Việc hiểu rõ và nắm bắt các cách viết email bằng Tiếng Anh chuẩn không những giúp bạn tạo ấn tượng tốt cho nhà tuyển dụng mà còn dễ dàng trong việc soạn thư để gửi cho bạn bè, đối tác nước ngoài… Bài viết sau đây, ISE muốn chia sẻ đến bạn đọc những […]
Việc hiểu rõ và nắm bắt các cách viết email bằng Tiếng Anh chuẩn không những giúp bạn tạo ấn tượng tốt cho nhà tuyển dụng mà còn dễ dàng trong việc soạn thư để gửi cho bạn bè, đối tác nước ngoài… Bài viết sau đây, ISE muốn chia sẻ đến bạn đọc những phương pháp để tạo nên một email chuyên nghiệp nhất. Cùng xem ngay nhé!
>>>> XEM NGAY: 9 mẹo học Tiếng Anh giao tiếp cấp tốc cho người mất gốc
1. Cấu trúc cơ bản của một email Tiếng Anh
Trước khi tìm hiểu cách viết email bằng Tiếng Anh, người học cần nắm được cấu trúc của một bức thư bao gồm các phần nào và cần thể hiện những nội dung gì bên trong đó? Cụ thể:
- Greeting: Lời chào đầu thư Tiếng Anh (Dear, Hello…)
- Opening comment: Câu mở đầu email Tiếng Anh bằng việc thăm hỏi
- Introduction: Đây là phần giới thiệu lý do bạn soạn email này hoặc lời cảm ơn.
- Main point: Đề cập đến nội dung chính của thư, người viết có thể sử dụng một hay nhiều đoạn văn.
- Concluding sentence: Phần kết thúc email Tiếng Anh bạn cần nêu sự mong đợi phản hồi sớm từ người nhận hoặc mong muốn có một buổi hẹn gặp mặt trong tương lai…
- Signing of: Lời chào kết email Tiếng Anh
>>>> TÌM HIỂU THÊM: Lộ trình học Tiếng Anh cho người đi làm hiệu quả
2. Cách viết email bằng Tiếng Anh cho đối tác (công việc)
Bạn đang tìm hiểu cách viết email Tiếng Anh trong công việc để gửi cho đối tác? Nếu bức thư hay và để lại ấn tượng tốt thì có thể nhận được sự đồng ý hợp tác ngay, mang lại lợi ích cho công ty cũng như bản thân bạn. Cùng tham khảo chi tiết ngay sau đây:
2.1 Phần mở bài email Tiếng Anh – Beginning
Lời chào
Bạn hãy mở đầu email Tiếng Anh bằng việc xưng hô và chào hỏi sao cho phù hợp với người nhận thư. Những cách thường được sử dụng như:
- Trường hợp 1: Viết thư Tiếng Anh gửi cho 1 hoặc 2 người:
- Dear [Tên],
- Dear [Tên1] and [Tên2],
- Hello [Tên],
- Hi [Tên],
- Trường hợp 2: Khi bạn không rõ tên người nhận thì lời chào mở đầu thư Tiếng Anh là:
- Dear Sir,
- Dear Madam,
- Hello,
- Dear Hiring Manager,
- Greetings,…
- Trường hợp 3: Thư gửi nhiều hơn 3 người:
- Hello everyone,
- Hi team,
- Hello all,
- Good morning/afternoon/evening,
Lưu ý trong cách viết email bằng Tiếng Anh:
- Mrs được dùng cho người nhận là phụ nữ đã kết hôn. Mặt khác, phụ nữ chưa lập gia đình thì sử dụng Miss. Trong trường hợp không biết rõ vấn đề này, cách mở đầu email Tiếng Anh vẫn giữ được sự trân trọng là: Dear Sir / Dear Madam.
- Trường hợp viết thư cho người nước ngoài, hãy chào hỏi bằng Last name (Họ). Chẳng hạn bạn gửi cho người đàn ông tên Kelvin Blair thì mở đầu email là Dear Mr.Blair. Nếu là người Việt, bạn cần gọi bằng họ tên hoặc tên riêng, chẳng hạn: Dear Mrs. Duong Tu Anh or Dear Mrs. Tu Anh.
