Ngày nay, việc viết email xin việc bằng tiếng Anh không có gì là lạ trong bối cảnh kinh tế hội nhập. Việc viết email bằng ngoại ngữ sẽ là “chìa khóa” khiến nhà tuyển dụng có ấn tượng đầu tiên tốt đẹp về ứng viên. Vậy nên hãy đầu tư thời gian viết nội dung email sao cho thật ấn tượng và hiệu quả. Những lưu ý sau đây sẽ giúp bạn có một email hiệu quả nhất:
Khi bạn đang gửi email xin việc kèm CV, cần phải đặc biệt lưu ý làm theo hướng dẫn của nhà tuyển dụng, bởi một số công ty có một số yêu cầu riêng khi nhận những email xin việc. Nếu công ty họ yêu cầu gửi CV dưới một định dạng cụ thể kèm trong email, hay yêu cầu phải có một nội dung cụ thể, hãy làm chính xác như vậy. Bộ phận nhân sự sẽ ít quan tâm tới những email không tuân thủ đúng những gì họ yêu cầu.
Một số lưu ý quan trọng khi viết email xin việc tới nhà tuyển dụng
Khi viết, bạn nên giữ cho email xin việc của mình thật ngắn gọn và súc tích, không cần dài dòng, tránh cho nhà tuyển dụng mất nhiều thời gian xem xét. Thông thường, email nên được căn lề trái để người đọc dễ theo dõi. Bạn có thể sử dụng những font chữ đơn giản như Arial hay Times New Roman (font size: 13), không nên sử dụng những font ngoằn nghèo, hoa mỹ; không sử dụng icon, không chèn nhiều hình ảnh.
Đặt tên cho file đính kèm. Khi bạn tải CV lên Email, nhà tuyển dụng có thể nhìn thấy tên file, vậy nên chúng ta cũng nên lưu ý đặt tên file cho đơn giản và chuyên nghiệp như: Họ_Tên_CV, Họ_Tên_Vị Trí Ứng Tuyển… chứ đừng đặt tên file như: CV, CV1, CV_final… bởi nhà tuyển dụng sẽ nghi ngờ mức độ nghiêm túc của những ứng viên đặt tên file như vậy.
Nội dung của email cần phải có những phần nào, điều này thì còn tùy thuộc yêu cầu của bộ phận nhân sự của mỗi công ty hoặc tùy vào những kiến thức của ứng viên. Nhưng phần lớn mọi người chỉ phân bổ nội dung email từ 3-4 đoạn: giới thiệu sơ bộ, nguyên nhân muốn ứng tuyển, trình độ bản thân… Cuối Email xin việc, đừng quên bày tỏ mong muốn được nhà tuyển dụng sắp xếp một buổi phỏng vấn trực tiếp để trao đổi rõ hơn về công việc (I look forward to speaking with you soon about this employment opportunity).
Nội dung email xin việc bằng tiếng Anh
Một email xin việc chuẩn bằng Tiếng Anh gồm có phần mở đầu, phần nội dung ctrình bày và phần kết luận. Khi bắt đầu viết email, bạn cần đưa những thông tin cá nhân cơ bản như cần ghi họ và tên (Your Name), địa chỉ liên lạc (Your Address), số điện thoại (Your Phone Number). Tiếp đến là thời gian viết email (day, month, year).
Phần mở đầu
Đây là phần quan trọng để bạn trình bày vì sao mình viết đơn xin việc tới nhà tuyển dụng. Các mẫu câu thông dụng nhất bao gồm:
• I would like to apply for the position of Communications Director as advertised on TV.
• I read your job posting for a salesman with interest.
• I would like to express my interest in a position as an acount manager for your company.
Ở phần nội dung đầu email sẽ dựa nhiều vào những thông tin bạn có về công ty đó. Nếu bạn biết tên của nhà tuyển dụng, đó sẽ là lợi thế lớn để tăng tính thân mật với họ, lời chào của bạn có thể là: Dear [Tên nhà tuyển dụng], có thể gọi họ bằng các danh xưng như (Mr, Ms, Dr.).
Còn trong trường hợp bạn không biết tên nhà tuyển dụng thì có thể viết như sau: “Dear Recruiting Team,”, “Dear Hiring Manager,” hay “Dear (tên công ty)”.
→ Phương pháp viết đoạn đầu: Trình bày đoạn đầu tiên từ 1-2 câu. Đoạn đầu của Email là phần để bạn đề cập tới vị trí mà bạn đang muốn ứng tuyển, và bạn đã tìm đến công việc này như thế nào. Bạn chỉ cần trình bày trong 1-2 câu.
Phần nội dung
Trong phần nội dung, bạn hãy giới thiệu về bản thân và chia sẻ về kinh nghiệm, chuyên môn, kỹ năng của bản thân… và thể hiện rằng mình có đủ khả năng đáp ứng yêu cầu cho vị trí họ đang tuyển (in addition, I am active and enthusiastic…). Bạn có thể chia sẻ về số năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương (at present, I’m working for…), hoặc bằng cấp mà bản thân đã từng đạt được. Ngoài ra, bạn có thể tóm tắt quá trình học tập của mình (from my C.V, you will see that I graduated from ….)
Bạn có thể chia sẻ thêm bất kỳ thông tin khác để giúp bạn thuyết phục công ty tuyển dụng.
→ Phần nội dung là nơi bạn thể hiện những gì có để làm được, thuyết phục nhà tuyển dụng tăng tại sao các kỹ năng và kiến thức của bạn phù hợp cho vị trí họ đang tìm kiếm nhân sự.
Phần kết luận
Đây là nơi bạn tóm lai vấn đề và thảo luận về bạn sẽ làm những gì tiếp theo để ứng tuyển vào vị trí này. Cần bao gồm các nội dung:
- Thảo luận về những gì bạn sẽ làm tiếp theo, như mong muốn của bạn khi được phỏng vấn trực tiếp tại văn phòng của họ để có thể trao đổi nhiều hơn về kĩ năng và kinh nghiệm của mình.
- Gửi thông tin liên lạc (như số điện thoại hoặc địa chỉ), để nhà tuyển dụng có thể dễ dàng liên hệ.
- Đính kèm Sơ yếu lý lịch, CV hoặc các tài liệu nhà tuyển dụng yêu cầu.
Kết thúc thư bạn có thể viết một số cách phổ biến như “Best” hay “Sincerely”.
Mẫu viết email xin việc
Dear Ms. Hoa
This is in reference to the job posting by your company in the Assitant, dated September 14th , 2020. I have gone through the job description and find that my work skills and the job requirements may be a good match.
I have been working for the past four years in the procurement department of Danlc Inc. I held the position of Senior (position) in the said company.
I completed my education (DEF Education Institution). My professional education was obtained from the (ABC of Science, Location). In addition, I am active and enthusiastic. I am willing to learn and do what takes to get a job done well even under pressure or on far mission.
My updated resume is enclosed for your review.
I am looking forward to an interview at your office.
Your Sincerely,
[Chữ ký]
