Email là một trong những hình thức giao tiếp được sử dụng rộng rãi nhất ở cả trong và ngoài nơi làm việc. Vì sự tiện lợi của nó, bạn có thể sẽ sử dụng email ở bất kể vai trò hay ngành nghề nào của bạn. Do vậy, trong bài viết này Jaxtina sẽ hướng dẫn cho bạn cách viết một email đơn giản, hiệu quả bằng tiếng Anh.
1. BEGINNING (PHẦN MỞ ĐẦU)
Trong phần mở đầu, chúng ta sẽ dùng các cấu trúc sau đây để chào hỏi người nhận:
Cấu trúc
Ví dụ
Nếu bạn đã biết tên người nhận
Dear + title (danh xưng) + surname (họ)
Dear Ms. Tran,
Dear Mr. Smith,
Dear Le,
Nếu mối quan hệ gần gũi
first name (tên gọi)
Hi Crystal,
Dear Daisy,
Dear Jasmine,
Nếu bạn chưa biết tên người nhận
Dear Sir/Madam,
>> Có thể bạn quan tâm khóa học Toeic cam kết chất lượng tại Jaxtina
2. BODY (PHẦN NỘI DUNG CHÍNH)
Khi bạn viết một email, bạn cần phải nói rõ lý do tại sao bạn lại viết. Bạn có thể làm điều này bằng cách sử dụng cụm từ ‘I am writing to + V(inf)‘ ở đầu email của bạn.
Dưới đây là một số ví dụ:
Mục đích của người viết
Nghĩa tiếng Việt
I am writing to
ask for specific details about …
Tôi viết thư này để
hỏi chi tiết cụ thể về …
inform you about the seminar day …
thông báo cho bạn về ngày hội thảo…
update you on new information about the upcoming event.
cập nhật cho bạn những thông tin mới về sự kiện sắp tới.
say thank you and appreciate all your hard work.
nói lời cảm ơn và ghi nhận tất cả công việc khó khăn của bạn.
apply for the job as Lecturer of Science at your school.
xin tuyển vào vị trí Giảng viên Khoa học tại trường của bạn.
>> Mời bạn xem thêm: khóa học tiếng Anh doanh nghiệp
3. ENDING (PHẦN KẾT THÚC THƯ)
Để kết thúc một bức thư, bạn có thể tham khảo một số mẫu câu dưới đây:
kết thúc một bức thư
Let me know if you need any more information.
(Hãy cho tôi biết nếu bạn cần thêm thông tin.)
Please get back to me as soon as possible.
(Hãy trả lời email sớm nhất có thể nhé.)
I look forward to hearing from you soon.
(Tôi rất mong sớm nghe tin từ bạn.)
Please do not hesitate to contact me.
(Đừng chần chừ để liên lạc với tôi nhé.)
Sau đó chúng ta KÝ TÊN để kết thúc thư:
Tên người nhận
đã được đề cập
Tên người nhận
chưa được đề cập
Trong trường hợp email mang tính
trang trọng
Tên người nhận thư đã được đề cập trong phần chào hỏi như “Dear Mr. Brown,”, “Dear Ms. Lucy,”
→ chúng ta sử dụng các cụm từ: “Best regard/ Yours sincerely,”
Tên người nhận chưa được đề cập trong phần chào hỏi như Dear Sir/Madam
→ chúng ta sử dụng cụm từ: “Yours faithfully,”
Trong trường hợp viết email cho người nhận có
mối quan hệ gần gũi, thân mật
với người viết
chúng ta sử dụng các cụm từ:
“Best/ Best wishes/ Take care/ Bye”
>> Mời bạn xem thêm: khóa học tiếng Anh giao tiếp đặc biệt tại Jaxtina
4. CÁC ĐOẠN VĂN TRONG MỘT EMAIL. (EMAIL MẪU)
Một email được chia thành các đoạn văn sẽ mạch lạc hơn về nội dung và khiến cho người đọc dễ theo sát được các ý chính.
Một đoạn trong email thường dài hai hoặc ba câu.
Mỗi đoạn văn bắt đầu trên một dòng mới.
Dưới đây là ví dụ về một email viết cho bạn bè:
Đoạn
Các đoạn văn trong email
Nghĩa tiếng Việt
Đoạn 1
Chào hỏi
Hello Jack,
How have you been? I haven’t seen you since January. How are your children?
Xin chào Jack,
Dạo này bạn thế nào? Tớ đã không gặp bạn kể từ tháng Giêng. Bọn trẻ của bạn thế nào rồi?
Đoạn 2
Lý do viết email
I’m writing to share some exciting news with you: we are going to have a kid next month. We believe it will be a girl, and we are overjoyed. But I also had a question for you.
