Công văn là văn bản được dùng làm phương tiện trao đổi giữa các cơ quan, doanh nghiệp, cá nhân, giữa cấp trên với cấp dưới trong cùng một cơ quan, tổ chức. Trong đó, Công văn giải trình là loại Công văn được sử dụng tương đối phổ biến.
2. Các Mẫu Công văn giải trình được sử dụng nhiều trong doanh nghiệp
1. Công văn giải trình dùng để làm gì?
1. Công văn giải trình dùng để làm gì?
Công văn giải trình của các doanh nghiệp được sử dụng để trình bày, giải thích về một vấn đề nào đó khi có yêu cầu.
Một số Công văn giải trình thường dùng trong doanh nghiệp như: Công văn giải trình với khách hàng, Công văn giải trình về chậm nộp tiền bảo hiểm xã hội, tiến độ dự án đầu tư; Công văn giải trình với cơ quan thuế,…
Theo đó, một bản Công văn giải trình sẽ gồm các phần:
– Phần mở đầu: Ngày, tháng, năm, lập mẫu Công văn; Công văn giải trình về vấn đề gì? Gửi tới cơ quan, tổ chức, cá nhân nào?…
Các thông tin của đối tượng làm Công văn giải trình (tên doanh nghiệp, thông tin người đại diện theo pháp luật gồm tên, chức vụ…, số điện thoại,…)
– Phần nội dung Công văn giải trình: Trong phần nội dung này ghi rõ doanh nghiệp giải trình về vấn đề gì, theo yêu cầu hay Công văn số bao nhiêu; trình bày nội dung giải trình và các tài liệu kèm theo (nếu có) để làm rõ nội dung cần giải trình
– Phần kết Công văn giải trình: Cam kết nội dung trình bày ở trên là đúng và chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật.
6 mẫu Công văn giải trình mọi doanh nghiệp nên biết (Ảnh minh họa)
2. Các Mẫu Công văn giải trình được sử dụng nhiều trong doanh nghiệp
2.1 Mẫu Công văn giải trình chung
Tải vềSửa/In biểu mẫu
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
CÔNG VĂN GIẢI TRÌNH
(Về việc…………………………….)
Kính gửi: ……………[Tên cơ quan tiếp nhận đơn giải trình]……..
– Tên doanh nghiệp: …………………………………………….
– Địa chỉ trụ sở chính: ……………………………………………
– Số điện thoại: …………………. Số Fax: ……………………..
– Mã số thuế: …………………………………………………….
– Đại diện theo pháp luật: Ông/Bà…………… Chức vụ: ……………….
– Ngành nghề kinh doanh: ………………………………………
Nội dung giải trình: [Ghi rõ giải trình về vấn đề gì, theo yêu cầu hay công văn số bao nhiêu của cơ quan nhà nước; trình bày nội dung giải trình và các tài liệu kèm theo (nếu có) để chứng minh cho yêu cầu giải trình.] ………………………………………………………………
……………………………………………………………………..
………………………………………………………………………
………………………………………………………………………
Trên đây là toàn bộ nội dung giải trình của Công ty chúng tôi về sự việc ……………Chúng tôi cam đoan toàn bộ nội dung trình bày là đúng sự thật và sẽ chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật nếu có điều gì trình bày gian dối.
Nơi nhận: ĐẠI DIỆN DOANH NGHIỆP
Như trên; GIÁM ĐỐC
Lưu: VT; … (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
2.2 Mẫu Công văn giải trình với khách hàng
Tải vềSửa/In biểu mẫu
TÊN CÔNG TY
Bộ phận/Phòng ban: …………
Số: ……/CV-……
V.v: Giải trình với khách hàng
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
……….., ngày …. tháng …. năm ….
Kính gửi: – Ông/Bà ……………………..
– Công ty ……………………….
Nhận được đơn khiếu nại của Ông/Bà ……………………, phụ trách bộ phận/phòng ban …………………….. của Công ty ………………… về việc……………… vào ngày ….. tháng ….. năm ….. theo hợp đồng số ……./HĐ……, Công ty ……… đã tiến hành kiểm tra, rà soát lại ………………………. Do sai sót………….. nên đã dẫn đến sự việc ………………………………….
