Cách xuống dòng trong ô Excel bằng phím tắt, cách xuống dòng trên điện thoại, bằng Wrap Text, bằng hàm, bằng chức năng Tìm và Thay thế.
Cách xuống dòng trong ô Excel
bằng phím tắt
Thực tế thì sẽ có sự khác biệt giữa việc thực hiện cách xuống dòng trong ô Excel ở 2 phiên bản Windows và macOS. Dưới đây là những hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện cho cả 2 phiên bản này.
Cách xuống dòng trong ô Excel trên Windows
Chúng ta đều chỉ cần sử dụng chung phím tắt cho tất cả các bản Microsoft Excel 2003, 2010 và các phiên bản Microsoft Excel mới hơn, đó là tổ hợp phím Alt + Enter (phím Alt và phím Enter). Dưới đây chúng ta sẽ đi vào cách thực hiện chi tiết:
Bước 1: Bấm đúp chuột vào ô Excel bạn cần chèn dấu ngắt dòng (hoặc bạn cũng có thể bấm chọn ô đó => nhấn phím F2 để tiến hành chỉnh sửa).
Bước 2: Đưa con trỏ chuột đến một vị trí mà bạn cần ngắt dòng trong ô Excel đó.
Bước 3: Nhấn tổ hợp phím Alt + Enter để chèn dấu xuống dòng. Khi đó tất cả các nội dung nằm về phía bên phải của con trỏ đều được di chuyển xuống một dòng mới (vẫn nằm trong cùng một ô tính Excel). Khi sử dụng tính năng này, Excel có thể sẽ tự động điều chỉnh lại độ cao của dòng cho phù hợp với nội dung.
Cách xuống dòng trong ô Excel trên Mac
Nếu muốn ngắt dòng cho một dòng văn bản mới hoặc muốn thêm khoảng cách giữa các dòng hay đoạn văn bản trong ô Excel cho dễ nhìn, bạn có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Option + Enter.
Cách xuống dòng trong ô Excel trên điện thoại
Khi muốn xuống dòng trong ô Excel trên điện thoại di động, bạn sẽ cần thực hiện các thao tác có chút khác biệt so với việc thực hiện trên máy tính. Lý do là vì về cơ bản, điện thoại không được sinh ra để hoạt động một số chức năng phục vụ công việc như máy tính. Tuy nhiên dưới đây chúng mình vẫn sẽ hướng dẫn bạn cách xuống dòng trong ô Excel trên điện thoại Android và iOS để bạn nắm được.
Cách xuống dòng trong ô Excel trên điện thoại Android
Bước 1. Bấm chạm nhanh 2 lần liên tiếp vào ô Excel bạn cần ngắt dòng.
Bước 2. Tiếp theo, bấm chạm vào vị trí bạn cần ngắt dòng => bấm chọn con trỏ màu xanh lam.
Bước 3. Bấm chọn New Line (Dòng Mới) trong phần menu vừa xuất hiện để hoàn thành. Giờ thì bạn có thể kiểm tra xem kết quả đã đúng theo ý mình chưa nhé.
Cách xuống dòng trong ô Excel trên iPhone và iPad
Đối với ứng dụng Excel trên iPhone, iPad, các bước thực hiện ngắt dòng sẽ có nhiều khác biệt so với khi thực hiện trên thiết bị Android. Khi thực hiện bạn phải gián tiếp ngắt dòng nhờ phím ngắt dòng trên bàn phím mặc định của iPhone hoặc iPad.
Hướng dẫn thực hiện:
Bước 1: Bấm chạm đúp vào ô tính Excel bạn cần thêm dấu ngắt dòng.
Bước 2: Đưa con trỏ đến vị trí chính xác bạn cần ngắt dòng.
Bước 3: Ở trên bàn phím mặc định của iPhone và iPad, nhấn giữ nút Shift => nhấn nút Return để tiến hành ngắt dòng cho nội dung trong ô tính Excel ở đúng vị trí bạn cần.