>>>> THAM KHẢO THÊM: Viết cv Tiếng Anh: cách tự kiểm tra và rà soát lỗi sai
Câu chào hỏi ban đầu
Sau lời chào, bạn cần có những câu chào hỏi nhằm để lại ấn tượng và tạo sự thoải mái cho người đọc. Sau đây là một số gợi ý về câu chào hay:
I hope this finds you well. (Tôi hy vọng bạn giữ gìn sức khỏe thật tốt)
Hope all is well. (Hy vọng mọi người đều khỏe)
Hope you had a terrific weekend. (Hy vọng bạn đã có 1 tuần làm việc tốt đẹp)
Thank you so much for getting back to me. (Cảm ơn vì đã phản hồi)
Giới thiệu (cho biết lý do viết thư này)
- Trường hợp 1: Viết email bằng Tiếng Anh để trả lời cho ai đó
Thanks for contacting JoJo Media (Cảm ơn vì đã liên hệ với JoJo Media)
I am very happy to receive your email. (Tôi rất vui vì đã nhận được email của bạn)
- Trường hợp 2: Cách viết email bằng Tiếng Anh khi bạn là người chủ động
I am writing to confirm my ticket booking/ to make a hotel reservation. (Tôi viết thư để xác nhận việc đặt vé/ để đặt phòng khách sạn)
I am writing with regard to the complaint you made on 17th December/ to your registration of City Gym Membership. (Tôi viết thư này liên quan đến việc giải đáp những khiếu nại của bạn vào ngày 17/12/ để đăng ký Hội viên phòng gym)
With reference to our telephone conversation on Saturday, I would like to let you know that we will compensate 30% of the product for you. (Liên quan đến cuộc trao đổi trên điện thoại của chúng ta vào Thứ 7, tôi muốn thông báo cho bạn về việc chúng tôi sẽ bồi thường cho bạn 30% giá trị sản phẩm).
Ví dụ về cách mở đầu thư khác nhau:
- Ví dụ 1: Khi nộp đơn xin việc
Dear Jane, (Gửi Jane,)
I hope this finds you well. I’m writing response to your job posting for the Reception Associate Position (Tôi hy vọng bạn giữ gìn sức khỏe thật tốt. Tôi viết thư này để ứng tuyển vào vị trí Reception Associate mà công ty đã đăng lên)
- Ví dụ 2: Kết thúc phỏng vấn xin việc và đợi phản hồi
Hello John, (Xin chào John,)
Thank you again for taking the time to meet with me about the Accounting Manager position today (Một lần nữa xin cảm ơn vì đã dành thời gian phỏng vấn tôi vào vị trí Accounting Manager)
- Ví dụ 3: Tổ chức cuộc họp
Greetings team, (Chào cả nhóm,)
I’m reaching out to set up a meeting about the upcoming project (Tôi liên hệ để sắp xếp một cuộc gặp mặt liên quan đến dự án sắp tới)
- Ví dụ 4: Giới thiệu thành viên mới
Hello Key, (Chào Key,)
I’m writing to introduce you to the newest member of our HR team, Haley Farber (Tôi viết thư này để giới thiệu thành viên mới nhất của bộ phận nhân sự, Haley Farber)
- Ví dụ 5: Thư nhận lời làm việc
Hi there Kiran, (Chào Kiran,)
Thank you so much for getting back to me. I’m excited to learn about the offer (Cảm ơn vì đã phản hồi. Tôi rất mong được hướng dẫn kỹ hơn về lời đề nghị này)
2.2 Phần nội dung chính của bức thư – Body
Một trong các tiêu chí của cách viết email bằng Tiếng Anh mà bạn phải đáp ứng là sự ngắn gọn, rõ ràng. Bởi lẽ, hàng ngày có rất nhiều thư gửi đến và người đọc luôn muốn xem qua chúng một cách nhanh nhất. Cho nên nội dung bạn trình bày phải thật xúc tích, dễ hiểu.
Dưới đây là các dạng, nội dung email phổ biến kèm ví dụ:
- Dạng 1: Making a request/ asking for information (Thực hiện một yêu cầu/ hỏi thêm thông tin)
Tiếng Anh
Tiếng Việt
Could you please let me know if you can attend our Anniversary Party?