Nay Công ty chúng tôi làm công văn này gửi đến Ông/Bà ……………………….
để giải trình và đề nghị ………………………………. trước ngày ….. tháng ….năm …..
Công ty chúng tôi xin cam kết nội dung giải trình trên là đúng và xin hoàn hoàn chịu trách nhiệm về những tổn thất gây ra cho khách hàng.
Nơi nhận:
– Như trên;
– Lưu: VT; P. CSKH;
TRƯỞNG BỘ PHẬN/PHÒNG BAN
(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)
2.3 Mẫu Công văn giải trình chậm nộp báo cáo
Tải vềSửa/In biểu mẫu
TÊN CÔNG TY
Số: ……/CV-……
V.v: Giải trình chậm nộp báo cáo
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
……….., ngày …. tháng …. năm ….
CÔNG VĂN GIẢI TRÌNH
(Về việc: Chậm nộp báo cáo ………………)
Kính gửi: ………………………………………………
– Tên doanh nghiệp: Công Ty ……………………………………..
– Địa chỉ trụ sở chính: ………………………………………………….
– Mã số thuế: ………………………………………………………………
– Đại diện pháp luật: Ông/Bà …………………………. Chức vụ: ………………………
Ngày ….. tháng …. năm ….., chúng tôi có nhận được công văn của ……….về việc yêu cầu chúng tôi thực hiện báo cáo ………………….trước ngày …. tháng …. năm …. Chúng tôi xin giải trình lý do về việc chậm nộp báo cáo …………………. như sau:
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
Vì vậy, Công ty …………….. kính đề nghị …………………. tạo điều kiện hỗ trợ cho công ty chúng tôi được hoàn thành báo cáo ………………. được chính xác và thực hiện tốt nghĩa vụ theo quy định.
Kính mong Quý Cơ quan tạo điều kiện giúp đỡ chúng tôi./.
Nơi nhận:
– Như trên;
– Lưu: VT;
TM Doanh nghiệp
Giám đốc ký, ghi rõ họ tên
2.4 Mẫu Công văn giải trình làm mất hóa đơn
Tải vềSửa/In biểu mẫu
TÊN CÔNG TY
Số: ……/CV-……
V.v: Giải trình mất hóa đơn
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
……….., ngày …. tháng …. năm ….
CÔNG VĂN GIẢI TRÌNH MẤT HOÁ ĐƠN
[Ghi rõ mất hoá đơn đầu vào hoặc đầu ra]
Kính gửi: Chi Cục Thuế ………………………………………….
– Tên tổ chức, cá nhân làm mất hoá đơn: ……………………………..
– Mã số thuế: …………………………………………………………………….
– Địa chỉ trụ sở chính: ………………………………………………………….
– Đại diện pháp luật: Ông/Bà …………………………… Chức vụ: …………….
Giải trình về việc mất hoá đơn như sau:
Ký hiệu hoá đơn bị mất: ………………………………………………………
Số hoá đơn bị mất: ……………………………………………………………..
Lý do mất hoá đơn: …………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………
Nay đơn vị báo cáo với …………………. để ngăn chặn sự lợi dụng và thông báo số hoá đơn trên không còn giá trị sử dụng.
Công ty chúng tôi xin cam kết nội dung giải trình trên là đúng sự thật. Nếu phát hiện thông tin sai sự
thật, công ty chúng tôi xin chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật./.
Nơi nhận:
– Như trên;
– Lưu: VT;
TM Doanh nghiệp
Giám đốc ký, ghi rõ họ tên
2.5 Mẫu Công văn giải trình chậm nộp tờ khai thuế
Tải vềSửa/In biểu mẫu
TÊN CÔNG TY
Số: ……/CV-……
V.v: Giải trình chậm nộp tờ khai thuế
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
……….., ngày …. tháng …. năm ….
CÔNG VĂN GIẢI TRÌNH
(V.v: Nộp chậm tờ khai thuế)
Kính gửi: CHI CỤC THUẾ QUẬN/HUYỆN ……………………….
