Giáo trình
Quản trị nguồn nhân lực
CHƯƠNG I
TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC
I. QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC VÀ NHÀ QUẢN TRỊ NHÂN SỰ
Một nhà lãnh đạo trong lĩnh vực này đã phát biểu: “Ngày hôm qua một công ti có khả năng tài
chính và công nghệ cao là một lợi thế cạnh tranh to lớn nhất. Nhưng ngày hôm nay, một công ti
cống hiến một sản phẩm chất lượng cao mới chỉ là một bước để giành ưu thế cạnh tranh. Có một
yếu tố tạo ra lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ cho doanh nghiệp trong tương lai là năng lực con người
trong tổ chức…” Vì vậy. quản trị nguồn nhân lực được xem như là nhân tố then chốt để cải thiện
tình hình cạnh tranh của các doanh nghiệp trong tương lai.
1) Quản trị nguồn nhân lực HRM (Human Resource Management)
Quản trị nguồn nhân lực chính là việc duy trì, phát triển, điều phối và sử dụng một cách hợp lí, có
hiệu quả nguồn tài nguyên nhân lực của một tổ chức để hoàn thành các mục tiêu mà tổ chức đó
đặt ra. Tất cả các nhà quản trị ở mọi cấp chỉ có thể đạt được mục tiêu do họ đặt ra thông qua
những nỗ lực của các nhân viên dưới quyền. Vì vậy, để thực hiện tốt các mục tiêu đòi hỏi mọi
cấp quản trị đều phải làm tốt công tác quản trị tài nguyên nhân lực.
Để tiện cho việc nghiên cứu, cần có sự phân biệt rõ ràng giữa khái niệm nhân sự và khái niệm tài
nguyên nhân lực. Nhân sự được hiểu là những con người cụ thể đảm nhiệm một chức vụ hay vị
trí công tác cụ thể nào đó trong cơ quan, tổ chức. Còn tài nguyên nhân lực được hiểu là toàn bộ
khả năng về sức lực, trí tuệ của mọi cá nhân trong tổ chức bất kể vai trò của họ là gì. Đối tương
tác động của quản trị nhân sự là: Nguồn tài nguyên nhân lực.
Quản trị nhân sự luôn gắn liền với sự tồn tại của các tổ chức, nó là một hoạt động riêng có của
các tổ chức. Thường thì chúng ta hiểu: Tổ chức là một nhóm trong đó có nhiều người được tập
hợp lại để cùng nhau phối hợp hành động nhằm đạt đến một mục tiêu chung nào đó mà tất cả
cùng quan tâm. Trong thực tế nó có thể là hãng sản xuất, công ti, xí nghiệp, cơ quan nhà nước,
bệnh viện, liên đoàn lao động, nhà thờ, viện đại học, quân đội… thậm chí còn bao gồm cả tổ chức
chính trị, tổ chức vận động tranh cử, tổ chức từ thiện…
Nhà quản trị nhân sự đóng vai trò là người tạo ra các chính sách nhằm tạo dựng và điều chỉnh các
mối quan hệ liên quan đến con người trong tổ chức, nó có thể được thực hiện bởi các tác động từ
nhà quản trị trực tuyến (Line manager). Vai trò của nhà quản trị nhân sự là phát triển các chính
sách và chương trình mà chức năng như là chất xúc tác và động lực trong mối quan hệ giữa nhà
quản trị trực tuyến và người công nhân. Đây chính là sự phân chia trách nhiệm giữa các nhà quản
trị trực tuyến và các chuyên gia quản trị nhân sự. Sự phân biệt giữa vai trò của nhà quản trị nhân
sự và chức trách của nhà quản trị trực tuyến được minh họa cụ thể hơn qua ví dụ sau:
Giám đốc bán hàng của công ty Dantee vừa nhận được đơn xin nghỉ việc một nhân viên dưới
quyền. Ông ta liền gọi điện cho trưởng phòng nhân sự để yêu cầu phòng cung cấp cho một vài
ứng viên có thể thay thế cho người vừa nghỉ. Trong trường hợp này cả người phụ trách bộ phận
cầu của tổ chức và nghề nghiệp của các nhân không được tách rời nhau. Một tổ chức giúp đỡ cá
nhân trong định hướng nghề nghiệp để cùng thỏa mãn nhu cầu của mình.
c -Lương bổng và đãi ngộ
Một hệ thống “Bù đắp” xứng đáng cho người lao động sẽ cung cấp những phần thưởng đầy đủ,
công bằng và xứng đáng cho những nỗ lực của cá nhân trong việc thực hiện các mục tiêu của tổ
chức. Ở đây thuật ngữ “Sự bù đắp” (compensation) bao gồm tất cả những phần thưởng mà các
nhân nhận được từ công việc của họ. Phần thưởng này có thể là một hoặc tổng hợp những yếu tố
sau:
Tiền công (tiền lương): Là số tiền mà người lao động nhận được từ người chủ doanh nghiệp trả
cho việc họ phải thực hiện cho doanh nghiệp một công việc nào đó với khối lượng và mức chất
lượng được quy định trước trong một khoảng thời gian nhất định.
Các khoản trợ cấp: Phần này bao gồm tất cả những khoản thu nhập bằng tiền mà người lao động
được nhân thêm ngoài tiền lương như: tiền thưởng cho ngày lễ, trợ cấp ốm đau và chi phí cho
dịch vụ chăm sóc y tế.