Bạn có thể vui lòng báo cho tôi biết nếu bạn có thể tham dự bữa tiệc kỉ niệm của chúng tôi?
Could you please let me know if you are available for a meeting on 16th October?
Bạn có thể vui lòng báo cho tôi biết nếu bạn có thể tham dự cuộc họp vào ngày 16/10?
I would appreciate it if you could please send me a notebook
Tôi sẽ rất cảm ơn nếu bạn có thể vui lòng gửi tôi một cuốn sổ ghi chú
I would appreciate it if you could please reply within three days
Tôi sẽ rất cảm ơn nếu bạn có thể vui lòng hồi âm trong vòng 3 ngày
Please let me know how much the tickets cost and which promotions are currently available
Làm ơn hãy cho tôi biết giá vé và các chương trình khuyến mãi hiện có
- Dạng 2: Offering help/ giving information (Đề nghị giúp đỡ/ cung cấp thông tin)
Tiếng Anh
Tiếng Việt
We are happy to let you know that your article has been selected for publication
Chúng tôi rất vui mừng thông báo rằng bài viết của bạn đã được chọn để xuất bản
We are willing to arrange another meeting with the manager
Chúng tôi sẵn lòng sắp xếp một cuộc họp khác với người quản lý
Should you need any further information, please to contact hotline 0887.965.789
Nếu bạn cần thêm bất kỳ thông tin nào, hãy vui lòng liên hệ hotline 0887.965.789
We regret to inform you that the flight has been delayed due to bad weather conditions
Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng chuyến bay đã bị hoãn bởi điều kiện thời tiết quá xấu
- Dạng 3: Complaining (Phàn nàn)
Tiếng Anh
Tiếng Việt
I am writing to express my dissatisfaction with your customer service
Tôi viết thư này để bày tỏ sự không hài lòng với dịch vụ chăm sóc khách hàng của bạn
I am writing to complain about the quality of your products
Tôi viết thư này để khiếu nại về chất lượng sản phẩm của bạn
We regret to inform you that your payment is considerably overdue
Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng thanh toán của bạn đã quá hạn quy định
I am interested to hear how your company can compensate us for the distress we suffered
Tôi đang rất quan tâm đến thông tin về việc công ty sẽ bồi thường như thế nào về những thiệt hại mà chúng tôi phải gánh chịu
- Dạng 4: Apologizing (Thư xin lỗi)
Tiếng Anh
Tiếng Việt
We would like to apologize for any inconvenience caused
Chúng tôi muốn gửi lời xin lỗi vì những bất tiện mà chúng tôi đã gây ra
Please accept our dearest apologies for this delay
Làm ơn hãy chấp nhận lời xin lỗi chân thành của chúng tôi vì sự chậm trễ này
Please let us know what we can do to compensate you for the damages caused
Làm ơn hãy cho chúng tôi biết chúng tôi có thể làm gì để bồi thường những thiệt hại mà chúng tôi đã gây ra
I am afraid I will not be able to attend the meeting tomorrow
Tôi e rằng mình không thể tham dự cuộc họp ngày mai được
- Dạng 5: Attaching files (Đính kèm tệp)
Tiếng Anh
Tiếng Việt
I am sending you the contract as an attachment
Tôi đã gửi cho bạn hợp đồng trong phần tài liệu đính kèm
Please find attached the file you requested
Vui lòng tìm tài liệu bạn cần trong phần đính kèm
I am afraid I cannot open the file you have sent me
Tôi e rằng tôi không thể mở được các tệp đính kèm mà bạn đã gửi
Could you send it again in PDF format?
Bạn có thể gửi lại tài liệu ở định dạng PDF được không?
2.3 Phần kết thúc email Tiếng Anh – Ending
Khi viết email, phần kết nên chứa những nội dung sau:
- Trước khi kết thúc email và thực hiện ký tên, hãy viết thêm câu call-to-action để khuyến khích người nhận sớm hồi âm thư:
Ví dụ: Thank you for taking the time to review my resume and professional references. I look forward to hearing from you soon! (Cảm ơn vì đã dành thời gian xem xét CV và thư giới thiệu. Tôi mong sẽ sớm nhận được phản hồi từ phía công ty)
- Tên đầy đủ của bạn: Sử dụng tên họ và tên chính giúp đối tác nhớ về bạn lâu hơn. Đồng thời tránh xảy ra những nhầm lẫn không đáng có.
