Mẫu đơn giải trình là mẫu văn bản được sử dụng phổ biến trong các cơ quan Nhà nước, các tổ chức, doanh nghiệp khi phát sinh một vấn đề nào cần sự can thiệp của cấp trên hoặc cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. Dưới đây là một số mẫu Đơn giải trình được dùng phổ biến.
1. Trường hợp nào cần viết Đơn giải trình?
Khi xảy ra sự việc nào đó để lại hậu quả cần sự can thiệp của cấp trên hoặc cơ quan có thẩm quyền giải quyết, người tham gia hoặc người chứng kiến cần làm đơn giải trình để trình bày sự việc đã diễn ra. Đồng thời, Đơn giải trình còn được dùng để giải thích vấn đề nào đó khi có yêu cầu.
Mặc dù Đơn giải trình được dùng trong nhiều trường hợp khác nhau, tuy nhiên vẫn sẽ gồm các phần:
– Phần mở đầu: Ngày, tháng, năm, lập đơn; Đơn giải trình về vấn đề gì? Gửi tới cơ quan, tổ chức, cá nhân nào?…
Các thông tin của đối tượng làm Đơn giải trình (tên doanh nghiệp, thông tin người đại diện theo pháp luật gồm tên, chức vụ…, số điện thoại,…)
– Phần nội dung Đơn giải trình: Ghi rõ giải trình về vấn đề gì, theo yêu cầu hay Công văn số bao nhiêu; nội dung giải trình và các tài liệu kèm theo (nếu có).
– Phần kết Đơn giải trình: Cam kết nội dung trình bày ở trên là đúng và chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật.
Mẫu Đơn giải trình hiện nay được sử dụng nhiều trong các cơ quan, tổ chức (Ảnh minh họa)
2. Một số mẫu Đơn giải trình phổ biến hiện nay
2.1 Mẫu Đơn giải trình (mẫu chung)
Tải vềSửa/In biểu mẫu
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
ĐƠN GIẢI TRÌNH
(Về việc:..…………………………….)
Kính gửi: …………………[Tên cơ quan tiếp nhận đơn giải trình]……..
– Tên doanh nghiệp: …………………………………………………………….
– Địa chỉ trụ sở chính: ……………………………………………………………
– Số điện thoại: …………………………………. Số Fax: ……………………..
– Mã số thuế: …………………………………………………………………….
– Đại diện theo pháp luật: Ông/Bà………………….. Chức vụ: ……………………….
– Ngành nghề kinh doanh: ………………………………………………………
Nội dung giải trình: [Ghi rõ giải trình về vấn đề gì, theo yêu cầu hay công văn số bao nhiêu của cơ quan nhà nước; trình bày nội dung giải trình và các tài liệu kèm theo (nếu có) để chứng minh cho yêu cầu giải trình.]
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
Trên đây là toàn bộ nội dung giải trình của Công ty chúng tôi về sự việc ……………………………… Chúng tôi cam đoan toàn bộ nội dung trình bày là đúng sự thật và sẽ chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật nếu có điều gì trình bày gian dối.
Nơi nhận: ĐẠI DIỆN DOANH NGHIỆP
– Như trên GIÁM ĐỐC
– Lưu VT;… (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
2.2 Mẫu Đơn giải trình với cơ quan Bảo hiểm xã hội
Tải vềSửa/In biểu mẫu
TÊN CÔNG TY
Số: ……/CV-……
———————-
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
……….., ngày ….. tháng ….. năm …..
ĐƠN GIẢI TRÌNH
(V.v: ………………………………….)
Kính gửi: BẢO HIỂM XÃ HỘI QUẬN/HUYỆN ………………………….
– Tên doanh nghiệp: CÔNG TY ………………………………………………
– Người đại diện theo pháp luật: ……………………. Chức vụ: ……………….
– Địa chỉ trụ sở chính: …………………………………………………………
– Điện thoại: …………………………………………….. Fax: ……………….
– Mã số thuế: ……………………………………………………………………..
Ngày …../…../….., Công ty chúng tôi có nhận được công văn số ………………… của Bảo hiểm xã hội Quận/Huyện ……………..; trong công văn yêu cầu Công ty chúng tôi giải trình về việc……………….
Công ty chúng tôi xin được giải trình về việc này như sau: [Giải thích rõ ràng, cụ thể những nguyên
nhân gây ra vụ việc trong công văn giải trình như: vì sao số người đóng bảo hiểm không bằng số người
lao động thực tế tại doanh nghiệp; vì sao doanh nghiệp chậm nộp BHXH; vì sao doanh nghiệp tham
gia BHXH chậm (trễ)…]
…………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………..