Tớ viết thư này để chia sẻ một số tin tức thú vị với bạn: chúng mình sẽ có một bé vào tháng tới. Chúng mình tin rằng đó sẽ là một bé gái, và chúng tớ rất vui mừng. Nhưng tớ cũng có một câu hỏi cho bạn.
Đoạn 3
Đề xuất
You mentioned having a lot of baby clothing. Is it possible for you to lend me some for my baby? I went shopping, and new baby clothes are so costly… Could you please let me know whether this is ok?
Bạn đã đề cập đến việc có rất nhiều quần áo trẻ em. Bạn có thể cho tớ xin một ít cho con tớ không? Tớ đã đi mua sắm, và quần áo trẻ em mới rất tốn kém … Nếu được thì nói cho tớ biết liệu có được không nhé?
Đoạn 4
Thông tin khác
By the way, I have just moved into an apartment. You can pay me a visit any time.
Nhân tiện, tớ mới chuyển vào sống trong một căn hộ. Bạn có thể ghé chơi bất cứ lúc nào
Đoạn 5
Sử dụng cấu trúc ‘look forward to‘ và kết thúc
Lastly, I hope to hear from you soon. Give my warmest greetings to your wife and family.
Regard,
Alex,
Cuối cùng, tớ hy vọng sẽ sớm nhận được phản hồi từ bạn. Gửi lời chào nồng ấm nhất của tớ đến vợ và gia đình của bạn nhé.
Thân mến,
Alex,
Sau đây các bạn cùng làm một số bài luyện tập nhé!
Practice 1. Write the sequence of an email in the right order. (Viết trình tự của một email theo đúng thứ tự.)
1. Người viết đề cập đến cuộc trò chuyện tiếp theo của họ với người đọc.
2. Người viết yêu cầu người đọc làm một điều gì đó.
3. Người viết giải thích mục đích / chủ đề của email.
4. Người viết cảm ơn bạn đọc đã gửi email. Hoặc, nếu người đọc không biết người viết, người viết giải thích mình là ai
5. Người viết chào người đọc.
6. Người viết đề cập đến một số thông tin mới, không liên quan đến chủ đề chính của email.
Xem đáp án
-
5 – 4 – 3 – 2 – 6 – 1
Practice 2. Match the beginnings of the email with its meanings. (Ghép phần mở đầu của email với ý nghĩa của nó.)
1. Could you please give the office key to Ashley for me?
2. I am writing to complain about the cancelled flight.
3. By the way, my wife has just had a baby girl, so I’m extremely happy!
4. Many thanks for your email this afternoon.
5. I look forward to meeting you tomorrow.
a. Người viết đề cập đến một số thông tin mới, không liên quan đến chủ đề chính của email.
b. Người viết yêu cầu người đọc làm một điều gì đó
c. Người viết giải thích mục đích viết email.
d. Người viết đề cập đến cuộc giao tiếp tiếp theo của họ (ví dụ như cuộc họp, cuộc gọi điện thoại hoặc email) với người đọc.
e. Người viết cảm ơn bạn đọc đã gửi email.
Xem đáp án
- b
Could you please give the office key to Ashley for me?
(Bạn có thể vui lòng đưa chìa khóa văn phòng cho Ashley hộ tôi được không?)
- c
I am writing to complain about the cancelled flight.
(Tôi viết thư để phàn nàn về chuyến bay bị hủy.)
- a
By the way, my wife has just had a baby girl, so I’m extremely happy!
(Nhân tiện, vợ tôi vừa có một bé gái, nên tôi vô cùng vui mừng!)
- e
Many thanks for your email this afternoon
.
(Rất cám ơn về email của bạn chiều nay.)
- d
I look forward to meeting you tomorrow.
(Tôi mong được gặp bạn vào ngày mai.)
Vậy là bạn đã học được cách viết email bằng tiếng Anh, hy vọng bạn đã học được những kiến thức hữu ích. Hiện nay, Jaxtina đang cung cấp khóa học 4 Skills – khóa học giúp học viên phát triển toàn diện 4 kỹ năng nghe, nói, đọc, viết để có thể giao tiếp thành thạo cũng như sử dụng tiếng Anh như một công cụ cho việc học tập và nghiên cứu. Nếu bạn còn vấn đề thắc mắc nào hoặc bạn có nhu cầu nâng cao khả năng tiếng Anh của mình thì bạn có thể liên hệ với Jaxtina qua hotline hoặc đến cơ sở gần nhất để được hỗ trợ ngay lập tức nhé!
Jaxtina chúc bạn học tốt!
Dành cho bạn:
Bạn đang tìm một trung tâm tiếng Anh uy tín và đảm bảo chất lượng giảng dạy? Jaxtina English Center – lựa chọn đúng nhất dành riêng cho bạn!
5/5 – (1 bình chọn)