Thu nhập phi tiền tệ: Đó là khoản thu nhập không mang tính chất tiền bạc như tạo điều kiện để
người lao động được vui chơi giải trí, được mở mang kiến thức hoặc môi trường làm việc vui vẻ.
d -An toàn và sức khỏe
An toàn liên quan đến việc bảo vệ công nhân tránh những tác hại mà nguyên nhân từ những tai
nạn lao động. Điều này là rất quan trọng vì công nhân được làm việc trong môi trường an toàn và
được chăm sóc sức khỏe tốt sẽ hăng hái và nhiệt tình lao động nhờ đó mà tăng năng suất lao
động, nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Mặt khác
nhờ an toàn và chăm sóc sức khoẻ tốt nên người lao động ít bị đau ốm, tai nạn lao động, sức khoẻ
người lao động đảm bảo nên họ có khả năng lao động lâu dài cho tổ chức. Điều này làm cho
doanh nghiệp giảm được các khoản chi trả cho nghỉ việc vì ốm đau, đến bù do tai nạn lao động…
e -Tương quan lao động
Trong thời đại ngày nay, khi mà trình độ khoa học kỹ thuật phát triển nhanh chóng đã tạo ra
những sự thay đổi to lớn trong sản xuất, điều này cũng có tác động trong việc làm thay đổi mối
quan hệ giữa công nhân và người quản lí theo chiều hướng làm cho các mối quan hệ này ngày
cũng phức tạp hơn. Thêm vào đó việc giảm thiểu số lượng công nhân áo xanh (chủ yếu sử dụng
thể lực, thực hiện các công việc đơn giản, không có trình độ tư duy cao) do tác động của việc
chuyên môn hóa và phát triển sản xuất đã đẩy người công nhân vào tình thế cạnh tranh gay gắt và
luôn đứng trước nguy cơ bị mất việc, bị sa thải. Điều này cũng gây ra sự thay đổi trong quan hệ
lao động và quan hệ con người trong tổ chức.
f -Nghiên cứu nguồn nhân lực
Việc nghiên cứu này bao hàm mọi chức năng của HRM. Lí do cho việc nghiên cứu này là ngày
càng có nhiều người lao động vắng mặt thậm chí bỏ việc không lí do rõ ràng. Nguyên nhân của
tình trạng này có thể nhận thấy từ việc có quá nhiều lời phàn nàn của người lao động mà không
được các cấp quản lí giải quyết. Ví dụ tại Công ti sản xuất xe hơi Volvo, một nghiên cứu cho thấy
rằng tình trạng bụi bặm và dơ bẩn tại nơi làm việc đã làm ảnh hưởng đến công việc của người
công nhân, làm cho người công nhân có xu hướng ngại lao động, muốn nghỉ việc. Từ nghiên cứu
đó, công ti đã thay đổi môi trường làm việc và kết quả là đã giúp cải thiện được tình hình này.
Mục tiêu của việc nghiên cứu là phát hiện những nguyên nhân gây ra các tác động xấu làm kìm
hãm khả năng khai thác hiệu quả tài nguyên nhân sự của tổ chức đồng thời tìm kiếm những giải
pháp hữu hiệu để loại bỏ các nguyên nhân đó. Ngoài ra, nghiên cứu tài nguồn nhân lực còn chủ
động tìm kiếm những con đường mới, hiệu quả để khai thác tối đa tiềm năng từ nguồn tài nguyên
nhân lực hiện có của đơn vị.
Trên đây là những chức năng cơ bản của quản trị nhân sự, tuy nhiên các chức năng kể trên không
phải là độc lập mà chúng có liên quan mậût thiết với nhau. Một nhà quản lí phải nhận thấy rằng
các quyết định của mình trong một lãnh vực sẽ ảnh hưởng đến lĩnh vực khác, những ảnh hưởng
tiềm năng. Ví dụ như, một nhà quản lí không thể chỉ nhấn mạnh đến việc tuyển mộ và đào tạo
nhân viên trong khi lại thờ ơ với việc đảm bảo sự “Bù đắp” đầy đủ về thời gian, tiền bạc và phần
thưởng khác cho họ.
II. MỤC TIÊU CỦA QUẢN TRỊ TÀI NGUYÊN NHÂN SỰ
Mục tiêu của Quản trị TNNS nhằm cung cấp cho các cơ quan một lực lượng lao động theo đúng
yêu cầu đồng thời đảm bảo cho việc khai thác sử dụng nguồn lực lao động đó một cách tiết kiệm
và hiệu quả nhất qua đó mà đạt được các mục tiêu khác nhau do tổ chức đặt ra. Để đạt mục tiêu
này, các nhà quản trị phải biết cách tuyển chọn nhân tài thông qua chính sách “chiêu hiền đãi sĩ”,
biết cách đào tạo, huấn luyện phát triển để không ngừng nâng cao trình độ cho họ, biết cách bố
trí, sử dụng họ hợp lí đồng thời cũng phải biết sử dụng linh hoạt các công cụ đánh giá, khen
thưởng, kỷ luật, quan hệ nhân sự, lương bổng, đãi ngộ …để duy trì và thúc đẩy động cơ làm việc
mạnh mẽ cho nhân viên của mình.