Do vậy: [Ghi rõ hướng giải quyết, khắc phục đối với vụ việc thực hiện giải trình; đưa ra những yêu
cầu cụ thể với cơ quan BHXH như: mong muốn cơ quan BHXH hỗ trợ giải quyết vụ việc đã tường
trình…]
……………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………
Trên đây là toàn bộ nội dung vụ việc mà cơ quan bảo hiểm xẽ hội quận/huyện …………. yêu cầu Công ty chúng tôi thực hiện việc giải trình. Nếu cơ quan bảo hiểm xã hội cần thêm hồ sơ nào
thì Công ty sẽ cung cấp đầy đủ.
Trân trọng cám ơn./.
Nơi nhận: ĐẠI DIỆN DOANH NGHIỆP
– Như trên GIÁM ĐỐC
– Lưu VT;… (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
2.3 Mẫu Đơn giải trình với cơ quan Thuế
Tải vềSửa/In biểu mẫu
TÊN CÔNG TY
Số: ……/CV-……
V.v: Giải trình chậm nộp tờ khai thuế
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
……….., ngày …. tháng …. năm ….
CÔNG VĂN GIẢI TRÌNH
(V.v: Nộp chậm tờ khai thuế)
Kính gửi: CHI CỤC THUẾ QUẬN/HUYỆN ……………………….
– Tên doanh nghiệp: CÔNG TY …………………………………………………………..
– Mã số thuế/Mã số doanh nghiệp: ……………………………………………………
– Địa chỉ trụ sở chính: ………………………………………………………………………
– Điện thoại: ………………………………… Fax: …………………………….
– Người đại diện theo pháp luật: Ông/Bà …………….. Sinh ngày: ……………….
– Chức vụ: ………………………………………. Số điện thoại liên hệ: …………………
Báo cáo giải trình về việc nộp chậm tờ khai thuế Công ty ………………………..
Ngày …. tháng …. năm ….., chúng tôi nhận được công văn yêu cầu giải trình về việc nộp chậm tờ khai
thuế Quý …/20…. Chúng tôi xin giải trình về lý do doanh nghiệp nộp chậm tờ khai thuế như sau:
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
Công ty ……………. xin cam đoan những gì chúng tôi đã trình bày và những giấy tờ cung cấp là
đúng sự thật. Nếu không đúng, Công ty ………… xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp
luật.
Kính đề nghị Chi cục thuế Quận/Huyện ……………. tiếp nhận đơn giải trình và xem xét.
Xin trân trọng cảm ơn!
Nơi nhận: ĐẠI DIỆN DOANH NGHIỆP
– Như trên GIÁM ĐỐC
– Lưu VT;… (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
3. Hướng dẫn chi tiết cách lập Đơn giải trình
Bên cạnh việc đảm bảo tính minh bạch, khách quan của sự việc giải trình còn cần chú trọng đến việc đảm bảo hình thức của văn bản. Mặc dù pháp luật không quy định cụ thể mẫu Đơn giải trình, tuy nhiên Đơn giải trình cũng được triển khai, trình bày trên hình thức tiêu chuẩn của văn bản hành chính.
Do vậy, Đơn giải trình cũng có bố cục chung gồm:
– Quốc hiệu – Tiêu ng;
– Thời gian và địa điểm viết đơn;
– Tên đơn tường trình;
– Nội dung Đơn tường trình;
– Người làm đơn ký và ghi rõ họ tên ở cuối đơn.
Khi viết Đơn tường trình, cần lưu ý những nội dung sau:
– Văn bản cần tuân thủ thể thức của văn bản hành chính;
– Đơn giải trình phải được trình bày ngắn gọn, khoa học nhưng vẫn thể hiện đầy đủ, chi tiết nội dung chính. Sự việc được đưa ra cần trình một cách khách quan nhất.
– Các từ ngữ, câu chữ sử dụng trong mẫu đơn cần rõ ràng, đúng chính tả. Trong trường hợp có hậu quả để lại qua sự việc thì bạn phải đưa ra được thông tin cụ thể về hậu quả đó như thế nào? Có nghiêm trọng hay không?
– Mọi nội dung không được phép thêm bớt, không nói quá sự việc cũng như không rút bớt thông tin khác với ý định giấu diếm một phần.
Trên đây là một số mẫu Đơn giải trình phổ biến. Nếu còn vướng mắc về các vấn đề liên quan, bạn đọc vui lòng liên hệ 1900.6192 để được hỗ trợ.
