Biên bản bàn giao công việc là tác vụ quan trọng được sử dụng cực kỳ phổ biến trong bất kỳ môi trường làm việc nào. Đặc biệt là loại biên bản công việc này được dùng vào những thời gian điểm quan trọng liên quan đến quyết định của sự việc bạn hướng tới.
Vậy cụ thể biên bản bàn giao công việc là gì, biên bản để bàn giao này được áp dụng trong những trường hợp nào? Cách để viết được một biên biên dùng để bản bàn giao việc? Bài viết dưới đây, LPTech sẽ giải đáp cũng như hướng dẫn bạn cách biên soạn các mẫu biên bản dùng bàn giao mới nhất hiện nay.
Biên bản bàn giao công việc là gì?
Biên bản bàn giao công việc là một loại giấy tờ dành cho người lao động, đây là loại giấy tờ bắt buộc phải biên soạn và giao nộp trước khi người lao động dừng hoặc tạm ngừng công việc vì bất kỳ lý do nào. Thường được sử dụng vào trường hợp như trước kỳ nghỉ thai sản, nghỉ việc để đi công tác, chuyển công tác bộ phận khác, cơ quan, đơn vị khác,…
Việc thực hiện biên bản bàn giao lại công việc sẽ giúp quá trình chuyển đổi công tác, tạm ngừng làm việc của người lao động diễn ra thuận lợi, dễ dàng, nhanh chóng hơn rất nhiều. Biên bản bàn giao công việc sẽ tránh việc làm gián đoạn tiến độ làm việc của cá nhân và đơn vị khác.
Từ biên bản cần bàn giao công việc thì người tiến hành bàn giao cũng sẽ nắm được và rà soát đầy đủ lại một lần những công việc được giao, công việc mình được phân công mà chưa hoàn thành và đã hoàn thành. Đồng thời thống kê các loại tài liệu, dụng cụ, thiết bị mà mọi người đã sử dụng trong quá trình làm việc trước đó tại công ty, mà người bàn giao sử dụng trong quá trình công tác, làm việc tại doanh nghiệp.
Bản thân người nhận bàn giao là người tiếp quả sẽ đóng vai trò người thay thế tiếp nhận làm những công việc mà người đi để lại, cũng như tiếp nhận các loại thiết bị, tài sản, dụng cụ của người nộp bàn giao để sử dụng cho công việc.
>>Xem thêm: Kaizen là gì? Lợi ích của việc áp dụng Kaizen trong doanh nghiệp
Trường hợp nào cần đến biên bản bàn giao công việc
Như đã phân tích ở trên, biên bản bàn giao công việc là loại giấy tờ rất cần trong môi trường công sở, có một vài trường hợp còn bắt buộc người lao động phải lập biên bản để bàn giao công việc theo quy định của công ty, tổ chức đó. Dưới đây là các trường hợp phải có biên bản giúp bàn giao công việc:
- Biên bản dùng bàn giao công việc cần trước khi
người lao động muốn nghỉ, tạm ngừng, chuyển đơn vị việc làm
tại doanh nghiệp hoặc trong chế độ thai sản. Khi bạn có ý định nghỉ việc, bản thân bạn có dự định muốn nghỉ hẳn hoặc nghỉ tạm thời, cần tìm hiểu về mẫu biên bản bàn giao công việc khi nghỉ việc và hoàn thành đúng thời hạn như mà công ty quy định.
- Trong trường hợp khi các bên bàn
giao tài sản, như bàn giao tài sản khi cho thuê nhà, bàn giao thiết bị, các dụng cụ
cho đơn vị chuyển nhà thuê,…
- Ngoài ra, trường hợp khi các bên bàn giao hàng hóa quá trình mua bán,
giao nhận hàng hóa, ký gửi hàng hóa
cũng cần phải có biên bản công việc.
Thực hiện biên bản bàn để giao công việc sẽ bảo đảm quyền lợi cho đôi bên, không chỉ thể hiện trách nhiệm của người lao động khi nghỉ công việc mà nó cũng là quy định bắt buộc phải thực hiện theo hợp đồng lao động.
Biên bản dùng bàn giao công việc giúp bên phía công ty sẽ được đền bù thiệt hại nếu có và bên phía người lao động cũng sẽ không phải chịu trách nhiệm đối với những thiệt hại nếu lỗi là do người tiếp nhận mới gây ra.