– Tên doanh nghiệp: CÔNG TY …………………………………………………………..
– Mã số thuế/Mã số doanh nghiệp: ……………………………………………………
– Địa chỉ trụ sở chính: ………………………………………………………………………
– Điện thoại: ………………………………… Fax: …………………………….
– Người đại diện theo pháp luật: Ông/Bà …………….. Sinh ngày: ……………….
– Chức vụ: ………………………………………. Số điện thoại liên hệ: …………………
Báo cáo giải trình về việc nộp chậm tờ khai thuế Công ty ………………………..
Ngày …. tháng …. năm ….., chúng tôi nhận được công văn yêu cầu giải trình về việc nộp chậm tờ khai
thuế Quý …/20…. Chúng tôi xin giải trình về lý do doanh nghiệp nộp chậm tờ khai thuế như sau:
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
Công ty ……………. xin cam đoan những gì chúng tôi đã trình bày và những giấy tờ cung cấp là
đúng sự thật. Nếu không đúng, Công ty ………… xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp
luật.
Kính đề nghị Chi cục thuế Quận/Huyện ……………. tiếp nhận đơn giải trình và xem xét.
Xin trân trọng cảm ơn!
Nơi nhận:
– Như trên;
– Lưu: VT;
TM Doanh nghiệp
Giám đốc ký, ghi rõ họ tên
2.6 Mẫu Công văn giải trình Bảo hiểm xã hội
Tải vềSửa/In biểu mẫu
TÊN CÔNG TY
Số: ……/CV-……
———————-
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
……….., ngày ….. tháng ….. năm …..
CÔNG VĂN GIẢI TRÌNH
(V.v: ………………………………….)
Kính gửi: BẢO HIỂM XÃ HỘI QUẬN/HUYỆN ………………………….
– Tên doanh nghiệp: CÔNG TY ………………………………………………
– Người đại diện theo pháp luật: ……………………. Chức vụ: ……………….
– Địa chỉ trụ sở chính: …………………………………………………………
– Điện thoại: …………………………………………….. Fax: ……………….
– Mã số thuế: ……………………………………………………………………..
Ngày …../…../….., Công ty chúng tôi có nhận được công văn số ………………… của Bảo hiểm xã hội Quận/Huyện ……………..; trong công văn yêu cầu Công ty chúng tôi giải trình về việc……………….
Công ty chúng tôi xin được giải trình về việc này như sau: [Giải thích rõ ràng, cụ thể những nguyên
nhân gây ra vụ việc trong công văn giải trình như: vì sao số người đóng bảo hiểm không bằng số người
lao động thực tế tại doanh nghiệp; vì sao doanh nghiệp chậm nộp BHXH; vì sao doanh nghiệp tham
gia BHXH chậm (trễ)…]
…………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………..
Do vậy: [Ghi rõ hướng giải quyết, khắc phục đối với vụ việc thực hiện giải trình; đưa ra những yêu
cầu cụ thể với cơ quan BHXH như: mong muốn cơ quan BHXH hỗ trợ giải quyết vụ việc đã tường
trình…]
……………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………
Trên đây là toàn bộ nội dung vụ việc mà cơ quan bảo hiểm xẽ hội quận/huyện …………. yêu cầu Công ty chúng tôi thực hiện việc giải trình. Nếu cơ quan bảo hiểm xã hội cần thêm hồ sơ nào
thì Công ty sẽ cung cấp đầy đủ.
Trân trọng cám ơn./.
Nơi nhận:
– Như trên;
– Lưu: VT;
Đại diện doanh nghiệp
Giám đốc
(ký, ghi rõ họ tên)
Trên đây là các Mẫu công văn giải trình được dùng phổ biến nhất. Nếu còn thắc mắc, độc giả vui lòng liên hệ
1900.6192
>> 7 mẫu Công văn đề nghị được dùng phổ biến nhất 2022
Trên đây là cácđược dùng phổ biến nhất. Nếu còn thắc mắc, độc giả vui lòng liên hệđể được hỗ trợ, giải đáp.
