Cách lên kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật ý nghĩa nhất 2022

Kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật được xây dựng nhằm chuẩn bị cho một sự kiện sinh nhật hoành tráng, chuyên nghiệp. Việc tổ chức sự kiện sinh nhật ngoài là một ngày kỉ niệm, còn là dịp để làm hình ảnh, quảng bá thương hiệu của cá nhân hoặc doanh nghiệp. Thế thì làm sao để xây dựng một kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật ý nghĩa? Với bài viết này, VietPower sẽ chia sẻ cho bạn cách lên kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật ý nghĩa nhất. Đọc ngay để lên kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật thật ý nghĩa nhé!

Hướng dẫn cách lên kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật

1. Ý tưởng tổ chức tiệc

Trước khi bắt tay vào các công việc chuẩn bị cho sự kiện, bạn phải xác định được ý tưởng tổ chức sự kiện. Nếu đây là một sự kiện sinh nhật cá nhân thì việc tổ chức sự kiện sinh nhật đơn thuần là một ngày để kỷ niệm. Thế nhưng, nếu là sự kiện sinh nhật của doanh nghiệp, sự kiện sinh nhật có thể tổ chức với nhiều hình thức tùy theo mục đích của chủ sự kiện. Một số ý tưởng tổ chức tiệc sinh nhật phù hợp với doanh nghiệp như: Tổ chức tiệc sinh nhật như một lễ kỉ niệm, tổ chức tiệc sinh nhật kết hợp team building, tổ chức tiệc sinh nhật như tiệc gala dinner,…

2. Địa điểm tổ chức tiệc sinh nhật 

Đối với tiệc sinh nhật tổ chức cho cá nhân và không yêu cầu quá cao về không gian tổ chức tiệc sinh nhật, bạn có thể lựa chọn tổ chức tại nhà. Ngoài ra, nếu không gian tổ chức tiệc tại nhà nhỏ, bạn có thể lựa chọn nhà hàng, khách sạn để tổ chức tiệc sinh nhật. Tiệc sinh nhật có thể tổ chức ở không gian trong nhà hoặc ngoài trời tuỳ theo yêu cầu của chủ tiệc.

Đối với sự kiện sinh nhật của tổ chức, doanh nghiệp, địa điểm tổ chức được lựa chọn linh hoạt dựa theo ý tưởng tổ chức tiệc sinh nhật. Nếu tiệc sinh nhật tổ chức kết hợp team building, gala dinner, doanh nghiệp nên lựa chọn không gian ngoài trời thoáng đãng như resort, bãi biển. Bên cạnh đó, nếu chỉ tổ chức sinh nhật như một lễ kỉ niệm, các nhà hàng, khách sạn có sức chứa lớn, là lựa chọn thích hợp.

Khi lựa chọn địa điểm tổ chức, hãy xem xét yếu tố địa lí, hạn chế chọn địa điểm xa trung tâm, gây khó khăn cho việc di chuyển của khách mời. Trong trường hợp tổ chức tiệc kết hợp du lịch, cần sắp xếp xe đưa đón, sắp xếp chỗ nghỉ chu đáo cho khách mời.

3. Thời gian diễn ra bữa tiệc

Thời gian tổ chức tiệc sinh nhật thích hợp thường là buổi tối, khoảng từ 7h – 11h. Bởi khi lựa chọn tổ chức vào buổi tối, bạn sẽ có thời gian cả ngày để chuẩn bị cho bữa tiệc. Bên cạnh đó, khách mời đến bữa tiệc của bạn cũng sẽ đến đông đủ hơn do thời gian tổ chức không trùng với thời gian làm việc. 

4. Danh sách khách mời 

Danh sách khách mời dự tiệc sinh nhật đối với các cá nhân thường là bạn bè, đồng nghiệp, những người thân thiết với chủ tiệc. Còn đối với tổ chức, doanh nghiệp, khách mời tham dự sinh nhật là thành viên trong tổ chức, là đối tác, khách hàng thân thiết. 

Tuy nhiên, tổ chức tiệc sinh nhật cho cá nhân hay tổ chức, doanh nghiệp thì vẫn cần lên danh sách khách mời càng sớm càng tốt nhằm chuẩn bị tốt cho công tác in thiệp mời và gửi đến toàn bộ những người có tên trong danh sách. Ngoài ra, trong trường hợp không thể gửi thiệp đến tận tay mọi người, bạn có thể mời qua email, qua tin nhắn để thể hiện sự chu đáo và chuyên nghiệp, tránh trường hợp mời truyền miệng.