Để đảm bảo cho công ti tồn tại và không ngừng phát triển, nhà quản trị nhân sự cần nắm vững và
thoả mãn được bốn mục tiêu cơ bản sau đây:
1) Mục tiêu xã hội
Công ti phải đáp ứng được những yêu cầu và những đòi hỏi của xã hội. Công ti không chỉ hoạt
động vì mục tiêu lợi nhuận mà nó còn phải quan tâm đến các lợi ích của xã hội.
2) Mục tiêu của toàn tổ chức
Quản trị TNNS nghiên cứu và đưa ra cách thức làm thể nào để một tổ chức hoạt động có hiệu
quả. Mục tiêu của quản trị nhân sự là làm sao để thực hiện được các mục tiêu chung do tổ chức
đặt ra một cách hiệu quả nhất. Quản trị TNNS tự nó không phải là cứu cánh; nó chỉ là phương
tiện giúp tổ chức đạt được các mục tiêu của mình.
Sơ đồ quan hệ giữa các lĩnh vực quản trị
Như vậy quản trị TNNS liên quan đến mọi cấp độ trong tổ chức và nó hiện diện khắp
mọi phòng ban.
III. VAI TRÒ CỦA BỘ PHẬN TNNS
Công tác quản trị TNNS là một công tác chung mà tất cả các bộ phận, các cấp quản trị đều phải
đảm nhiệm vì cấp nào, bộ phận nào cũng có nhân viên dưới quyền, tức là đều phải thực hiện các
nội dung cơ bản như đã giới thiệu ở trên.
Tuy nhiên, thông thường trong các tổ chức kinh tế còn tồn tại một bộ phận độc lập chuyên trách
về công tác nhân sự được gọi là phòng nhân sự hay phòng tổ chức nhân sự. Bộ phận này giữ các
vai trò cơ bản như sau:
1) Chính sách
Ngày nay có khuynh hướng giao cho bộ phận nhân sự đề ra các chính sách hoặc cố vấn cho lãnh
đạo cấp cao trong việc đề ra chính sách liên quan đến tài nguyên nhân sự trong toàn đơn vị.
Ngoài việc đề ra các chính sách, bộ phận quản lí nhân sự còn giữ vai trò chủ yếu trong việc đảm
bảo rằng các chính sách đó được thi hành trong toàn đơn vị. Các chính sách này phải có khả năng
giải quyết các vấn đề khó khăn và giúp cơ quan thực hiện được các mục tiêu của tổ chức.
2) Cố vấn và tư vấn
Ngoài ra, bộ phận nhân sự còn đóng vai trò là bộ phận tư vấn (counselling) và cố vấn (advising)
cho các cấp quản trị khác bằng các lời khuyến cáo thích hợp đối với các vấn đề về quan hệ lao
động, an toàn lao động, y tế, sức khỏe hay kỷ luật.
Quản trị tài
chính
Quản trị
TNNS
Quản trị SX
& DV
Quản trị
Marketing
Quản trị hành
chính
Nghiên cứu phát triển
và quản trị kỹ thuật
3) Dịch vụ
Cung cấp dịch vụ về tuyển dụng đào tạo phát triển nhân viên cho các bộ phận khác. Quản lí việc
trả lương, hưu trí, bảo hiểm, an toàn lao động và y tế; đồng thời lưu trữ và bảo quản, sử dụng hồ
sơ có hiệu quả. Tức là đồng thời thực hiện chức năng quản lí hành chính của công ti.
4) Kiểm tra, giám sát
Bộ phận nhân sự đảm nhận các chức năng kiểm tra bằng cách giám sát các bộ phận khác có đảm
bảo thực hiện các chính sách, các chương trình thuộc về nhân sự đã đề ra hay không.
Một loại kiểm tra thông thường khác là kiểm tra các thủ tục. Chẳng hạn như kiểm tra các bộ phận
khác đánh giá thành tích nhân viên có đúng không hay bỏ sốt một phần thành tích nào đó không.
Ngoài ra còn một loại kiểm tra khác là kiểm tra mức độ (audit). Bộ phận nhân viên phải đo lường
đánh giá phân tích các đơn khiếu nại, các tai nạn lao động, các kỳ hạn chấm dứt hợp đồng lao
động, lí do vắng mặt của nhân viên và các biện pháp kỷ luật. Họ phải thúc đẩy các quản trị TNNS
một cách có hiệu quả hơn. Các cuộc kiểm tra này phải được viết thành bản tường trình và không
những gửi cho bộ phận liên hệ, mà còn gửi cho cấp quản trị cao cấp.
IV. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ PHẬN QTNS
Trong quản trị không có cơ cấu tổ chức nào là tốt nhất và hoàn chỉnh nhất cả. Tổ chức tốt là tổ
chức năng động, nghĩa là nó phải có khả năng thay đổi tùy theo tình hình. Sau đây là cơ cấu tổ
chức của các loại hình kinh doanh theo quy mô.
Trước hết là xí nghiệp cá thể. Đây là loại hình kinh doanh nhỏ nhất và chi có một cấp quản trị
duy nhất, đó là ông chủ kiêm giám đốc. Nhưng khi xí nghiệp phát triển lên thành công ti nhưng
với quy mô nhỏ, lúc đó bắt đầu xuất hiện vai trò của người phụ trách công việc nhân sự. Nhưng
vì khối lượng công việc không nhiều, cho nên các nhà quản trị chuyên môn kiêm luôn công việc
về nhân sự.
Nhưng nếu xí nghiệp phát triển thêm, công việc hành chính bừa bộn, và nhân viên bắt đầu đông,
thì trưởng phòng hành chính quản trị kiêm luôn công việc TNNS do một chuyên viên phụ trách.