Cách xuống dòng trong ô Excel bằng Wrap Text
Để tiết kiệm thời gian khi làm việc, bạn nên sử dụng một công cụ trên Excel cho phép bạn tự động được điều chỉnh độ cao của các ô tính, từ đó tự xuống dòng. Đó chính là công cụ Wrap Text.
Microsoft Excel hoàn toàn có thể bọc dữ liệu để phân bổ chúng xuất hiện ở nhiều dòng khác nhau trong một ô tính. Như vậy bạn có thể định dạng ô tính để dữ liệu được tự động bao bọc, hoặc nhập dấu ngắt dòng thủ công.
Để tách nội dung thành nhiều dòng trong một ô tính Excel, bạn chỉ cần bật tính năng Wrap Text cho ô đó. Khi muốn thực hiện điều này, bạn chỉ cần chọn một hoặc nhiều ô và nhấp vào nút Wrap Text trong nhóm Alignment ở tab Home trên thanh công cụ. Tuy vậy trong một số trường hợp, bạn vẫn cần điều chỉnh lại độ rộng cho ô theo cách thủ công để có thể đạt được sự hoàn chỉnh nhất.
Để thực hiện cách xuống dòng trong ô Excel bằng Wrap Text, hãy làm theo các bước sau:
Bước 1. Bấm chọn một hoặc nhiều ô bạn cần hiển thị tất cả các dòng nội dung trong đó.
Bước 2. Bấm chọn tab Home => chọn Wrap Text.
Bước 3. Tiến hành điều chỉnh lại độ rộng của các ô tính Excel để đảm bảo nội dung được hiển thị đầy đủ và rõ ràng.
Cách xuống dòng trong ô Excel bằng hàm
Trong một số trường hợp, khi bạn đang kết hợp dữ liệu từ một hoặc một số ô và muốn mỗi phần được bắt đầu bằng một dòng mới, cách tốt nhất để thực hiện xuống dòng là sử dụng hàm.
Một chú ý nhỏ là trong các hàm được nhắc đến dưới đây, việc sử dụng CHAR(10) là bởi bảng mã ký tự ngắt dòng trong Windows là 10. Tuy nhiên đối với các thiết bị chạy macOS, mã ký tự ngắt dòng của nó lại là 13, do đó bạn cần nhớ thay đổi thành CHAR(13) khi sử dụng các công thức bên dưới nhé.
Sử dụng hàm CHAR kết hợp với “&”
Hàm CHAR cho phép bạn được chèn các dấu ngắt dòng vào giữa các giá trị được lấy trong các ô tính Excel khác, còn dấu “&” sẽ giúp bạn kết nối các dữ liệu trong các ô khác vào trong cùng một ô tính.
Công thức chung là: Ô thứ nhất&CHAR(10)&Ô thứ 2&CHAR(10)&Ô thứ 3 &…
Một lần nữa chúng mình xin nhắc lại rằng trên các phiên bản Excel dành cho máy tính Mac, bạn bắt buộc phải thay CHAR(10) thành CHAR(13) để có thể thêm được dấu ngắt dòng trong ô.
Ví dụ các phần văn bản được xuất hiện trong các ô A2, B2 và C2, Khi này công thức cụ thể sau sẽ kết hợp chúng vào trong một ô sẽ là:
=A2&CHAR(10)&B2&CHAR(10)&C2
Sử dụng hàm CONCATENATE
Đây là một trong những hàm kết hợp văn bản tiện lợi nhất của Excel. Dưới đây là công thức của hàm này:
=CONCATENATE(ô thứ nhất,CHAR(10),ô thứ 2,CHAR(10),ô thứ 3,…)
Cách hàm CONCATENATE hoạt động sẽ tương tự như cách hàm CHAR chúng mình đã giới thiệu ở phần trên.
