[Hóa đơn điện tử S-Invoice] – Sai sót trong quá trình sử dụng hóa
đơn điện tử là không thể tránh khỏi. Khi phát hiện sai sót, tùy vào từng
trường hợp mà kế toán cần lập các biên bản tương ứng theo quy định của Bộ
Tài chính. Trong bài viết này,
S-Invoice
sẽ hướng dẫn Quý doanh nghiệp cách sử dụng biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử.
Ảnh minh họa: Cách lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử S-Invoice
Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử là gì?
Trong quá trình sử dụng
hóa đơn điện tử, sẽ có những sai sót như sai ngày, sai số tiền, sai tên hàng, có thể sai
cả tên hoặc địa chỉ bên mua. Khi phát hiện sai sót, kế toán cần phải điều
chỉnh hóa đơn điện tử sao cho đúng thủ tục quy đinh của Bộ Tài chính. Khi đó, bên bán và bên mua
cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn để xác nhận và điều chỉnh các sai sót
trên hóa đơn điện tử.
Như vậy, biên bản điều chỉnh hóa đơn là biên bản được lập để xác nhận và
điều chỉnh các sai sót trên hóa đơn điện tử như sai ngày, sai số tiền hàng,
sai địa chỉ, hoặc sai nội dung hóa đơn. Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử cũng tuân theo các quy định như hóa đơn giấy.
Khi nào cần phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử?
Căn cứ theo Khoản 3, Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ
Tài chính, quy định:
“Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung
ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai
sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng
văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai
sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giám) số lượng hàng hóa, giá bán,
thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn
số…, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê
khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều
chỉnh không được ghi số âm (-).”
Như vây, biên bản điều chỉnh hóa đơn được lập khi hội tụ các điều kiện sau:
-
Hóa đơn điện tử đã lập có sai sót (như sai ngày, số tiền, địa
chỉ, nội dung…); - Bên bán đã giao hóa đơn điện tử cho bên mua;
-
Bên bán đã giao hàng hóa hoặc hoàn thành cung cấp dịch vụ
cho bên mua; -
Bên bán và bên mua đã kê khai Thuế (liên quan đến hóa đơn
sai sót).
Tải về mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử S-Invoice
Quý doanh nghiệp có thể tải về mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử tương
ứng với từng trường hợp dưới đây:
1. Cách ghi biên bản điều chỉnh hóa đơn sai tên hoặc địa chỉ công
ty
CÔNG TY ABC
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Số …./BBĐCHĐ-ABC
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Tp.Hồ Chí Minh, ngày … tháng … năm 2020
BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN SAI SÓT
Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ tài chính;
Căn cứ Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/2/2015 của Bộ tài chính.
Hôm nay, ngày …. tháng … năm …, tại văn phòng Công ty ABC,
chúng tôi gồm có:
Bên A: Công ty ABC
Do ông/bà: NGUYỄN VĂN A, chức vụ: Giám đốc, làm
đại diện.
Địa chỉ: 152 Ba Đình, Phường 5, Quận 8, Tp.Hồ Chí Minh
Điện thoại: 0123456789 ; Email: contyabc@gmail.com
Mã số thuế: 0399999999
Bên B: Công ty XYZ
Do ông/bà: TRẦN THỊ X, chức vụ: Giám đốc, làm đại
diện.
Địa chỉ: 231 Cách Mạng Tháng Tám, Phường 12, Quận 10, Tp.Hồ Chí
Minh
Điện thoại: 0123456789 ; Email: congtyxyz@gmail.com
Mã số thuế: 0399999990
Hai bên thống nhất lập biên bản điều chỉnh hoá đơn GTGT số
000368, ký hiệu
TU/16P ngày
21/1/2016 đã kê khai vào kỳ
Quý 1/2016, cụ thể như sau:
Lý do điều chỉnh:
Do ghi sai địa chỉ công ty mua hàng.
NỘI DUNG TRƯỚC KHI ĐIỀU CHỈNH:
Địa chỉ: 283 Cách Mạng Tháng Tám, Phường 12, Quận 10, TP.Hồ Chí
Minh
HAI BÊN THỐNG NHẤT ĐIỀU CHỈNH LẠI ĐỊA CHỈ NHƯ SAU:
Địa chỉ: 231 Cách Mạng Tháng Tám, Phường 12, Quận 10, Thành phố Hồ
Chí Minh
Biên bản được lập thành 02 (hai) bản, mỗi bên giữ 01 (một) bản, có
giá trị pháp lý như nhau.