Nếu nếu phát triển thành công ti với quy mô trung bình, nhân sự bắt đầu đông hơn, lúc đó công ti
cần một vị giám đốc lo về TNNS.
Ông / bà chủ
Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật Phòng tài chính
c -Sự nhàm chán trong công việc
Sự phát triển của khoa học kỹ thuật đã sản xuất ra nhiều máy móc tự động, đồng thời với sự
chuyên môn hóa cao độ đã dẫn đến lao động của công nhân ngày càng nhàm chán. Hậu quả là
năng suất lao động thấp, công nhân thường hay vắng mặt và thậm chí cá mâu thuẩn nảy sinh.
d -Sự căng thẳng của nghề nghiệp
Ngày nay công nhân và các nhà quản trị trên thế giới luôn quan tâm đến vấn đề căng thẳng của
nghề nghiệp. Đây là căn bệnh của thế giới công nghiệp do rất nhiều nguyên nhân tác động chủ
yếu là do cường độ lao động cao, sự nhàm chán trong công việc, tiếng động của máy móc, ô
nhiễm không khí, sự lo âu…
e -Phong phú hóa công việc
Hiện nay trên thế giới tại các nước tiên tiến đang có xu hướng bố trí công việc thay đổi để làm đa
dạng hóa công việc nhằm tránh nhàm chán cho công nhân. Nghĩa là bố trí công việc để xây dựng
yếu tố chuyển động trong công việc. Hiện nay quản lỹ theo kiểu Taylo không còn hiệu quả nữa
và bị phê phán gay gắt vì ngoài những kết quả to lớn mà nó đưa lại còn kéo theo những hậu quả
xã hội nặng nề. Trong điều kiện khoa học kỹ thuật và công nghệ phát triển cao cộng với sự bùng
nổ thông tin như hiện nay, trình độ và nhu cầu của người lao động đã đạt đến một mức độ cao thì
việc chuyên môn hóa cao độ không còn có hiệu quả nữa, nó có xu hướng làm giảm năng suất lao
động.
f -Trách nhiệm xã hội
Là một trong những trách nhiệm quan trọng của các công ti, xí nghiệp, ngoài trách nhiệm đối với
sức khỏe và an toàn của người công nhân, còn công ti còn có trách nhiệm bảo về người tiêu dùng,
không được quảng cáo sai sự thật, trách nhiệm về ô nhiễm môi trường… ngoài ra công ti còn có
trách nhiệm xã hội với phẩm chất sống và làm việc của công nhân.
2) Các vấn đề ảnh hưởng
Vấn đề đòi hỏi của công nhân đối với nhà quản trị có ảnh hưởng trực tiếp đến việc quản trị TNNS
là làm thỏa mãn nhu cầu của nhân viên. Bất cứ cấp quản trị nào cũng đòi hỏi phải biết nhu cầu
của nhân viên mình, trên cơ sở đó mà tuyển chọn, đào tạo, huấn luyện, động viên thăng thưởng
cũng như giải quyết chính sách lương bổng hợp lí. Những yêu cầu của nhân viên thường là:
a – Công việc và điều kiện làm việc
Người công nhân cần các điểm sau đây:
-
Một việc làm an toàn và không nhàm chán.
-
Một môi trường làm việc khỏe mạnh.
-
Sử dụng được mọi khả năng của mình.
-
Giờ làm việc hợp lí.
-
Tuyển dụng ổn định.
b -Các quyền lợi cá nhân và lương bổng
Công nhân đòi hỏi các quyền lợi sau đây: -
Được tôn trọng giá trị của bản thân.
-
Được thừa nhận vai trò quan trọng và cần thiết của cá nhân đối với công ti.
-
Được cấp trên lăng nghe.
-
Được tham gia vào việc ra các quyết định chung liên quan đến bản thân.
-
Biết được điều mà cấp trên mong đợi trong công việc của mình.
-
Lương bổng công bằng phù hợp.
-
Phúc lợi hợp lí.
-
Cấp trên biết làm tốt công tác giao tiếp nhân sự.
c -Cơ hội thăng tiến
Công nhân cần các cơ hội thăng tiến sau đây:
- Được học hỏi các lỹ năng mới.
- Được tham gia các chương trình đào tạo và phát triển.
- Được cấp trên thừa nhận các thành tích trong quá khứ.
- Được có cơ hội để cải thiện đời sống.
- Một công việc có tương lai và triển vọng.
CÂU HỎI ÔN TẬP:
-
Thế nào là quản trị nguồn nhân lực (TNNS). Giải thích sự khác nhau giữa quản trị
nguồn nhân lực và quản trị nhân sự. -
Hãy trình bày các chức năng của quản trị TNNS.
-
Vai trò của quản trị nguồn nhân lực đối với hoạt động của doanh nghiệp
-
Hãy bình luận câu nói: “Tất cả mọi nhà quản trị đều tham gia vào việc quản trị
TNNS”. -
Bạn có tin rằng lãnh vực quản trị TNNS là một nghề nghiệp chuyên môn không.
-
Các chức năng quản trị TNNS thay đổi như thế nào khi một hãng tăng trưởng. Hãy
vắn tắt mô tả mỗi giai đoạn của sự phát triển đó.