- Chức danh công việc: Bạn không nhất thiết phải ghi cụ thể vị trí công việc hiện tại (Account Manager tại Công ty ABC) mà chỉ cần một chức danh chung, miêu tả khái quát công việc.
Ví dụ:
Yours faithfully, (Trân trọng)
Joe Jefferson (Tên Joe Jefferson)
Accounting Manager (Kế toán trưởng)
- Thông tin liên hệ: Phần này dùng để đính kèm số điện thoại, tài khoản LinkedIn nếu có, hoặc link dẫn đến trang portfolio của bạn.
Một số cụm từ kết thư phổ biến:
- Best,
- Best regards,
- Best wishes,
- Kind regards,
- Looking forward to hearing from you,
- Warm wishes,
- Thanks again,
- Many thanks,
- With appreciation,
- With gratitude,
- Yours sincerely,
- Respectfully,
- All the best,
Các cụm từ cần tránh khi kết thúc email Tiếng Anh
- Your friend,
- Cheers,
- Love,
- Talk soon,
- See ya,
- See ya later,
- See you,
>>>> TÌM HIỂU THÊM: 60 câu tiếng anh giao tiếp trong bệnh viện hữu ích, chuyên dùng
3. Cách viết thư bằng Tiếng Anh cho người bạn, người thân
Làm sao để viết một lá thư bằng Tiếng Anh cho một người bạn hay và ý nghĩa? Cấu trúc bài cũng cần đáp ứng đầy đủ 3 phần và những nội dung cụ thể. Cùng tham khảo hướng dẫn sau đây của ISE nhé!
3.1 Mở đầu thư Tiếng Anh – Beginning
Cách viết email bằng Tiếng Anh để gửi cho bạn và người thân cũng cần tuân thủ điều kiện có lời chào ở đầu thư. Phần này đã được ISE nêu ở trên, bạn có thể tham khảo lại nhé!
Lời chào hỏi, câu chào hỏi:
- Dear Mark,
- Hello Joy,
- Hi Mary,
- Hello everyone,
- Dear sir,…
Phần giới thiệu, đề cập mục đích viết thư: Bạn cần đi thẳng vào vấn đề chính của email này.
Dưới đây là một số ví dụ cụ thể:
Ví dụ 1: Just a quick note to tell you that we will organize a birthday party for my parent/ invite you to my birthday party. (Mình chỉ muốn viết đôi dòng để mời bạn đến buổi tiệc sinh nhật của bố mẹ mình/ để mời bạn đến dự bữa tiệc sinh nhật của mình)
Ví dụ 2: This is to invite you to join my family for dinner. (Bức thư này để mời bạn đến dùng bữa tối cùng gia đình tôi)
Ví dụ 3: I wanted to let you know that I have just got a new car. (Mình muốn báo cho cậu biết là mình vừa mới có một chiếc xe mới)
Ví dụ 4: I’m writing to tell you about my Tet holidays. (Tớ viết thư để kể cho cậu nghe về kì nghỉ Tết vừa rồi)
3.2 Phần nội dung chính của email – Body
Cũng giống như cách viết email bằng Tiếng Anh trong công việc, phần Body của thư gửi bạn bè, người quen cũng cần đi thẳng vào nội dung chính để người đọc nắm bắt thông tin nhanh và dễ hiểu nhất.
Các dạng nội dung chủ yếu thường gặp:
- Dạng 1: Making a request/ asking for information (Đưa ra yêu cầu/ hỏi thêm thông tin)
Tiếng Anh
Tiếng Việt
I was wondering if you could come and see me sometime next week
Mình băn khoăn không biết bạn có thể đến thăm mình vào tuần tới không
Do you think you could call him for me? I lost his phone number
Bạn có thể gọi cho anh ấy giùm tôi không? Tôi làm mất số điện thoại của anh ấy rồi
Can you call me back asap (as soon as possible)?
Cậu có thể gọi cho mình càng sớm càng tốt không?