5. Dự trù kinh phí 

Việc dự dù kinh phí là cần thiết đối với tất cả chương trình, sự kiện. Với nguồn ngân sách hiện có, bạn nên chuẩn bị một bảng liệt kê hết tất cả những thứ cần thiết để tổ chức một buổi tiệc sinh nhật kèm theo chi phí của từng loại. Để dự tính chi phí sát với thực tế nhất, bạn có thể khảo giá ở một số cửa hàng, đơn vị cung cấp. Dự trù trước kinh phí tổ chức giúp công tác chuẩn bị cho sự kiện nhanh chóng và thuận lợi hơn. 

Với các sự kiện của công ty, doanh nghiệp, dự trù kinh phí lại càng quan trọng. Trong trường hợp bạn không dự trù kinh phí hoặc dự trù kinh phí chênh lệch quá nhiều so với thực tế dẫn đến việc vượt quá ngân sách cho phép, kế toán có thể sẽ không thanh toán các chi phí đó và bạn sẽ là người phải chịu trách nhiệm toàn bộ. 

6. Lựa chọn menu tiệc 

Với những bữa tiệc sinh nhật có quy mô nhỏ, bạn có thể lựa chọn tiệc teabreak hoặc tiệc finger food. Đây là hai loại tiệc nhẹ được bày trí theo phong cách châu Âu, rất phù hợp để vừa trang trí cho không gian bữa tiệc thêm phần sang trọng, vừa mang đến cho khách mời những món ăn nhẹ trong lúc tiệc sinh nhật diễn ra.

Ngoài ra, với những bữa tiệc có quy mô lớn hơn, người ta hay “chiêu đãi” khách mời bằng các bàn tiệc thịnh soạn theo kiểu bàn tiệc truyền thống hoặc kiểu buffet. Các món ăn không thể thiếu trong tiệc mặn: món khai vị (2 – 3 món), món chính (5 – 7 món), món tráng miệng, đồ uống. Tuỳ theo độ “chịu chơi” của chủ tiệc mà các món ăn trong bàn tiệc có thể nhiều hoặc ít hơn gợi ý trên.

Khi lựa chọn menu bàn tiệc, bạn nên cân nhắc lựa chọn các món ăn hợp với khẩu vị của người Á Đông và đa dạng các món ăn để khách mời có nhiều sự lựa chọn hơn.

7. Chuẩn bị vật dụng cần thiết

Các vật dụng cần thiết để tổ chức tiệc sinh nhật bao gồm:

• Vật dụng trang trí sân khấu, khu vực check in, khu vực khách mời,…

• Thiết bị âm thanh, ánh sáng

• Bàn ghế

• Thiết bị quay, chụp…

Ngoài ra, với những sự kiện lớn hơn, khi chuẩn bị cho sự kiện, còn có các thiết bị hỗ trợ phòng tránh, khắc phục sự cố như: ô dù lớn, tấm chắn, máy phát, thiết bị hỗ trợ kỹ thuật,…

8. Chuẩn bị kế hoạch dự phòng rủi ro

Để sự kiện diễn ra suôn sẻ, bạn nên xây dựng kế hoạch dự phòng rủi ro. Kế hoạch này bao gồm những dự tính về các sự cố có thể xảy đến trong tiệc sinh nhật và phương án để giải quyết tình huống. Bên cạnh đó, bạn nên phân công người chịu trách nhiệm cho từng công việc. Trong trường hợp tình huống nằm trong kế hoạch dự phòng rủi ro đã có từ trước, người điều hành sự kiện sẽ nhanh chóng phát hiện vấn đề và kịp thời điều phối, giải quyết tình huống nhanh chóng, không làm ảnh hưởng đến buổi tiệc sinh nhật.