2) Luật lệ của nhà nước
Các công ty, tổ chức, xí nghiệp… đều phải tuân theo pháp luật hiện hành. Những quy định của
luật pháp là hành lang môi trường cho các doanh nghiệp hoạt động. Đó chính là hệ thống các
định chế, quy phạm ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp đến hoạt động của công ty. Luật pháp ảnh
hưởng một cách sâu sắc và trên diện rộng đến cách thức quản trị nguồn nhân lực cả về các chính
sách và chương trinh. Ví dụ, theo luật pháp của Canada thì bất kể một tổ chức nào có quy mô sử
dụng hơn 100 công nhân muốn nhận được hợp đồng của chính phủ trị giá trên 200 $ thì đều
phải đệ trình một chương trình thuê mướn nhân công thích hợp.
Luáût phaïp
MÄI TRÆÅÌNG BÃN TRONG
MÄI TRÆÅÌNG BÃN NGOAÌI
QUAÍN
TRË
NGUÄÖN
NHÁN
LÆÛC
Tiãúp
thë
Saín
xuáút
C. nàng
khaïc
Taìi
chênh
Cäng nghãû
Nãön kinh tãú
Khaïch haìng
Dán säú/lao âäüng
Caûnh tranh Cäø âäng Cäng âoaìn
Caïch thæïc laînh âaûo
Chênh
saïch
Nhiãûm
vuû
Xaî häüi
Vàn hoïa cäng ty
Ở Việt nam, Luật lao động cũng đã được ban hành và áp dụng từ tháng giêng năm 1995, ngoài ra
cũng đã có các quy định cụ thể cho việc sử dụng lao động Việt Nam làm trong các dự án có vốn
đầu tư nước ngoài tại Việt nam hoặc doanh nghiệp có 100% vốn của nước ngoài. Ví dụ, các
doanh nghiệp nước ngoài tại Việt nam muốn thuê tuyển lao động đều phải thông qua các cơ quan
cung ứng lao động của Việt nam và bắt buộc họ phải ký hợp đồng lao động với người lao động.
Rõ ràng luật lệ của Nhà nước ảnh hưởng đến quản trị TNNS của công ty. Ngoài ra, công ty còn
chịu ảnh hưởng của các công ước quốc tế về lao động…
3) Văn hóa – xã hội
Tương tự pháp luật, văn hóa xã hội của một nước có ảnh hưởng nhất định đến quản trị TNNS.
Tuy nhiên nó thường chỉ tạo ra những áp lực đối với quản trị nguồn nhân lực một cách không
chính thức. Xã hội chắc sẽ không hào hứng chấp nhận hoạt động kinh doanh của một doanh
nghiệp mà không đặt ra một câu hỏi nào. Để đảm bảo sự chấp nhận của xã hội, các công ty ngoài
việc hoàn thành các mục tiêu của mình còn phải tuân theo các chuẩn mực của xã hội. Dân chúng
có thể tác động ảnh hưởng đến công ty thông qua tiếng nói của họ với chính quyền, các lá phiếu
bầu và những hành động khác của họ.
Thái độ, niềm tin của cộng đồng xã hội có thể ảnh hưởng đến hành vi, cách ứng xử của công ty
một cách trực tiếp. Quyền lực của khách hàng, chẳng hạn như việc tẩy chay một tổ chức hoặc
đơn giản là thông qua một loạt các hành động phản ứng của mình cũng có thể ảnh hưởng đến lợi
nhuận của một xí nghiệp.
Xã hội đòi hỏi các công ty, xí ngiệp phải có trách nhiệm xã hội, trách nhiệm này đôi khi được
ngụ ý, đôi khi thì bắt buộc như là nghĩa vụ của nhà quản trị. Nhiều công ty đã tuân theo những
chuẩn mực xã hội và tiêu chuẩn đạo đức. Những chính sách mở và các chương trình phúc lợi cho
công nhân là những giải pháp hữu hiệu nhằm đáp ứng những mong muốn của xã hội và giải tỏa
tình trạng làm việc căng thẳng cũng như giảm thiểu những bất đồng của người lao động.
Doanh nghiệp là một thành viên của xã hội, nơi diễn ra các hoạt động kinh doanh của nó. Các nhà
quản trị đạt được mục đích của mình thông qua dân chúng, những người làm việc để kiếm tiền
nhằm cải thiện cuộc sống của họ. Một tỷ lệ thất nghiệp cao sẽ là một áp lực lớn đối với công ty
và chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến việc quản trị nguồn nhân lực và nhà quản trị nhân sự.
Sự thay đổi về lối sống trong xã hội cũng ảnh hưởng đến cấu trúc của các công ty xí nghiệp. Tại
các nưóc phát triển, lực lượng lao động chuyển từ khu vực sản xuất hàng hóa sang ngành dịch vụ.
Đó là các ngành như: giao thông, truyền thông, dịch vụ quảng cáo, tư vấn về pháp luật và quản
trị, dịch vụ internet, bảo hiểm, tài chiïnh và địa ốc, giáo dục, các dịch vụ xã hội..í dụ, tại Anh
hay Canada thì cứ bốn người trước đây làm trong ngành công nghiệp, bây giờ đã có ba người
chuyển sang lĩnh vực dịch vụ.
