lệ công ty,… không bắt buộc phải thông báo nhưng việc thông báo là cần thiết như: Thông báo về việc chậm giao hàng, thông báo về thời hạn giao hàng…
Một số Công văn thông báo được sử dụng phổ biển hiện nay như:
– Công văn thông báo thay đổi tên, địa chỉ công ty;
– Công văn thông báo thời hạn giao hàng;
– Công văn thông báo chấm dứt hợp đồng;…
2. Nội dung Công văn thông báo gồm những gì?
Tại Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định các thành phần chính có trong mẫu Công văn nói chung, Công văn thông báo nói riêng gồm:
– Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
– Tên cơ quan, tổ chức ban hành Công văn thông báo;
– Số, ký hiệu của Công văn;
– Địa điểm và thời gian ban hành Công văn;
– Tên loại và trích yếu nội dung Công văn;
– Nội dung Công văn;
– Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền ban hành;
– Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.
– Nơi nhận.
3. Một số mẫu Công văn thông báo được dùng phổ biến
3.1 Mẫu Công văn thông báo chung
Tải vềSửa/In biểu mẫu
CÔNG TY …
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—————-
Số: …/CV-…
V/v thông báo
…………., ngày … tháng … năm …
Kính gửi: Công ty…………….
(Địa chỉ:………………………………………….)
Căn cứ quy định tại điểm…. Khoản…. Điều…… Hợp đồng/… số……… giữa Quý công ty/…. Và (công ty) tôi, hai bên có thỏa thuận về việc…………… Theo đó, trong trường hợp…….. công ty tôi có quyền/nghĩa vụ thông báo…………. tới Quý công ty để……………
Do vậy, (công ty) tôi làm đơn này để thông báo cho Quý công ty biết sự việc……….. Cụ thể như sau:
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
(Phần này, bạn trình bày những thông tin, sự việc mà bạn muốn thông báo tới chủ thể nhận công văn)
(Công ty) tôi cam đoan những thông tin mà (công ty) tôi đã thông báo trên đây là hoàn toàn đúng sự thật. Nếu sai (công ty) tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm.
Trân trọng cảm ơn./.
Nơi nhận: Giám đốc
– Như trên; (Ký và ghi rõ họ tên)
– Lưu: VT;
3.2 Mẫu Công văn thông báo chấm dứt hợp đồng dịch vụ
Tải vềSửa/In biểu mẫu
CÔNG TY
….
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: …/…
…., ngày …., tháng …., năm ….
THÔNG BÁO
Về việc chấm dứt Hợp đồng số …
Kính gửi:………………………………… ……………….
– Căn cứ Hợp đồng dịch vụ số … giữa công ty ………….. và công ty ………… (nếu có thỏa thuận);
– Căn cứ Bộ luật Dân sự năm 2015;
– Căn cứ vào tình hình thực tế thực hiện hợp đồng.
Công ty ……………. xin thông báo đến Quý công ty về việc đơn phương chấm dứt hợp đồng dịch vụ như sau:
Công ty …………………….. đã vi phạm Khoản … Điều … quy định trong Hợp đồng dịch vụ số …. (nếu trong hợp đồng có thỏa thuận) hoặc vi phạm Khoản … Điều … quy định trong Bộ luật Dân sự 2015. Mặc dù công ty …………………….. đã nhiều lần nhắc nhở, công ty ……………………. vẫn tiếp tục vi phạm gây thiệt hại lớn cho công ty …………………… Chính vì vậy, Công ty ……………………… đơn phương chấm dứt hợp đồng dịch vụ sớm … từ ngày … tháng … năm …
Trước khi hợp đồng hết hiệu lực, công ty ………………………………….. có nghĩa vụ thực hiện tất cả công việc chưa hoàn thành theo hợp đồng. Sau khi hợp đồng hết hiệu lực, công ty……………… sẽ thu hồi lại … và không chịu trách nhiệm với những tổn thất công ty …………………………….. gặp phải (nếu có)
Đề nghị công ty …………………… tiếp nhận và thực hiện. Trân trọng!
Đại diện công ty
(Ký tên và đóng dấu)
3.3 Mẫu Công văn thông báo giao hàng
Tải vềSửa/In biểu mẫu
CÔNG TY ….
Số: …/CV- …
V/v: thông báo giao hàng
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—————-
……., ngày … tháng … năm …
Kính gửi: Công ty……………………..
(Địa chỉ:……………………………………………..)
(Hoặc chủ thể khác có thẩm quyền, tùy thuộc vào chủ thể mà bạn thông báo là chủ thể nào)
Ngày…. tháng…. năm……, Công ty chúng tôi có ký kết với Quý công ty Hợp đồng dân sự số………. về việc…………… Theo quy định tại………… Hợp đồng này, Công ty chúng tôi có nghĩa vụ giao những tài sản/hàng hóa với chủng loại, số lượng, chất lượng,… sau:
STT
Tên sản phẩm
Chất lượng
Số lượng
Đơn giá
Tổng
Ghi chú
Cho Quý công ty trước …giờ ….phút ngày… tháng…. năm……. qua bưu điện.