- Dạng 2: Offering help/ giving information (Đề nghị giúp đỡ/ cung cấp thông tin)
Tiếng Anh
Tiếng Việt
I’m sorry, but I can’t make it/ come tomorrow
Mình xin lỗi, nhưng ngày mai mình không đến được rồi
I’m happy to tell you that my sister is getting married next month
Tôi vui mừng thông báo rằng chị gái tôi sẽ kết hôn vào tháng tới
Do you need a hand with moving the furniture?
Bạn có cần tôi giúp một tay với việc chuyển đồ nội thất không?
Would you like me to come early and help you clear up the place?
Cậu có muốn tớ đến sớm và giúp dọn dẹp chỗ đó không?
- Dạng 3: Complaining (Phàn nàn)
Tiếng Anh
Tiếng Việt
I’m sorry to say that you’re late with the payments
Tôi rất tiếc phải nói rằng bạn đã trễ hẹn với các khoản thanh toán
I hope you won’t mind me saying that the place you’d recommended to us wasn’t as nice as we’d expected
Tôi mong bạn sẽ không buồn khi tôi nói rằng chỗ mà bạn gợi ý cho chúng tôi không tốt như chúng ta mong đợi
- Dạng 4: Apologizing (Thư xin lỗi)
Tiếng Anh
Tiếng Việt
I’m sorry for the trouble I caused
Mình xin lỗi vì những rắc rối mình đã gây ra
I promise it won’t happen again
Tôi hứa điều đó sẽ không xảy ra một lần nữa
I’m sorry, but I can’t come to the wedding next week
Tôi xin lỗi nhưng tôi không thể tham dự đám cưới vào tuần tới được
- Dạng 5: Attaching files (Tệp đính kèm)
Tiếng Anh
Tiếng Việt
I’m attaching/sending you our wedding photos
Tôi đã gửi/ đính kèm bộ ảnh cưới của chúng tôi trong mail cho bạn
Sorry, but I can’t open it. Can you send it again in PDF format?
Xin lỗi, mình không mở được file đó. Bạn có thể gửi lại ở định dạng PDF không?
3.3 Kết thúc thư Tiếng Anh – Ending
Cách viết email bằng Tiếng Anh gửi bạn bè, người thân phần kết thúc cũng tương tự như thư công việc. Bạn hãy sử dụng những câu sau đây trước khi gửi lời chào:
Ví dụ 1: Hope to hear from you soon (Hy vọng sẽ sớm được cậu hồi âm)
Ví dụ 2: I’m looking forward to seeing you (Tôi rất mong chờ được gặp cậu)
Cuối cùng, bạn cần kết thúc email bằng lời chào và ký tên. Một vài ví dụ tham khảo:
Thank you (Cảm ơn bạn)
Thanks (Cảm ơn)
Sincerely/ Sincerely yours/ Yours sincerely/ Yours truly (Trân trọng)
Regards/ Best regards/ Kind regards (Trân trọng)
With gratitude (Với lòng biết ơn)
Best wishes (Gửi lời chúc tốt đẹp nhất)
Love (Yêu thương)
Take care (Hãy giữ gìn sức khỏe)
4. Các lưu ý khi viết email bằng Tiếng Anh
Bên cạnh các cách viết email bằng Tiếng Anh được ISE chia sẻ trên đây, bạn cũng cần nắm bắt những lưu ý quan trọng để bức thư gửi đi đáp ứng các tiêu chuẩn chuyên nghiệp nhất.
- Nội dung email cần đảm bảo ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu. Lưu ý không viết tắt như: I’m, I’ll, I don’t, I’ve seen,…Thay vào đó bạn cần viết đầy đủ: I am, I will, I have seen, I do not…
- Tuyệt đối không dùng các từ lóng, từ thông tục và quá thân mật khi viết thư bằng Tiếng Anh: dad, mate, wanna, kid…
- Dùng would like cho ngôi thứ nhất thay vì want. Should được sử dụng cho ngôi thứ nhất, không dùng động từ này cho ngôi thứ hai. Ngoài ra, bạn nên dùng may hoặc could thay cho can, would, will.
- Phần mở đầu và kết thúc thư Tiếng Anh luôn luôn thể hiện sự kính trọng bằng cách: dùng Dear đầu thư và Please khi bạn muốn yêu cầu.