4) Các tổ chức công đoàn và hiệp hội
Lương bổng, đãi ngộ và điều kiện làm việc cho hàng triệu người lao động ít nhiều chịu sự ảnh
hưởng tác động của các tổ chức công đoàn và hiệp hội. Hiệp hội là một nhóm những người công
nhân tham gia cùng với nhau cho mục đích thỏa thuận với giới chủ. Hiệp hội được xem xét như
đổi khi các máy móc xử lý văn bản tự động ra đời, việc viết lách và chữa lối chính tả mà thư ký
thường làm sẽ được các nhà quản trị thay thế dần bằng máy móc. Tuy nhiên, việc đào tạo kỹ
năng mới sẽ khó mà theo kịp với sự thay đổi nhanh chóng của khoa học, công nghệ, vì vậy việc
tuyển mộ lao động cho các lĩnh vực đòi hỏi công nghệ cao sẽ rất khó khăn. Điều này cũng đặt ra
một thách thức lớn cho các nhà quản trị nhân sự là làm sao để đào tạo cho người lao động theo
kịp được với sự thay đổi của khoa học công nghệ.
Sự thay đổi công nghệ đã dẫn đến khuynh hướng của nền kinh tế dịch vụ, ảnh hưởng trực tiếp
đến loại và số lượng nhân công cần thiết. Tốc độ gia tăng về số lượng nhân công trong ngành
dịch vụ là nhanh hơn trong các ngành sản xuất.
8) Khách hàng
Khách hàng là mục tiêu của doanh nghiệp. Bởi vậy người Mỹ gọi khách hàng là ông chủ, là vua
còn người Nhật gọi khách hàng là thượng đế. Khách hàng mua sản phẩm hoặc dịch vụ của công
ty là một phần của môi trường bên ngoài. Doanh số là yếu tố quan trọng đối với sự sống còn của
một hãng. Do đó các cấp quản trị phải đảm bảo rằng nhân viên của mình sản xuất ra các mặt hàng
phù hợp với nhu cầu và thị hiếu của khách hàng. Chất lượng của hàng hóa và dịch vụ rất quan
trọng đối với khách hàng. Do đó nhà quản trị phải làm cho nhân viên của mình hiểu được rằng
không có khách hàng là không còn doanh nghiệp, và họ không còn cơ hội được làm việc nữa.
Hoặc họ phải hiểu rằng doanh thu của công ty ảnh hưởng đến tiền lương của họ. Muốn cho nhân
viên ý thức được điều đó, nhiệm vụ của các cấp quản trị nói riêng, và của toàn công ty nói chung
là phải biết quản trị TNNS một cách có hiệu quả- nghĩa là tổng hợp nhiều yếu tố chứ không đơn
thuần là lương bổng và phúc lợi, hoặc đề bạt, thăng chức.
Nói tóm lại, khách hàng là trọng tâm của hoạt động kinh doanh, thì việc quản trị nhân viên sao
cho họ thỏa mãn khách hàng không phải là việc đơn giản.
VII. MÔI TRƯỜNG BÊN TRONG
Môi trường bên trong một công ty cũng tác động môt cách sâu sắc đến quản trị TNNS. Môi
trường bên trong bao gồm sứ mệnh, chính sách, và văn hóa công ty, cách thức quản lý của quản
trị gia cấp cao, tổ chức không chính thức, cơ cấu tổ chức..ất cả các nhân tố này góp phần trong
mối quan hệ tương tác lẫn nhau giữa quản trị TNNS và các phòng ban khác trong tổ chức.
1) Sứ mạng
Mỗi công ty đều có sứ mạng và mục đích của riêng mình. Mỗi cấp quản trị phải hiểu rõ sứ mạng
của công ty mình. Trong thực tế, mỗi bộ phận phòng ban đều phải có mục tiêu của bộ phận mình.
Mục đích hay sứ mạng của công ty là một yếu tố môi trường bên trong ảnh hưởng đến các bộ
phận chuyên môn như sản xuất, kinh doanh, marketing, tài chính, và quản trị TNNS. Mỗi bộ
phận chuyên môn hay tác nghiệp đều phải dựa vào mục đích hay sứ mạng của công ty để đề ra
mục tiêu của bộ phận mình.
Chúng ta hãy xem tình huống sau đây: Công ty A mong muốn mình luôn là người đứng đầu thị
trường về khoa học kỹ thuật trong sản xuất sản phẩm. Đồng thời công ty muốn, mình luôn đi tiên
phong trong lĩnh vực tung sản phẩm mới ra thị trường. Công ty B lại chủ trương bảo thủ hơn, ít
dám mạo hiểm. Mong muốn của công ty này là sẽ chỉ tiến hành sản xuất sản phẩm khi sản phẩm
đó đã được công ty khác được tung ra thị truờng, và chứng tỏ được thế đứng trên thị trường. Để
đạt được mong muốn trên, công ty A cần bầu không khí văn hóa sáng tạo để nuôi dưỡng, thức
đẩy sáng kiến mới. Vì vậy công ty này cần phải đào tạo cho công nhân có kỹ năng KHKT cao để
nuôi dưỡng và phát triển ký thuật cao. Công ty đặt trọng tâm vào việc đào tạo và huấn luyện và
phát triển lực lượng nhân viên của mình. Công ty này cũng cần phải thiết kế và đề ra các chính
sách lương bổng và tiền thưởng phù hợp để duy trì và động viên các nhân viên có năng suất lao
động nhất, và có nhiều sáng kiến.