Mục đích khi lập biên bản bàn giao công việc
Bàn giao công việc là việc cần thiết phải hoàn thành trước khi nghỉ việc. Nếu muốn thực hiện vấn đề nghỉ việc nhanh chóng mà không gặp những khó khăn gì trong quá trình bàn giao, hãy chuẩn bị một biên bản bàn giao công việc đầy đủ thông tin và chính xác về vấn đề nghỉ việc của cá nhân người lao động.
Đối với người lao động khi đi làm thì biên bản dùng bàn giao công việc vô cùng quan trọng, là một điều không thể thiếu giúp tiến độ hoàn thành không bị trì trệ. Biên bản để bàn giao công việc sẽ giúp doanh nghiệp, công ty và người lao động thực hiện quá trình xử lý, hồ sơ nhanh chóng và đơn giản, cụ thể nó giúp:
Thống kê toàn bộ giấy tờ có liên quan
Khi lập mẫu biên bản bàn giao công việc, người bàn giao sẽ phải liệt kê, kiểm tra lại toàn bộ những công văn, tài liệu, giấy tờ, sổ sách, công cụ, tài sản của công ty đã sử dụng trước khi không còn trách nhiệm đối với công ty nữa. Doanh nghiệp cũng sẽ kết hợp thống kê lại toàn bộ tài sản làm việc có liên quan đến công việc, chức vụ của người sắp nghỉ việc. Để doanh nghiệp và người lao động sẽ không phải chịu tổn thất từ những sai lầm,thiếu sót của bên gây ra.
Thể hiện trách nhiệm của người lao động với công việc
Lập biên bản và giao biên bản chứa công việc bàn giao lại cho người tiếp nhận cũng là một cách để thể hiện tinh thần, trách nhiệm của bạn đối với công việc. Người mà có tinh thần trách nhiệm với công việc thì đến giây phút cuối cùng sẽ vẫn có trách nhiệm với nó, điều này sẽ để lại ấn tượng của bạn với công ty cũ. Biên bản này sẽ đề cập rõ trách nhiệm của người bàn giao với người nhận bàn giao, những người bàn giao sẽ chịu trách nhiệm về những công việc, số liệu đã làm hoặc đang làm đến thời điểm bàn giao.
Bàn giao công việc đúng quy định và trình tự thể hiện trách nhiệm đối với công việc của người lao động, giao lại công việc cho người nhận bàn giao một cách cẩn thận để không gây ảnh hưởng đến công ty. Người nhận bàn giao sẽ chịu trách nhiệm về công việc hồ sơ và các sổ sách liên quan khi được nhận bàn giao.
Bảo vệ quyền lợi cho cho các bên
Bàn giao công việc không chỉ giúp người lao động thực hiện theo đúng hợp đồng lao động mà còn tránh được các trường hợp rắc rối có thể phát sinh trong quá trình nghỉ việc. Người lao động cần phải thực hiện đúng quy trình bàn giao công việc một cách nghiêm túc nhất, vì đây là những thông quan trọng có sức ảnh hưởng đến tiến độ phát triển của tổ chức, doanh nghiệp.
Mỗi cá nhân trong công ty đều có công việc, trọng trách riêng vì vậy chỉ có bạn mới là người hiểu rõ nhất về công việc mà mình đang thực hiện. Việc lập mẫu biên bản để bàn giao công việc vừa giúp bạn hoàn thành bàn giao công việc nhanh chóng, đồng thời tránh gây phát sinh vấn đề cho công ty.
Nội dung của biên bản bàn giao công việc gồm có những gì?
Tuỳ vào từng mục đích của bàn giao công việc, mà mỗi tổ chức, doanh nghiệp sẽ có những mẫu biên bản dùng để bàn giao công việc khác nhau để phù hợp với tình hình, nhu cầu thực tế của mỗi đơn vị. Mặc dù vậy, biên bản bàn giao công việc yêu cầu một số yếu tố bắt buộc, luôn phải đảm bảo những thông tin cơ bản sau đây:
– Đảm bảo thời gian và thời điểm lập biên bản bàn giao công việc chính xác, về thông tin ngày, tháng, năm và địa điểm nơi thực hiện quy trình bàn giao công việc.
– Điền thông tin đầy đủ, chính xác, chi tiết về người bàn giao/người thực hiện và người nhận bàn giao công việc, cần cụ thể chi tiết về họ tên, chức vụ, mã số, bộ phận làm việc của người thực hiện.
– Trình bày lý rõ lý do phải thực hiện việc bàn giao công việc: Bạn cần phải ghi rõ lý do trong biểu mẫu này để ban giám đốc dễ dàng phê duyệt, sắp xếp cho phù hợp như nghỉ chế độ thai sản hoặc chuyển bộ phận, đơn vị công tác.
– Nội dung bàn giao công việc: Phần này bạn sẽ phải liệt kê rõ danh sách những công việc chưa hoàn thành và được người tiếp theo kế nhiệm thực hiện có các nội dung quan trọng. Khi liệt kê thì cũng phải ghi rõ chi tiết về công việc, số liệu cụ thể, công cụ cần thiết. Để xem những công việc được bàn giao và những tình hình thực hiện công việc đó, đã hoàn thành hay chưa hoàn thành.
– Chữ ký hai bên: Người bàn giao và người được bàn giao công việc,đại diện phòng hành chính và nhân sự sẽ phải ký tên vào cuối biên bản, để xác nhận những công việc đã bàn giao, cũng như xem xét đồng ý bàn giao lại cho người kế nhiệm.
Nếu bạn là người lao động nên chú ý sau khi hoàn thành xong biên bản thường thì biên bản công việc sẽ được phát thành 3 bản và phân cho mỗi bên sẽ giữ lại một bản. Đó sẽ là để làm cơ sở bằng chứng sau này nên người lao động cần giữ gìn biên bản cẩn thận tránh trường hợp sau này có phát sinh tranh chấp lao động.
Mẫu các biên bản bàn giao công việc mới nhất
Mỗi trường hợp sẽ có những loại mẫu biên bản để bàn giao khác nhau, mỗi biểu mẫu sẽ phù hợp với tính chất công việc, lý do bàn giao khác nhau ứng với từng cá nhân. Bạn còn đang khó khăn trong việc tìm kiếm cách viết các loại biên bản phổ biến, dưới đây là các mẫu biên bản bàn giao thông dụng, mới nhất năm 2022.
Biên bản bàn giao của công việc kế toán
Đối với công việc kế toán thì người lao động sẽ phải liệt kê rất nhiều công việc cũng như sổ sách, giấy tờ, số liệu.Biên bản dùng để bàn giao công việc này là văn bản kê khai toàn bộ nội dung công việc mà Kế toán của công ty đã hoặc chưa hoàn thành, cùng với những tài sản mà công ty cấp phát trong thời gian làm việc. Với mẫu biên bản này công việc trong kế toán cần chú ý trong nội dung bàn giao cần để ý các mục công việc như:
– Sổ Báo cáo tài chính cho doanh nghiệp các năm
– Tài liệu Quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp trong các năm
– Tài liệu Quyết toán thuế Thu nhập cá nhân cho người lao động các năm
– Hợp đồng lao động, hồ sơ công nhân, bảng lương, đều phải có chữ ký đầy đủ.
– Các quyết định đã bổ nhiệm, tăng giảm lương và các văn bản liên quan khác đến lao động chi phí tiền lương.
Biên bản bàn giao công việc của lãnh đạo
Khi thực hiện các công việc bàn giao của lãnh đạo là giúp cho người lãnh đạo xác lập cụ thể các công việc chưa hoàn thiện và cần bàn giao cho người nhận việc. Biên bản với bàn giao công việc của lãnh đạo sẽ khoanh vùng được khối lượng công việc cần làm, phạm vi trách nhiệm.
Đồng thời người nhận bàn giao sẽ nắm rõ được trọng trách sẽ phải tiếp nhận. Biên bản để bàn giao lãnh đạo về cơ bản cùng tương tự các biên bản khác bao gồm:
– Ghi rõ thời gian và địa điểm thực hiện bàn giao.
– Thông tin người bàn giao: Họ tên, mã số kèm chức vụ, vị trí cụ thể.
– Thông tin người nhận bàn giao: Họ tên đầy đủ, vị trí, chức vụ các công việc mà lãnh đạo chưa thực hiện xong.
– Lý do bàn giao: Lãnh đạo cần ghi rõ bàn giao công việc để làm gì, thực hiện như thế nào cần bàn giao trong quá trình đi công tác hay nghỉ việc,…
– Nội dung bàn giao: thông tin bàn giao các vật dụng, liệt kê công việc, thiết bị của công ty cần bàn giao và tài liệu tình hình hoạt động cho đến thời điểm hiện tại.
– Ký tên: Trong biên bản công việc xác thực cần 3 người kí là lãnh đạo, người nhận bàn giao và cấp Quản lý liên quan.
Biên bản bàn giao công việc giám đốc
Mẫu biên bản để bàn giao công việc giám đốc thuộc mẫu biên bản công việc, nên cũng áp dụng như mẫu bàn giao của lãnh đạo và sẽ áp dụng theo mẫu bàn giao công việc chung. Theo bản chất thì việc chuyển giao công việc đều như nhau nhưng khi thực hiện các kiểu biên bản này cần lưu ý một số vấn đề như sau:
– Nội dung của bàn giao công việc giám đốc phải chi tiết, đầy đủ các thông tin giấy tờ, xác thực những gì thì ghi trong biên. Đảm bảo những nội dung đó đầy đủ để tránh tình trạng thiếu hoặc thất lạc giấy tờ, tài liệu.
– Nên bổ sung thêm phần nội dung về vấn đề trách nhiệm của các bên liên quan sau khi bàn giao công việc để có căn cứ giải quyết các vấn đề phát sinh.
Biên bản bàn giao công việc khi nghỉ thai sản
Mẫu biên bản khi bàn giao công việc khi nghỉ thai sản cũng được thực hiện tương tự giống như các mẫu bàn giao công việc nói chung. Nhưng trong khi viết bản bàn giao người lao động cần chú ý đến lý do chính là nghỉ chế độ thai sản và ghi rõ cụ thể thời gian nghỉ thai sản của mình trong bao lâu cùng các nội dung công việc bàn giao.
Biên bản bàn giao công việc khi chuyển công tác
Mẫu biên bản bàn giao công việc khi chuyển công tác cơ bản hoàn thành giống với các mẫu biên bản bàn giao công việc nói chung. Bên cạnh đó, khi thực hiện thì người bàn giao cần chú ý mục đích chuyển công tác nêu rõ lý do. Đồng thời các công việc bàn giao được hoàn toàn tính đến thời điểm cá nhân người lao động không còn làm việc ở vị trí đó nữa.
Lưu ý không thể bỏ qua khi lập mẫu biên bản bàn giao
Làm sao để lập ra một biên bản bàn giao công việc đầy đủ, chính xác tránh mất thời gian sửa chữa mà không đạt được hiệu quả mong muốn. Dưới đây là các lưu ý không thể bỏ qua khi lập biên bản để bàn giao.
Cung cấp thông chính xác và đầy đủ
Bạn phải trình bày đầy đủ, chi tiết những thông tin liên quan đến công việc sắp bàn giao dành cho người kế nhiệm. Để người mới có thể tiếp nhận, thích ứng với công việc một cách nhanh chóng, tránh làm gián đoạn tiến độ làm việc. Đồng thời khi là người lập đơn phải ghi rõ thông tin cá nhân để dễ dàng xác định danh tính đối tượng người viết.
Nếu là biên bản để bàn giao tài sản, thiết bị thời biên bản cần đầy đủ các thông tin về số lượng, hiện trạng, thông số của các thiết bị được giao. Đồ đạc trang thiết bị, máy móc trao đổi cần tiến hành ước tính giá trị tài sản cung cấp điều kiện và trách nhiệm của người tiếp nhận trang thiết bị.
Cần chuẩn bị hợp đồng vận chuyển bàn giao
Nếu là biên bản dùng bàn giao thiết bị, máy móc cần được chú ý với các loại hợp đồng vận chuyển, mua bán. Dựa vào các văn bản giấy tờ này mà các bên bàn giao và bên nhận có thể nắm bắt được tình trạng giá trị tài sản và hợp động vận chuyển. Đảm bảo tránh những sai sót không nên để bàn giao trang thiết bị xong mới soạn thảo biên bản.
Chữ ký xác nhận của bên giao và bên nhận bàn giao
Một biên bản được coi là có hiệu lực chỉ khi có chữ ký của cả bên bàn giao và bên nhận công việc. Mỗi bên sẽ được giữ một biên bản giao việc để làm cơ sở giải quyết tranh chấp khi có phát sinh sau này. Nếu văn bản không có chữ ký, đóng dấu của hai bên sẽ không được công nhận.
>> Xem thêm: Phần mềm ERP quản lý nhân sự
Tổng Kết
Cách viết biên bản dùng bàn giao công việc rất đơn giản, tùy thuộc vào tính chất công việc, chức vụ mà nội dung trong biểu mẫu sẽ đơn giản hay phức tạp. Hy vọng bài viết dưới đây sẽ cung cấp thêm cho bạn thông tin về biên bản bàn giao công việc. Đồng thời giúp bạn có thêm những gợi ý về các mẫu biên bản để bàn giao công việc mới nhất, để tìm kiếm cho bản thân một công việc phù hợp.