- Cách viết email bằng Tiếng Anh chuẩn nhất vẫn phải đáp ứng đầy đủ chủ – vị – tân ngữ trong một câu văn. Tuyệt đối không dùng câu phức chỉ có 3 hoặc 4 mệnh đề.
- Sử dụng dấu ngắt câu (chấm, chấm phẩy, phẩy,…) đúng, nếu trường hợp có nhiều ý phụ thì bạn nên gạch đầu dòng trình bày từng ý một. Trong email Tiếng Anh không được dùng dấu (!).
- Không được viết sai lỗi chính tả.
- Tránh viết câu hay dùng từ nhiều nghĩa gây hiểu lầm cho người đọc.
Lưu ý về cách kết thúc email bằng Tiếng Anh:
- Regards và Best Regards được áp dụng cho nhiều tình huống
- Sincerely Yours dùng để kết thúc thư xin việc, thư mời hay khiếu nại
- Faithfully Your dùng trong email phản hồi với vai trò là nhà cung cấp cho khách hàng
Một lưu ý nữa trong cách viết email bằng Tiếng Anh bạn cần nắm đó là hãy đọc và dò lại kỹ càng trước khi gửi để chắc chắn các bước đã được hoàn thành.
5. Một số bài mẫu về cách viết email bằng Tiếng Anh
Để người đọc hình dung một bức thư rõ hơn, ISE gửi đến bạn những bài mẫu minh họa cụ thể cách viết email Tiếng Anh cho từng dạng chủ đề. Cùng xem ngay nhé!
5.1 Viết thư xin lỗi bằng Tiếng Anh (Formal email of apology)
Bạn đang phân vân không biết viết thư xin lỗi bằng Tiếng Anh thế nào cho hợp lý? Bởi lẽ email này cần thể hiện sự chân thành và tinh thần trách nhiệm của bạn để sửa sai thay vì viết câu xin lỗi. Cho nên, bạn cần trình bày dài một chút. Dưới đây là bài mẫu tham khảo:
Dear Mr. Smith,
Further to your email of the 15th October 2019 regarding your order (ref no. 56HL10UQ). First of all, please allow me to apologize for Peter Taylor not responding to your email. I can confirm that Peter has been on sick leave for the whole of this week. And although this explains the issue, it does not justify it.
It transpires that there was a miscommunication in his department and the person who should have been taking care of this issue, did not. I have already taken all the necessary measures to ensure that this does not happen again in the future. Thank you for bringing this matter to my attention.
With regards to the issues about your order, I have taken personal charge of them. First of all, let me apologize for the late delivery. We should have made you aware of the delay at the time.
Regarding the damaged components, I can confirm the following:
It is the normal policy here that we do not accept liability for problems with components if we are not notified within 7 working days of delivery. And due to the fact that you did not notify us until after 15 working days of the delivery, the Customer Service Department followed procedure.
But as we view you as a valuable customer, and we have worked together for over five years, rest assured that I will sort out this issue as a matter of urgency. I have already spoken to the Production Director here and he will confirm tomorrow when we can send the replacement components to you. I will update you about the situation with the components by the end of tomorrow at the latest.
Could you please confirm if this is adequate?
I do hope that this situation has not damaged your confidence in working with us.
Once again, please accept our apologies for any inconvenience caused.
If you have any questions, do not hesitate to contact me on mobile 07995 348236.
Yours sincerely,
Mrs. Jenny Kim
Benny Sales Director
5.2 Viết email cảm ơn bằng Tiếng Anh (Emails of thanks)
Cách viết email bằng Tiếng Anh nói lời cảm ơn đến đồng nghiệp, đối tác, bạn bè,…cần đảm bảo nội dung trình bày phải ngắn gọn và cố gắng đi thẳng vào vấn đề chính. Dưới đây là bài tham khảo dành cho bạn:
Dear all,
I would just like to make you aware that our company has won the contract to supply photocopiers to the American government for the next 3 years.
I would like to thank you all for the hard work you have done over the last four months. The winning of this contract is a recognition of all your hard work and dedication that you have made over the years to make our company great. This wouldn’t have been possible without you.
Thank you,
Ron Lowe
CEO
Runners Ink inc.