Ngược lại công ty B có chính sách hơi khác và dĩ nhiên cách quản trị TNNS cũng khác. Các cá
nhân có nhiều sáng kiến mới có thể không thích làm việc cho công ty B. Bởi vì công ty B chủ
trương ít mạo hiểm, cho nên hầu hết các quyết định đều do cấp cao làm ra. Chính vì thế mà công
ty ít chú trọng phát triển các cấp quản trị cấp thấp. Chương trình lương bổng và đãi ngộ cũng theo
các yêu cầu của công ty mà ra.
2) Các chính sách
Chính sách là lời chỉ dẫn trước về cách suy nghĩ, và cách ra quyết định hơn là những quy luật
cứng nhắc. Vì vậy chính sách rất uyển chuyển, đòi hỏi phải giải thích và cân nhắc. Nó có một ảnh
hưởng quan trọng đến cách hành xử công việc của các cấp quản trị. Ví dụ một công ty có chính
sách cho phép nhân viên có thể đưa các vấn đề khó khăn cho cấp cao hơn giải quyết nếu cấp trên
trực tiếp không giải quyết được. Khi chính sách này được đưa ra, hậu quả là thường có rất nhiều
nhà quản trị cấp dưới tìm mọi cách để đùn đẩy công việc cho cấp trên khiến cho các nhà quản trị
cấp quản trị phải gánh chịu một áp lực giải quyết công việc rất lớn, nhiều khi quá tải.
Các công ty thường có rất nhiều chính sách liên quan đến hầu hết các lĩnh vực hoạt động trong
đơn vị. Mặc dầu các chính sách đó có thể là được thiết lập cho các hoạt động marketing, sản xuất
và tài chính, nhưng hầu hết chúng đều có liên quan đến quản trị TNNS. Sau đây là một số chính
sách ảnh hưởng đến quản trị TNNS:
– Cung cấp cho nhân viên một nơi làm việc an toàn.
– Khuyến khích mọi người làm việc hết khả năng của mình..
– Trả lương và đãi ngộ nhằm khuyến khích tăng năng suất và nâng cao chất lượng.
– Bảo đảm cho nhân viên đang làm việc trong công ty có cơ hội được xem xét ưu tiên
bất cứ khi nào công ty có chỗ trống (có một vị trí công tác nào đó cần người thay), nếu
họ chứng tỏ họ có khả năng.
3) Bầu không khí văn hóa của công ty
Văn hóa của công ty là một khái niệm dùng để chỉ các đặc tính xã hội của công ty và không khí
tâm lý. Văn hóa của tổ chức hay bầu không khí văn hóa của công ty là một hệ thống các giá trị,
các lập luận, các niềm tin, và các chuẩn mực được chia xẻ, nó thống nhất các thành viên của một
tổ chức. Đặc tính văn hóa của tổ chức thể hiện cụ thể qua các biểu tượng, các câu chuyện, các
nghi thức, và lễ nghi. Các quản trị gia có thể và nên xác định hình thức văn hóa của công ty mà
c -Tổ chức phi chính thức
Nhà quản trị hiện đại phải hiểu rằng có hai tổ chức trong một công ty: một chính thức và một
không chính thức. Tổ chức chính thức được phác thảo trong sơ đồ cơ cấu tổ chức và được mô tả
trong bản mô tả công việc. Vì vậy nhà quản trị hiểu được những mối quan hệ báo cáo một cách
chính thức. Tỏ chức phi chính thức tồn tại bên cạnh tổ chức chính thức mà nó liên quan đến
những quan hệ con người và những tác động qua lại không nằm trong tổ chức chính thức. Các
mối quan hệ không chính thức có ảnh hưởng và quyền lực rất mạnh. Ví dụ như nhà quản trị cấp
trên bày tỏ sự cam kết là đối xử công bằng với người công nhân. Một nhóm làm việc (chi có nam
giới) có thể sẽ phản đối việc phân công phụ nữ vào nhóm họ. Người công nhân không được
mong đợi có thể sẽ bị tẩy chay, bị chối từ sự trợ giúp bạn bè trong việc thích nghi với công việc
mới. Những câu bông đùa xúc phạm có thể sẽ xảy ra. Điều này đặt nhà quản trị trong tình huống
khó khăn, phải nắm bắt giữa chính sách của tổ chức chính sách và đối phó, chịu áp lực gia tăng từ
tổ chức phi chính thức.
d -Các đơn vị khác
Các quản trị gia phải nhận biết mối quan hệ giữîa các phòng ban trong tổ chức, và tận dụng
chúng trong cách thức hữu hiệûu nhất. Phòng nhân sự phải tổ chức và thu nạp lực lượng lao động
giàu kỹ năng, phòng thu mua phụ trách thu mua nguyên vật liệu. Bởi vì các phòng ban có mối
quan hệ chặt chẽ với nhau, đầu ra của phòng này lại là đầu vào của phòng khác. Hầu hết các nhà
quản trị phải biết phối hợp và khuyến khích sự hợp tác của các phòng ban để công việc được thực
hiện có hiệu quả. Nhà quản trị nào thất bại trong việc phát triển mối quan hệ giúp đỡ lẫn nhau với
các nhà quản trị khác có thể sẽ làm giảm hiệu suất của các phòng ban khác.