ĐẠI DIỆN BÊN A
ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
NGUYỄN VĂN A
TRẦN THỊ X
TẢI MẪU
2. Cách ghi biên bản điều chỉnh hóa đơn sai số tiền (giá trị hàng
hóa)
CÔNG TY ABC
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Số …./BBĐCHĐ-ABC
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Tp.Hồ Chí Minh, ngày … tháng … năm 2020
BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN SAI SÓT
Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ tài chính;
Căn cứ Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/2/2015 của Bộ tài chính.
Hôm nay, ngày …. tháng … năm …, tại văn phòng Công ty ABC,
chúng tôi gồm có:
Bên A: Công ty ABC
Do ông/bà: NGUYỄN VĂN A, chức vụ: Giám đốc, làm
đại diện.
Địa chỉ: 152 Ba Đình, Phường 5, Quận 8, Tp.Hồ Chí Minh
Điện thoại: 0123456789 ; Email: contyabc@gmail.com
Mã số thuế: 0399999999
Bên B: Công ty XYZ
Do ông/bà: TRẦN THỊ X, chức vụ: Giám đốc, làm đại
diện.
Địa chỉ: 231 Cách Mạng Tháng Tám, Phường 12, Quận 10, Tp.Hồ Chí
Minh
Điện thoại: 0123456789 ; Email: congtyxyz@gmail.com
Mã số thuế: 0399999990
Hai bên thống nhất lập biên bản điều chỉnh hoá đơn GTGT số
000368, ký hiệu
TU/16P ngày
21/1/2016 đã kê khai vào kỳ
Quý 1/2016 và lập hóa đơn điều
chỉnh số 000598, ký hiệu
TU/16P ngày
12/5/2016, cụ thể như sau:
Lý do điều chỉnh: Do ghi sai đơn giá của mặt hàng: Tủ lạnh Hitachi Inverter 366
lít
NỘI DUNG TRƯỚC KHI ĐIỀU CHỈNH:
STT
Tên hàng hóa, dịch vụ
Đơn vị tính
Số lượng
Đơn giá (đồng)
Thành tiền (đồng)
1
2
3
4
5
6=4×5
01
Tủ lạnh Hitachi Inverter 366l
bộ
01
10.000.000
10.000.000
HAI BÊN THỐNG NHẤT ĐIỀU CHỈNH LẠI ĐƠN GIÁ NHƯ SAU:
STT
Tên hàng hóa, dịch vụ
Đơn vị tính
Số lượng
Đơn giá (đồng)
Thành tiền (đồng)
1
2
3
4
5
6=4×5
01
Tủ lạnh Hitachi Inverter 366l
bộ
01
13.590.000
13.590.000
Biên bản được lập thành 02 (hai) bản, mỗi bên giữ 01 (một) bản, có
giá trị pháp lý như nhau.
ĐẠI DIỆN BÊN A
ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
NGUYỄN VĂN A
TRẦN THỊ X
TẢI MẪU
Những lưu ý khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn
-
Khi phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử, đồng thời bên bán, bên mua đã
kê khai Thuế thì ngoài việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn theo mẫu trên,
bên bán cần phải lập hóa đơn điều chỉnh. -
Ngày lập biên bản điều chỉnh hóa đơn và ngày trên hóa đơn điều chỉnh phải
cùng ngày. -
Trường hợp hóa đơn đã lập sai sót về tên, địa chỉ của bên mua nhưng ghi
đúng mã số Thuế bên mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và KHÔNG PHẢI
lập hóa đơn điều chỉnh. -
Nếu hai bên đã kê khai thuế thì tuyệt đối không được hủy hóa đơn mà phải
lập biên bản điều chỉnh hóa đơn thay cho biên bản hủy hóa đơn. Đồng thời
lập hóa đơn điều chỉnh. -
Chỉ sử dụng biên bản thu hồi hóa đơn điện tử lập sai khi hóa đơn lập sai
đó chưa được kê khai thuế. -
Biên bản điều chỉnh hóa đơn phải được sự đồng ý của hai bên bằng cách ký
và đóng dấu đỏ, mỗi bên giữ một bản để khai báo. -
Nội dung trên biên bản điều chỉnh phải thể hiện rõ: Điều chỉnh hóa đơn số…
ngày, tháng, ký hiệu …. xuất hóa đơn điều chỉnh số ….ngày tháng… ký hiệu …
Nội dung điều chỉnh những gì…
Tham khảo thêm: Biên bản hủy hóa đơn điện tử 2020
Nguồn: Viettel Business Solutions