5.3 Cách viết thư phàn nàn bằng Tiếng Anh (Formal email of complaint)
Sau khi trải nghiệm một dịch vụ khiến bạn không hài lòng và muốn gửi email khiếu nại. Lúc này cách viết thư phàn nàn bằng Tiếng Anh được trình bày như thế nào? Xem ngay ví dụ sau đây nhé!
Dear Mrs. Boswell,
I wish to draw your attention to an issue we have with a recent order from you (ref no. 34ED12QP). Not only was the delivery four days later than agreed, but when we tried to use the components, we found that 40% of them were damaged and basically useless.
As is normal, I spoke to your Customer Service Manager, Peter Taylor on this matter. I expected that you would replace the damaged components, but this has not been the case. When I last spoke to Peter, last week, he informed me that the components were undamaged when delivered to us and that it was our fault. To make matters worse, he has still not replied to an email I sent to him on Monday. Not very professional customer service.
As you are aware, we have been a customer of your company for over 5 years. The damaged components are severely impacting our production at the moment. We have orders which we can not send because of this problem with the components.
Although, I appreciate that you are all very busy. I believe that I am entitled to an explanation why Peter Taylor has not answered my email and is refusing to replace the components.
Unless this issue is resolved promptly, then, unfortunately, we will be forced to take further action.
I expect an email from you by 5 pm today at the latest, to inform me how you are going to resolve this issue.
Yours sincerely,
Craig Smith
EGO Production Director
5.4 Cách viết thư yêu cầu bằng Tiếng Anh (Formal email of request)
Với vai trò là một khách hàng, bạn muốn biết thông tin chi tiết của một sản phẩm qua một trang buôn bán thương mại điện tử. Hoặc đối với công việc, bạn cần đối tác cung cấp những báo cáo trong quá trình hợp tác kinh doanh. Vậy thì lúc này cách viết thư yêu cầu bằng Tiếng Anh như thế nào là chuẩn nhất? Cùng xem ví dụ sau đây:
Dear Mr. Mitchell,
I am writing in reference to the current situation with the Skipton Airport Project. We have a number of questions which we hope you could answer.
First of all, could you please provide us with an update on where you are on the Skipton Airport Project. We would also appreciate it if you could clarify what the current problem is with the distribution system and confirm when you expect them to be solved.
In addition, at the end of our last meeting, we requested a copy of the latest project update report. Unfortunately, we have still not received it. We would appreciate it if you could forward this to us.
Could you also please confirm whether the post-installation support covers the equipment 24 hours a day? And what is actually included in the support? Specifically, we would like to have confirmation that the parts and workmen have been included in the package? We require this information as soon as possible.
And lastly, we are considering extending the period of the post-installation support from your company from 6 months to 12 months. We would be very grateful if you could provide us with a quote for this extension.
I would really appreciate it if you could deal with these matters urgently.
I look forward to hearing from you.
Yours sincerely,
Ian McAdam
Development Manager
5.5 Viết thư mời Tiếng Anh (Emails of invitation)
Tương tự như các dạng trên, cách viết email bằng Tiếng Anh để mời đến dự tiệc, buổi họp,… cũng cần đúng cấu trúc và nên đi thẳng vào vấn đề để người đọc dễ hiểu nhất. Bài viết tham khảo ngay sau đây:
Hi Jayden,
We’re holding a meeting on the current problems with the computer systems and I’d appreciate it if you could come. Having somebody like yourself there from the legal department is important because of the problems we’ve had with the loss of customer data.
The meeting will take place next Thursday at 2 pm in meeting room 3 in the Corley Building in Leeds.
If there’s anything you would like to discuss in the meeting, send it to me by email and I’ll include it in the meeting’s agenda.
Let me know as soon as possible if you can attend.
Regards,
David Mitchell
IT Project Manager
Vậy đây là tất tần tất những cách viết email bằng Tiếng Anh chuyên nghiệp mà ISE muốn chia sẻ cho bạn. Hy vọng, bài viết sẽ giúp ích cho bạn đọc có thể soạn cho mình những bức thư theo từng dạng chủ đề một cách dễ dàng nhất. Đồng thời, đừng quên liên hệ với ISE qua số Hotline (+84) 898 898 646 để nhận tư vấn nhé!
>>>> Xem thêm bài viết:
2.2/5 – (30 bình chọn)