Và theo quy định tại………….. Hợp đồng này, sau khi có xác nhận đã nhận hàng của bưu điện, Quý công ty sẽ thanh toán số tiền………….. VNĐ (Bằng chữ:……………. Việt Nam Đồng) cho Công ty chúng tôi qua phương thức chuyển tiền tại Ngân hàng vào tài khoản số………………….. Ngân hàng…………….- Chi nhánh……………..
Ngày… tháng…. năm….., công ty chúng tôi đã gửi số tài sản/hàng hóa theo đúng thông tin xác định trong Hợp đồng………. qua Bưu điện………..
Để tạo điều kiện cho Quý công ty chuẩn bị kho chứa/bãi/… khi nhận được số hàng hóa/tài sản trên, Công ty chúng tôi làm công văn này để thông báo cho Quý công ty biết về việc Công ty chúng tôi đã giao hàng/…. với số lượng, chất lượng,… như đã nêu trong Hợp đồng cho Bưu điện………. vào hồi ….giờ ….phút ngày…. tháng….. năm……. (Tôi xin gửi kèm theo Công văn này 01 Bản sao Biên lai…………. để chứng minh tính chính xác của thông tin này)
Công ty chúng tôi xin cam đoan những thông tin đã nêu trên là trung thực, đúng sự thật và xin chịu mọi trách nhiệm phát sinh.
Trân trọng thông báo để Quý công ty được biết và xin cảm ơn!
Nơi nhận: Giám đốc công ty
– Như trên; (Ký và ghi rõ họ tên)
– Lưu: VT;
3.4 Mẫu Công văn thông báo thay đổi địa chỉ công ty
Tải vềSửa/In biểu mẫu
CÔNG TY………
PHÒNG/BAN…..
Số:……/CV-…..
Về việc thông báo thay đổi địa chỉ………..
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—————————————-
………, ngày… tháng….. năm………
CÔNG VĂN THÔNG BÁO VỀ THAY ĐỔI ĐỊA CHỈ
Kính gửi: Công ty……………………..
(Địa chỉ:……………………………………………..)
(Hoặc chủ thể khác có thẩm quyền, tùy thuộc vào chủ thể mà bạn thông báo là chủ thể nào)
Ngày…. tháng…. năm……, Công ty chúng tôi có ký kết với Quý công ty Hợp đồng dân sự số………. về việc…………… Trong Hợp đồng dân sự này, Công ty chúng tôi có đưa ra thông tin về Địa chỉ công ty như sau:……………………………………………
Tuy nhiên, theo kế hoạch/chỉ đạo của……….., từ ngày… tháng…. năm……, Công ty chúng tôi sẽ chuyển trụ sở/địa điểm kinh doanh/… từ địa chỉ……………………….. về địa chỉ…………………………
Để tránh việc liên lạc/thực hiện nghĩa vụ giao tài sản/… của Quý công ty và công ty chúng tôi bị ảnh hưởng trong thời gian từ ngày…. tháng…. năm…. do công ty chúng tôi không còn đặt trụ sở/kinh doanh/… tại địa điểm………………… Chúng tôi làm công văn này để thông báo tới Quý cơ quan sự việc trên, ghi nhận sự việc, từ ngày…. tháng…. năm….., Công ty chúng tôi sẽ chuyển địa điểm……….. từ địa chỉ……………. sang địa chỉ…………….
Công ty chúng tôi xin cam đoan những thông tin đã nêu trên là trung thực, đúng sự thật và xin chịu mọi trách nhiệm phát sinh.
Kính mong Quý công ty xem xét và sử dụng địa chỉ mới của Công ty/… chúng tôi là tại………… cho những hoạt động từ ngày…. tháng…. năm…….
Trân trọng cảm ơn!
Nơi nhận: GIÁM ĐỐC CÔNG TY/…
– Như trên; (Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)
– Lưu VT (……).
4. Hướng dẫn soạn Công văn thông báo
Khi soạn Công văn thông báo, cần lưu ý các vấn đề sau:
– Nêu rõ nội dung thông báo về vấn đề gì;
– Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân dự định gửi Công văn đến (nơi nhận Công văn);
– Tên đơn vị, cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan trong vụ việc hoặc trong nội dung Công văn;
– Địa chỉ cơ quan, tổ chức, đơn vị có liên quan để tiếp nhận đơn; số điện thoại đơn vị/cá nhân nhận Công văn, số điện thoại, số Fax; địa chỉ email; Website.
Nếu nơi nhận trong phần kính gửi của Công văn là những chức danh, chức vụ cao cấp của Nhà nước, thì phần nơi nhận không ghi “như trên” mà ghi trực tiếp những chức danh/chức vụ đó vào.
– Nội dung Công văn thông báo cần được trình bày rõ ràng, khoa học, đúng trọng tâm, không ghi lan man, dài dòng.
Trên đây là các mẫu Công văn thông báo mới nhất 2022 và cách viết. Nếu còn vấn đề vướng mắc, bạn đọc vui lòng gọi tới tổng đài 1900.6192 để được hỗ trợ nhanh nhất.