Sử dụng hàm TEXTJOIN
Trong Excel trên Office 365, Excel 2019 và Excel 2019 cho Mac, bạn hoàn toàn có thể sử dụng hàm TEXTJOIN để thực hiện ngắt dòng.
Tuy vậy, không giống như công thức các hàm phía trên, cú pháp của hàm TEXTJOIN lại cho phép người dùng bao gồm một dấu phân cách để có thể phân tách cho các giá trị văn bản. Khả năng này khiến cho công thức của hàm trở nên ngắn gọn hơn và dễ sử dụng hơn.
Công thức phổ quát chung của TEXTJOIN như sau: =TEXTJOIN(CHAR(10),TRUE,ô thứ nhất,ô thứ 2,ô thứ 3,…)
Ví dụ bạn có một tệp dữ liệu cần ngắn dòng và công thức thực hiện như sau:
=TEXTJOIN(CHAR(10),TRUE,A2:C2)
Trong đó:
- CHAR(10)
là dùng để thêm dấu ngắt dòng giữa các giá trị được kết hợp từ các ô tính khác.
- TRUE
cho công thức biết rằng cần bỏ qua các ô trống.
- A2:C2
là dải ô được chọn.
Cách xuống dòng trong ô Excel bằng chức năng Tìm và Thay thế
Trong một số trường hợp, nếu nhận được một trang tính Excel có chứa nhiều mục nhập một dòng, thì việc thực hiện ngắt dòng thủ công cho từng ô có thể sẽ tốn hàng giờ. Khi đó, tốt nhất là bạn nên vận dụng một thủ thuật hữu ích để có thể đặt nhiều dòng vào tất cả các ô tính đã chọn chỉ trong một lần duy nhất.
Xét ví dụ bạn cần thêm một dấu xuống dòng sau mỗi dấu phẩy trong một chuỗi văn bản. Cách làm sẽ là:
Bước 1: Bấm chọn tất cả các ô tính mà bạn cần xuống dòng thay cho dấu phẩy.
Bước 2. Nhấn tổ hợp phím Ctrl + H và bạn sẽ thấy hộp thoại Find & Replace mở ra. Hoặc bạn có thể bấm tổ hợp phím Find & Select => bấm chọn Replace trong nhóm Editing ở tab Home.
Bước 3. Trong hộp thoại Find & Replace vừa hiện ra, hãy làm như dưới đây:
-
Trong khung nhập
Find what
, nhập vào dấu phẩy và dấu cách (, ). Nếu các chuỗi văn bản được phân tách bằng dấu phẩy nhưng không có dấu cách, bạn chỉ nhập vào khung Find what dấu phẩy (,) thôi.
-
Trong khung nhập
Replace with
, nhấn tổ hợp phím
Ctrl + J
để tiến hành chèn một dấu xuống dòng. Thao tác này sẽ giúp chèn một dấu ngắt dòng thay cho mỗi một dấu phẩy, đồng thời các dấu phẩy sẽ bị loại bỏ. Nếu bạn cần giữ dấu phẩy ở cuối mỗi dòng thì ở cuối dòng, hãy nhập dấu phẩy và sau đó nhấn tổ hợp phím
Ctrl + J
liền sau đó.
-
Bấm chọn nút
Replace All
trong hộp thoại.
Giờ thì bạn sẽ thấy tất cả các dấu phẩy được thay thế bằng dấu xuống dòng rồi.
Trên đây chúng ta vừa cùng nhau tìm hiểu tất cả các cách xuống dòng trong ô Excel thông dụng nhất hiện nay. Thực tế thì không có cách nào tối ưu hơn cách nào. Bạn cần nắm chắc phần thông tin ở đầu mỗi phần để biết được cách xuống dòng phù hợp mình nên áp dụng trong các trường hợp cụ thể. Cuối cùng, để liên tục cập nhật các thủ thuật tin học bổ ích khác, đừng quên bấm theo dõi trang ngay bạn nhé.
Microsoft Office –