4) Công đoàn
Nhiều tổ chức tư nhân không có công đoàn. Nơi mà công đoàn tồn tại, nó trở thành nhân tố quan
trọng của môi trường công ty. Một ví dụ điển hình là khi các quản trị gia cấp cao tiến hành
thương lượng với công đoàn để đi đến các thỏa thuận về lao động và quản lý thì nhà quản trị
trong tổ chức phải tuân thủ theo các thỏa thuận đó. Trong rất nhiều trường hợp những thỏa thuận,
hiệp ước này hạn chế luôn cả hành động của nhà quản trị. Ví dụ như nhà quản trị muốn luân
phiên công tác đối với những công nhân vận hành có thể sẽ gặp phải áp lực từ thỏa thuận về lao
động/quản lý mà đã phân công phần việc cho từng công việc cụ thể. Tóm lại công đoàn ảnh
hưởng không nhỏ đến quản trị TNNS. Vũ khí của họ là đình công nếu các cuộc thảo thuận của họ
với ban giám đốc, cụ thể nhất là giám đốc TNNS, không đi đến kết quả mong đợi. Các vấn đề của
họ là tiền lương, phúc lợi, thăng thưởng, thăng chức, tuyển chọn, tuyển một không bình đẳng, kỹ
luật, thuyên chuyển, nghỉ tạm thời và sa thải.
III. NHỮNG CÁCH THỨC ĐỐI PHÓ VỚI SỰ THAY ĐỔI CỦA MÔI TRƯỜNG
1) Chủ động hay thụ động
Đối với các nhân tố của môi trường bên ngoài thì nhà quản trị không thể kiểm soát nhưng họ có
thể đối phó, phản ứng chúng. Nhà quản trị có thể tiếp cận sự thay đổi một cách chủ động hay thụ
động. Chúng ta hãy xem xét ví dụ sau:
Carol Torres:” Ngân sách phòng tôi sẽ phải gia tăng 12$ để chúng tôi có thể đào tạo những
nhà kỹ thuật nhiều hơn nữa. Với sự thiếu hụt những nhà chuyên gia về công nghệ, chúng ta sẽ
gặp khó khăn về nhân sự, thực hiện và tương quan lao động nếu chúng ta không hành động bây
giờ”.
Anna Newman:” Cố gắng như vậy. Washington đã hạn định ngân sách cho 6 tháng và tôi với
cương vị của giám đốc thì hoàn toàn không giải quyết. Tại sao chúng ta không chờ đời cho đến
khi có thể thấy phàn nàn từ bác sỹ đến quốc hội? Sự thiếu hụt là thực tế và chúng ta có thể được
cấp thêm ngân sách từ quốc hội”.
Carol Torres:” Nhưng khi đó chúng tïa sẽ cần đến 15$ cho đào tạo. Chúng ta có thể sẽ phải
trả 30$ cho những chuyên gia kỹ thuật bây giờ trong khi chờ đợi đào tạo người mới. Bên
cạnh đó, với sự chậm trễ thì tỷ lệ này sẽ cao hơn và có nhiều kiện cáo trong khu vực làm việc
(phòng thí nghiệm). Tất cả tôi cần là 12$ nhưng phải ,bây giờ”.
Anna đề nghị là phòng của Carol chờ đợi cho đến khi vấn đề thật sự xảy ra và rồi thì đối phó.
Carol lại muốn giải quyết vấn đề mà không cần chờ đợi có những phàn nàn từ giới bác sỹ hay
thực sự có kiện tụng. Cách tiếp cận của Anna là thụ động trong khi Carol thì chủ động. Quản trị
TNNS thụ động xảy ra là khi quyết định đưa ra để đối phó với những vấn đề về nguồn nhân lực.
Cách quản trị chủ động (tiên phong) khi những vấn đề về nguồn nhân lực được giải quyết và hiệu
chỉnh bắt đầu trước khi vấn đề gia tăng.
Phòng nhân sự hiệu quả là phải biết tìm ra các giải pháp chủ động, tiên phong. Một công ty có
thể ứng xử chủ động hay bị động trong cách thức đối phó với tình hình. Nhà quản trị tiếp cận bị
động chi giải quyết, đối phó với những vấn đề liên quan đến người lao động khi có sự phản ứng
của nghiệp đoàn. Trong khi nhà quản trị chủ động đối phó và giải quyết các bất mãn của nhân
viên trước khi vấn đề trở nên nghiêm trọng. Nhà quản trị chủ động (tiên phong) thường ngăn cản
các rắc rối xảy ra hơn là đi giải quyết chúng. Họ thường đưa ra những cách thức giải quyết các
rắc rối trước khi có những đòi hỏi của môi trường và có sự điều chỉnh của luật pháp.
Trong tất cả tình huống thì nhà quản trị năng động (tiên phong) là tốt hơn thụ động. Khi xảy ra
những thay đổi của môi trường mà chúng ta không lường hết được thì nhà quản trị chủ động sẽ ít
chịu áp lực hơn.
2) Quản trị lực lượng lao động đa dạng hóa
Nhiều quốc gia trên thế giới đang có sự thay đổi đáng kể trong cơ cấu lao động cả về độ tuổi. Với
xu thế toàn cầu hóa nền kinh tế thế giói thì việc có nhiều sắc dân và đa dạng trong lực lượng lao
động là điều tất yếu. Từ McDonald’s đến Holiday Inn, Bell Canada đến Levi Strauss, nhà quản trị
không chỉ học cách hiểu được tính đa dạng hóa, nhiều màu sắc trong lực lượng lao động mà còn
phải biết quản trị chúng. Cũng vào thời gian này rất nhiều công ty đã mở rộng phạm vi hoạt động
của mình ra khỏi phạm vi của một quốc gia mà còn thâm nhập vào thị trường quốc tế, cùng với