Quy trình các bước tổ chức tiệc sinh nhật ý nghĩa nhất 2022

1. Tiệc sinh nhật cho tổ chức, doanh nghiệp

Tiệc sinh nhật của công ty, doanh nghiệp thường sẽ được tổ chức hoành tráng, với đông đảo khách mời là khách hàng, đối tác của doanh nghiệp hoặc tổ chức kết hợp team building, du lịch nghỉ dưỡng. Với một sự kiện sinh nhật có quy mô lớn, quy trình tổ chức sẽ nhiều bước để đảm bảo chương trình có nội dung, có thông điệp, không chỉ là một sự kiện tổ chức sinh nhật thông thường mà còn để quảng bá hình ảnh doanh nghiệp, đưa thương hiệu đến gần hơn với công chúng. Quy trình tổ chức tiệc sinh nhật cho tổ chức, doanh nghiệp thường sẽ có những bước như sau:

Bước 1: Chuẩn bị trước sự kiện

• Trang trí không gian sự kiện (sân khấu, khu vực check in, cổng sự kiện,…)

• Setup, kiểm tra âm thanh, ánh sáng 

• Chạy thử chương trình

Bước 2: Đón tiếp khách mời

• Hướng dẫn, hỗ trợ khách để xe

• Đón tiếp khách tại cổng sự kiện

• Nhận quà từ khách

• Hướng dẫn khách vào phía trong sự kiện

Bước 3: Tổ chức sự kiện 

• Phát video chúc mừng sinh nhật (quá trình hình thành và phát triển, thành tựu…)

• Phát biểu từ đại diện doanh nghiệp

• Phát biểu của đại diện khách mời

• Nghi thức chúc mừng sinh nhật

• Khai tiệc 

• Tiết mục văn nghệ

• Tổ chức trò chơi kết nối

• Bốc thăm trúng thưởng

Bước 4: Bế mạc

• Tuyên bố bế mạc chương trình

• Chụp ảnh lưu niệm

• Hướng dẫn khách ra về

Bước 5: Dọn dẹp

• Thu dọn đồ đạc

• Dọn dẹp vệ sinh

• Bàn giao mặt bằng

2. Tiệc sinh nhật cho cá nhân

 Đối với tiệc sinh nhật tổ chức cho cá nhân, các bước trong quy trình tổ chức sẽ đơn giản hơn so với doanh nghiệp. Tuỳ theo quy mô sự kiện mà quy trình các bước tổ chức tiệc sinh nhật sẽ khác nhau. Tiệc sinh nhật cho cá nhân thì thường được tổ chức theo yêu cầu, mong muốn của mỗi người, có thể phá cách, không theo mô típ cụ thể. Tuy nhiên, về cơ bản, một buổi tiệc sinh nhật tổ chức cho các cá nhân sẽ gồm các bước như sau:

Bước 1: Chuẩn bị trước sự kiện

• Trang trí không gian tiệc

Bước 2: Đón tiếp khách mời

• Chủ tiệc sẽ trực tiếp đón khách tại cửa ra vào và chụp ảnh check in với khách mời

Bước 3: Tổ chức tiệc

• Nghi thức chúc mừng sinh nhật (thổi nến, cắt bánh kem,…)

• Chụp ảnh lưu niệm

• Khai tiệc 

Bước 4: Kết thúc tiệc

• Tiễn khách ra về

Bước 5: Dọn dẹp

VietPower – Công ty tổ chức sự kiện sinh nhật chuyên nghiệp

VietPower được biết đến là đơn vị tổ chức sự kiện uy tín hàng đầu Việt Nam. Tại đây, chúng tôi cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói và chuyên nghiệp. 

Với hơn 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, VietPower đã làm việc trực tiếp với hơn 100 khách hàng lớn nhỏ trong và ngoài nước, cam kết mang đến cho khách hàng dịch vụ tổ chức tiệc sinh nhật ý nghĩa nhất, chuyên nghiệp nhất và uy tín nhất. 

• Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, sáng tạo, giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện

• Hệ thống thiết bị âm thanh, ánh sáng, sân khấu hiện đại.

• Đảm bảo đúng quy trình, giám sát sự kiện chặt chẽ.

• Khảo sát, thiết kế, thi công sự kiện trọn gói theo yêu cầu của khách hàng.

• Tư vấn, hỗ trợ khách hàng nhiệt tình 24/7.

Ngoài dịch vụ tổ chức tiệc sinh nhật VietPower còn cung cấp rất nhiều dịch vụ khác như: tổ chức hội nghị, hội thảo; khai trương, Year and party, team building, ngày hội gia đình,…

Liên hệ VietPower ngay để được tư vấn, báo giá miễn phí và đặt lịch tổ chức sự kiện nhé.

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 3, Tòa nhà Sông Hồng – 2 Trần Hưng Đạo, Hoàn Kiếm, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM