Bạn đang xem nội dung tài liệu Bài giảng Thiết kế form (Biểu mẫu), để tải tài liệu về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
Chọn Autoform Columnar: Nếu muốn tạo lập biểu mẫu dạng cột, trong đó mỗi trường trong bảng hay truy vấn là một dòng. 25 - Chọn Autoform Tabular: Nếu muốn tạo lập biểu mẫu dạng hàng, trong đó mỗi trường trong bảng hay truy vấn là một cột và một bản ghi trong một dòng. - Chọn Autoform Datasheet: Nếu muốn tạo lập biểu mẫu theo dạng bảng, trong đó mỗi cột tương ứng một trường và mỗi dòng là một bản ghi. - Trong mục Choose the table or query Where the object's data comes from: Chọn bảng hoặc truy vấn làm nguồn dữ liệu cho form. - Chọn OK. Access sẽ tự động tạo ra form theo yêu cầu, tuy nhiên ta cần phải thiết kế, chỉnh sửa, sắp xếp, thêm, . . .nhiều thứ nữa thì Form mới hoàn chỉnh được. III - TẠO BIỂU MẪU SỬ DỤNG WIZARD 1 . Chức năng: - Form Wizard cho phép người sử dụng có thể can thiệp vào quá trình tạo biểu mẫu nhằm tạo ra form đạt yêu cầu sử dụng. 2 . Chức năng: - Trong cửa sổ Database chọn Form D.click dòng lệnh Create new form by using wizard Xuất hiện hộp thoại Wizard. - Chọn bảng hoặc truy vấn làm nguồn dữ liệu cho form trong phần Tables/Queries. - Trong mục Available Field: Chọn các trường đưa vào biểu mẫu, nhấn nút click Next. - Chọn 1 trogn các hình thức Columnar : Biểu mẫu hiển thị theo dạng cột Tabular : Biểu mẫu hiển thị theo dạng hàng Datasheet : Biểu mẫu hiển thị theo dạng bảng Justified : Biểu mẫu hiển bình thường (đều). 26 Chọn Next - Chọn loại biểu mẫu Chọn Next (thông thường nên chọn 1 trong 2 loại Standard hoặc Industrial) - Đặt tiêu đề cho Form Chọn Open the form to view or enter information (nếu muốn mở Form sau khi chọn Finish), Chọn Modify the form’s design (nếu muốn chỉnh sửaform) Chọn Finish . IV - TẠO BIỂU MẪU BẰNG HÌNH THỨC THỦ CÔNG 1 . Chức năng: - Tạo biểu mẫu sử dụng công cụ Autoform và Form wizard người sử dụng có thể nhanh chóng thiết kế các biểu mẫu nhờ vào các đặc tính hỗ trợ của Access. Nhưng đối với hai cách trên chỉ cung cấp một số hạn chế các phương án xây dựng biểu mẫu mà không thoã mãn yêu cầu của người sử dụng khi muốn thiết kế biểu mẫu teho ý của riêng mình. Do đó người sử dụng phải tự thiết kế một biểu mẫu không cần sự hỗ trợ của Access. 2 . Thực hiện: - Trong cửa sổ dữ liệu Chọn Form → New → Design View → chọn 27 bảng /query làm nguồn cần hiển thị trong khung Choose the Table or Query where the object data comes from → Ok - Click chọn các trường kéo thả ra ngoài Form sao cho thích hợp. - Bước 3. Mở lên xem Form. - Bươc 4. Lưu Form : File Save hay phím: Ctrl _S V - TẠO BIỂU MẪU DẠNG MAIN – SUB (CHÍNH – PHỤ) 1 . Form chính – phụ là gì: Main - Sub-form là kỹ thuật thiết kế giao diện rất mạnh, đáp ứng được những yêu cầu xử lý dữ liệu phức tạp, có thể hiểu Main – Sub form là việc form này lồng trong form kia (có thể lồng trong nhau nhiều lớp). Form chứa gọi là form mẹ (Main form); form được lồng vào gọi là form con (Sub-form). Việc xử lý dữ liệu trên từng form có thể xử lý độc lập hoặc có quan hệ với nhau tuỳ theo mục đích công việc. 2 . Hai dạng Form chính phụ a - Main – Sub form được sử dụng tạo form nhập dữ liệu hoặc hiển thị dữ liệu. 28 b - Main – Sub form sử dụng để lọc dữ liệu theo một điều kiện cho trước 3 . Một số nguyên tắc cần chú ý khi tạo Main – Sub form - Dữ liệu trên form chính lấy trong bảng dữ liệu phía bên 1 của mối quan hệ. - Dữ liệu trên form con lấy trong bảng dữ liệu phía bên nhiều của mối quan hệ, - Nếu dữ liệu nguồn cho form con không có sẵn thì trước khi tạo form phải tạo mọt truy vấn chưa tất cả các field cần có tren form con & field liên kết với form chính (field khóa) 4 . Trình tự chung khi tạo Main – Sub form - Dùng Wizard để tạo ra phần nội dung chính của main – Sub form. - Thực hiện việc sắp xếp vị trí các đối tượng trên form theo yêu cầu - Tạo nhãn form trên phần form header. - Thêm các nút lệnh cần thiết (thông thường ở phần form footer) - Tạo công thức tính toán - Thực hiện các yêu cầu nâng cao 5 . Cách tạo Form chính phụ bằng Wizard - Trong cửa sổ CSDL chọn Forms → D.click trên lệnh Create New Form by UsingWizard Xuất hiện hộp thoại Wizard Chọn bảng/query nguồn chứa thông tin cần thiết kế trong khung Table/Query→ danh sách các Field của Table được chọn hiển thị trong khung Available fields →chọn các Field chuyển qua khung Selected Fields Click Next để chuyển qua bước tiếp theo 29 - Chọn hiển thị dạng Form chính/phụ Click Next để chuyển qua bước tiếp theo - Bước chọn tiếp theo dành cho form phụ: bước này mặc định chọn datasheet Click next - Chọn hình thức thể hiện form (thông thường nên chọn Industrial hoặc Standard) click next để tiếp tục. - Đặt tên cho form chính, form phụ (thông thường nên đặt giống nhau, form phụ có kèm theo chữ subform) Chọn chế độ xem kết quả của form Click finish 30 Lưu ý : Thực ra hình dạng của Form còn nhiều dạng và nhiều cách thiết kế khác nhau nữa, nó tùy theo yêu cầu và ý tưởng thiết kế trong giáo trình này chỉ trình bày một số dạng Form cơ bản và cách làm cơ bản. VI - SỬ DỤNG CÁC CÔNG CỤ TRÊN THANH TOOLBOX ĐỂ TẠO THÊM CÁC CHỨC NĂNG TRÊN FORM 1 . Mở thanh công cụ ToolBox - Toolbox là hộp công cụ dùng để thiết kế Form và Report, trong trường hợp nào đó thanh công cụ này chưa có thì lấy như sau: - Vào View → chọn xuất hiện thanh: Nút Chức năng Nút Control Wizard Nút điều khiển kết hợp nút khác tạo có Access trợ giúp Nút Label Nút này tạo nhãn cho Form và Report Nút TextBox Nút này dùng tạo công thức Nút Option Group Nút này tạo nhóm các Chức năngtuỳ chọn Nút Option Button Nút này dùng để tạo một nút tuỳ chọn Nút Check Box Nút kiểm tra Nút ComboBox Nút tạo hộp thông tin Nút ListBox Nút tạo danh sách Nút Command Button Tạo nút lệnh 31 2 . Phương pháp tạo nút lệnh Để tạo nút lệnh có 3 cách thực hiện: - Cách 1: Lập trình viết mã lệnh thực hiện - Cách 2: Tạo nút lệnh bằng trợ giúp của Access - Cách 3: Tạo nút lệnh bằng Macro Trong giáo trình này chỉ trình bày cách tạo nút lệnh theo cách 2 và cách 3 là phù hợp với trình độ sinh viên mới tiếp cận với cách tạo và sử dụng một chương trình ứng dụng, còn để làm được theo cách 1 đòi hỏi sinh viên phải thành thạo ngôn ngữ lập trình Visual Basic( trong Access nhà sản xuất có tích hợp sẵn ngôn ngữ Visual Basic Application xem lý thuyết ở phần sau). a - Cách tạo nút lệnh bằng bộ trợ giúp - Bật nút điều khiển trợ giúp lên gọi là Control Wizard và chọn tiếp nút lệnh là Command Button trên thanh bộ công cụ Toolbox đem vẽ(thiết kế) vào phần Form Footer sẽ xuất hiện màn hình chứa các lệnh xử lý cần tạo, tùy theo nút lệnh mà ta chọn lệnh xử lý sao cho thích hợp. - Chọn nhóm lệnh ở khung Categories và chọn nút xử lý tương ứng ở khung Actions - Nhấn Next tiếp tục - Nhập nhãn cho nút lệnh vừa chọn ở Text (tên này có bỏ dấu sẽ hiển thị trên Form) hoặc chọn hình ảnh tiêu biểu cho nút trong phần picture - Nhấn nút finish để kết thúc công việc 32 b - Cách sử dụng các nhóm xử lý chức năng như sau: Nhóm 1 Record Navigation: các xử lý di chuyển mẫu tin Thao tác Chức năng Find Next Tìm tiếp theo thỏa mãn điều kiện tìm kiếm Find record Tìm Mẫu tin thỏa mãn điều kiện tìm kiếm Go to First record Di chuyển về Mẫu tin đầu Go to Last record Di chuyển về Mẫu tin cuối Go to Next record Di chuyển về Mẫu tin tiếp theo Go to Previous record Di chuyển về Mẫu tin trước Nhóm 2 Record Operation: các xử lý về mẫu tin Thao tác Chức năng Add New Record Thêm Mẫu tin mới Delete Record Xóa Mẫu tin Duplicate Record Sao chép giá trị Mẫu tin hiện hành sang dòng mới. Print Record In Mẫu tin Save Record Lưu Mẫu tin mới Undo Record Phục hồi Mẫu tin Nhóm 3 FormOperation: các xử lý về Form Thao tác Chức năng Apply Form Filter Lọc dữ liệu cho Mẫu biểu Close Form Đóng biểu Mẫu Edit FormFilter Sửa đổi bộ lọc dữ liệu Open Form Mở biểu Mẫu khác Print Form In biểu Mẫu Print Current Form In biểu Mẫu hiện hành Refresh Form Data Cập nhật lại dữ liệu trên biểu Mẫu Nhóm 4 Report Operations: các xử lý trên báo cáo Thao tác Chức năng Mail Report Gửi báo cáo sang người sử dụng khác qua Email Preview Report Xem trước chế độ in báo cáo Print Report In báo cáo Send Report to file In nội dung báo cáo ra file VII - TẠO CÔNG THỨC TÍNH TOÁN TRÊN FORM/REPORT. Các công thức tính toán được đặt trong textbox nhằm mục đích thực hiện các tính toán tổng hợp trên một hoặc nhiều field chứa dữ liệu trên form theo một yêu cầu nào đó. Có hai cách tính: - Dùng hàm đơn giản không có điều kiện tính ở trong F-phụ rồi truyền kết quả ra F-chinh - Dùng hàm có điều kiện tính. 1 . Dùng hàm đơn giản không có điều kiện tính ở trong F-phu rồi truyền kết quả ra F-chinh - Trên form con, tại phần form footer, tạo các textbox chứa công thức sử dụng các hàm đã học (Sum; iif; avg; count ...) để tính giá trị field cần tính toán trên form con 33 - D.click vào textbox vừa tạo Xuất hiện hộp thoại Properties Chọn thẻ other Đặt tên cho textbox trong phần NAME đóng hộp thoại properties Click nút lệnh SAVE - Trên phần details của form chính tạo một textbox dán nhãn cho textbox theo yêu cầu đề bài D.click vào textbox vừa tạo chọn thẻ Data chọn hàng CONTROL SOURCE click nút lệnh BUILDER Xuát hiện cửa sổ Builder chọn textbox đã tạo ở bước 1, 2 trên form con D.click vào textbox đó để đưa vào ô Expression (biểu thức tính toán) OK đóng hộp thoại Properties 34 2 . Dùng hàm tính có kèm theo điều kiện a - Cách viết chung các hàm: =Tên hàm( ,,[<Biểu thức điều kiện tính>]) Trong đó: : là tên trường/cột hay tên cột cần tính trong nguồn (là Table/Query làm nguồn chứa các trường hiển thị trên Form hoặc Report) : tên Bảng hay query mà trước đó sử dụng tạo cho Form phụ chứa cột cần tính [ ] : là điều kiện mà ta muốn tính cột dữ liệu trong Form phụ
